Jobs

Voor een bedrijf te Kampenhout, actief binnen de isolatiesector, zijn we op zoek naar een creatieve en nauwkeurige deeltijdse Management Assistent.   Wat wordt er van jou verwacht?   Je biedt administratieve ondersteuning bij de grotere projecten van het bedrijf, telefonische oproepen beantwoorden, werkbonnen van de dag voordien opvolgen, verzamelen van de leverbonnen, werven aangeven in GeoDynamics, inspectieverslag, isolatieplannen, overzicht met woningen per wijk, binnenkomende facturen nakijken en opvolgen, aanvragers van offertes opbellen, ...Je werkt mee aan de marketing en communicatie strategie van het bedrijf, beheer sociale media, advertenties/ posts maken, website updaten, reviews bekijken en antwoorden, aanvragen voor sponsoring aanvragen, opvolgen en beantwoorden, bestickering vrachtwagens, banners, ...Je biedt ondersteuning aan de afdeling boekhouding en personeelszaken, magazijnfacturen schrijven en betaling ontvangen, aanvragen bij Algemene Borgstellingskas, werkbonnen opmaken en printen, RSZ meldingen, administratie BCCA voor spouwmuurisolatie, stockbeheer, ...Algemene taken zoals frigo aanvullen, vaatwas leegmaken, bestelling kantoormateriaalMeehelpen bij de organisatie van Pasen, Sinterklaas, Eindejaar, drinks, ...

Vivaldis Office is op zoek naar een Administratieve duizendpoot/Management Assistant/aanspreekpunt en verantwoordelijke afleveringen.  Waar kom je terecht?Bij een garage met een familiale sfeer, te Hoogstraten.Deeltijdse tewerkstelling: 25u- 28u (uren/ werkrooster onderling bespreekbaar)Je zal instaan voor volgende taken:Als spilfiguur tussen klant, bureau en werkplaats sta je in voor de administratieve ondersteuning van de collega's + afleveringOnthaal + aanspreekpunt van de klant mbt correcte en zorgeloze afleveringen wagensAgendabeheer + planning afhalingen (nieuwe en tweedehandswagens)Opbellen van klanten na levering (klanttevredenheid, klantenbinding)  Administratieve afhandeling (papieren doorsturen, vragen beantwoorden, klanten dossiers en onderhoudscontracten aanmaken, bestellingen zowel voor kantoor als materialen voor werkhuis, opzoeken artikelnummers mbt accessoires, opmaak lever-bestelbonnen + verwerking, postverdeling...)Foto’s maken van tweedehandswagens + beheer website en social mediaOrganisatie keuringenAansturen werkhuis mbt nazicht en schoonmaak/reiniging wagens + opmaak/verwerking werkordersAuto's afleveren en je zorgt ervoor dat de klant perfect wordt geïnformeerd en dus met een tevreden gevoel zijn wagen in ontvangst neemt.   Ondersteuning aftersales  

Op zoek naar een veelzijdige functie? Dit is misschien iets voor jou!   Voor een engineering bedrijf in HALLE, zijn we op zoek naar een Office Assistant NL-FR om het team te versterken in 1052 Halle.   Ontdek een typische werkdag als Office Manager: Je beheert de planningen van onze arbeiders en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.Je levert het ERP-pakket aan de arbeiders zodat ze hun werk efficiënt kunnen uitvoeren.Je houdt toezicht op afwezigheden en aanwezigheid en zorgt voor de correcte invulling van de timesheets.Je bent het eerste aanspreekpunt aan de receptie, waar je klanten verwelkomt en verder helpt.Je hebt ook wat beweging: je regelt catering, brengt en haalt pakketten op (met een bedrijfswagen ter beschikking).Je maakt de vergaderzalen klaar voor zowel interne als externe evenementen.  

Voor een van onze klanten actief in beroepsvereniging voor kinesitherapeuten in België, zijn wij op zoek naar een management assistent. Als management assistent ondersteun je de voorzitter en fungeer je als intern en extern aanspreekpunt. Je ben de administratieve spil tussen de organisatie en stakeholders, wat cruciaal is voor het creëren van een positieve indruk. Je werk zowel op het kantoor in Linkeroever als thuis, met maandelijkse verplaatsingen naar de kantoren in Zaventem.   Jouw taken: Beheer van zowel de mailboxen als de agenda’s van de voorzitter en jezelfOndersteuning en opstellen van beleidsdocumenten, dossiers, rapporten & presentatiesCoördineren van interne en externe communicatieVerwerken van administratieve taken en beheer van online klassementContact leggen & onderhouden met onze stakeholders  

Vivaldis Office is op zoek naar MANAGEMENT ASSISTANT! Waar kom je terecht?📍 Een bouwbedrijf te Herentals Als rechterhand van de CEO ziet je dag er als volgt uit: Je beheert de agenda van de CEO, inclusief het inplannen van afspraken, vergaderingen,..Je zorgt voor een efficiënte indeling van de CEO en houd rekening met deadlines en prioriteitenBeheer en filter van inkomende communicatie, e-mails, telefoongesprekken en post voor de CEOJe beheert vertrouwelijke documenten, dossiers en correspondentie en zorgt voor de nauwkeurige archivering van belangrijke informatieJe neemt nauwkeurige notities tijdens vergaderingen, besprekingen van bouwbijeenkomstenOrganiseer en faciliteer vergaderingen, conferenties en evenementen waarbij de CEO betrokken isOndersteun de CEO bij specifieke projecten en initiatieven. Coördineer projecttaken, houd deadlines in de gaten en communiceer de voortgang aan alle betrokken partijen

Voor een bedrijf dat mobilhomes verkoopt en verhuurt zoeken we een management assistent. Heb jij een bachelor of relevante ervaring? Ben jij een administratief talent? Dan is deze job in Wetteren misschien wel dé job voor jou!   Wat is jouw takenpakket? Je maakt transportplanningen op tussen de filialen van Geel en Wetteren.Verwerking en controle van de aankomende wagens in Wetteren.Chauffeursplanning en communicatie met HR.Opmaken en verspreiden van de wekelijkse afleveringslijst.Inplannen van keuringen en documentencontrole.Overlopen van de planning aan de poetsdienst en showroomonderhoud.Bij drukte of afwezigheid help je jouw collega bij het uitvoeren van afleveringenVerwerken van aankoopfacturen en bestellen van kantoorbenodigdheden.

Vivaldis Office zoekt ....... Administratief bediende / Management assistant   Waar moet je zijn? Lille (Poederlee) Specialisatie: Productie omgeving, opslag/logistiek, voeding/agro Belangrijk: Opstart voorzien vanaf januari, maar je bent voordien al enkele dagen beschikbaar voor opleiding. Flexibel naar verlofregeling. (= kleine firma, dus moeilijk om rond de kerstperiode of Pasen verlof te nemen)   Takenpakket Met een lach op je gezicht ben je het aanspreekpunt voor chauffeurs/ leveranciers, bezoekersMailing, telefonieLogistieke admin: Inschrijving/beheer binnenkomende en uitgaande goederen/leeggoed, afleveringsbonnen opmakenOpmaak aankooporders, opmaak en controle facturen + inboeken, postverdeling, kantoorbestellingen, betalingen opvolgen, ...    

Vivaldis Office zoekt ......Management assistant /onthaal/customer service specialist.   Waar moet je zijn? Turnhout   Specialisatie: Productie Wat moet je doen? Onthaal en verwelkomen bezoekersTelefonie/mail, postverdelingBeheer customer service proces: veelvuldig contact met klanten, polsen naar wensen/behoeften, verwerking/beheer orders, aanpassen klantendossiers, opvolging bestellingen tot levering, SAPProblem solving bij foutieve leveringen, laattijdige levering, ...Jij denkt graag mee over optimalisatie, verbeteringenBeheer sponsoraanvragen + meedenken aan promo's, actiesAlgemene administratie ter ondersteuning management    

Vivaldis Office zoekt ....... Office assistant- ondersteuning productieplanning/logistiek proces   Waar moet je zijn? Arendonk Specialisatie: Productie omgeving, opslag/logistiek   Takenpakket Ondersteuning productieplanningLogistieke admin: CMR's, rittenbladen, vrachtbrievenPersoneelsbeheer: Nakijken gepresteerde uren personeel opvolgen, verlof/tijdsregistratie, ziekteverzuim, ondersteuning en problem solver bij laattijdige levering, onvolledige bestellingen, ...Ondersteuning algemene admin en facturatieOrder entry, beheer klantendossiers    

Vivaldis Office is op zoek naar een administratief bediende / management assistant voor onze klant in Hasselt. Onze klant is een projectontwikkelaar. Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch bereiken op 011 94 81 56.   Jouw takenpakket als administratief bediende / management assistant bestaat uit: Je ondersteunt de directie in dagelijkse taken;Je beheert de agenda en plant afspraken in;Je organiseert reizen zoals het boeken van vluchten en hotels;Je beantwoordt e-mails en telefoons;Je sorteert de post en bestelt bureaumateriaal;Je houdt de verkoopinformatie in het CRM-systeem up to date;Je verzamelt facturen en stuurt deze door naar de boekhouder;Je bereidt online betalingen voor zodat deze door de zaakvoerder kunnen worden getekend.

Voor een bedrijf te Zaventem, actief binnen de farmaceutische sector, zijn we op zoek naar een georganiseerde en nauwkeurige Administratief Bediende;   Wat wordt er van jou verwacht?   Je staat in voor de verwerking en opvolging van bestellingenJe biedt administratieve ondersteuning aan het commerciële team, opstellen van offertes, creditnota'sWanneer één van de techniekers ter plaatse is langs geweest, sta jij in voor de administratieve verwerking van het technische rapportVia het ERP systeem volg jij het klantenbestand verder opJe neemt inkomende oproepen aan en schakelt door indien nodigJe maakt onderhoudscontracten op

Je komt terecht bij een familiebedrijf in de bouwsector met één belofte: betrouwbaarheid.  Regio : EVER   Takenpakket Checkin@work: Controleren of alle medewerkers aangemeld zijn en de benodigde papieren in orde zijn.Ontvangst van onderaannemers: Nieuwe medewerkers ontvangen en van de juiste informatie voorzien.Communicatie voor buurtbewoners: Papieren kopiëren en verspreiden voor buurtbewoners bij polierwerken (ongeveer 500 stuks per stort).Documentcontrole: Nakijken van leverbonnen, vorderingsstaten en facturen.Leverbonnen digitaliseren: Digitaliseren van leverbonnen via een digitaal platform.Bestellingen plaatsen: Broodjes voor de werfvergadering voorzien, kantoormateriaal en klein materiaal bestellen.Afvalbeheer: Organiseren en opvolgen van afvalbeheer.Urenregistratie: Registratie van de werkuren van medewerkers.Plannen afdrukken.Vergunningen en signalisatie: Vergunningen aanvragen en werfsignalisatie inplannen.  

Voor een bedrijf te Vilvoorde, gespecialiseerd in het leveren en ontwikkelen van producten in staal, zijn we op zoek naar een Commercieel administratief medewerker.    Wat wordt er van jou verwacht?   Na een grondige interne opleiding sta je in voor de verkoop aan de balieHierbij beschik je voldoende technisch inzicht om de klant te helpen en zo tot een oplossing te komenJe werkt prijsaanvragen voor handelsmateriaal uit tot offertes en je volgt deze commercieel opDe bestellingen breng je in het ERP-systeem in met afgesproken leveringsdatumTransporteurs van onze leveranciers melden zich aan bij de balie en je zorgt voor de administratieve verwerking van de ontvangen goederenJe controleert tevens de aankoopfacturenJe ondersteunt mee de verantwoordelijke logistiek bij het opstellen van de vrachtroutes en transportbrieven om de goederen just-in-time bij onze klanten af te leveren

Onze afdeling support operations ondersteunt als back office de afdelingen saneringsprojecten en exploitatie (vast grondreinigingscentrum en de tussentijdse opslagplaatsen).Je werkt in een klein team mee aan de logistieke en administratieve opvolging van alle grondbewegingen op onze vaste sites en op de werven.Dat kan bijvoorbeeld het aanmaken van transportdocumenten zijn, de opvolging van administratie rond grondverzet ; kortom, een bonte afwisseling in je dagelijkse taken.Je coördineert verder nog met externe transporteurs, en zorgt voor de opmaak van de bestelbonnen.Je verzorgt algemeen en gevarieerd administratief werk voor de afdelingen projecten en exploitatie (prijsvragen, voorbereiding facturatie, nutsleidingen opvragen, werfmeldingen uitvoeren, up-to-date houden van verschillende databanken).Je bent één van de back-ups voor de weegbrug bediening (loketfunctie / receptie).  

De afdeling Back Office maakt deel uit van de afdeling Finance. De Back Office-medewerkers behandelen bijstands- en/of verzekeringsdossiers voor zowel B2C- als B2B-klanten. Na analyse van de dossiers en in overeenstemming met de algemene toepassingsvoorwaarden vergoeden of factureren ze B2C- en B2B-klanten. In samenwerking met een team van ervaren collega's en met de steun van je leidinggevenden zal de nieuwe collega voornamelijk verantwoordelijk zijn voor de volgende taken: Na een grondige opleiding de dossiers zowel medische & technische bijstand beheren en controleren die in het bijstands-CentraleB elgië & buitenland worden aangemaakt.Inkomende dossiers via e-mail en telefoon behandelen, die automatisch naar de agenda's van de afdeling worden gestuurd.Controleren of de gevraagde diensten voldoen aan de algemene voorwaarden van de contracten.Dossiers analyseren en valideren wanneer anomalieën worden vastgesteld.Naargelang het geval facturen uitreiken aan B2C-klanten, B2B-klanten, buitenlandse correspondenten en partnerclubs, de vereiste terugbetalingen uitvoeren of weigeringen naar klanten sturen en zorgen voor de follow-up (contacten met individuele & B2B-klanten).Contact onderhouden en reageren op behoeften/vragen van klanten via e-mail, brief en telefoon. We verwachten van onze collega's dat ze : Onafhankelijk en proactief dossierbeheer: initiatief nemen, afwijkingen opsporen en communiceren naar de relevante afdelingen.Probleemoplossende inzet en motivatie: mogelijke oorzaken identificeren en oplossingen zoeken met de betrokken afdelingen.Gevoel voor analyse hebben dat ze in staat stelt om diepgaand te werk te gaan door de nuances en details van elke situatie en zaak te ontdekken en begrijpen (volgens de methodologie) om de informatie te vergaren die nodig is om binnen de toegewezen tijd een beslissing te nemen.  

Voor een van onze klanten, in de verzekeringssector, zijn wij op zoek naar een Dossierbeheerder. Interim met uitzicht op een vast contract1000 BrusselSector: Verzekeringen Als Dossierbeheerder zullen uw taken zijn: Beheren en controleren van dossiers voor medische en technische bijstand (België en buitenland) na een grondige opleiding.Behandelen van inkomende dossiers via e-mail en telefoon, automatisch ontvangen in de agenda's van de afdeling.Controleren of de gevraagde prestaties voldoen aan de contractvoorwaarden.Analyseren en valideren van dossiers bij afwijkingen, met passende maatregelen.Opstellen en opvolgen van facturen voor B2C- en B2B-klanten, buitenlandse partners, terugbetalingen of weigeringen.Klantcontact onderhouden (particulieren en B2B) via e-mail, post en telefoon.Problemen of afwijkingen doorgeven aan coördinatoren en relevante diensten.Proactief dossierbeheer: initiatief nemen, afwijkingen opsporen en doorgeven.Optreden als "problem-solver": oorzaken identificeren en oplossingen zoeken met betrokken diensten.Sterk analyserend werken, details en nuances van elk dossier detecteren voor tijdige besluitvorming.

De afdeling Back Office maakt deel uit van de afdeling Finance. De Back Office-medewerkers behandelen bijstands- en/of verzekeringsdossiers voor zowel B2C- als B2B-klanten. In samenwerking met een team van ervaren collega's en met de steun van je leidinggevenden zal de nieuwe collega voornamelijk verantwoordelijk zijn voor de volgende taken: Na een grondige opleiding de dossiers zowel medische & technische bijstand beheren en controleren die in het bijstands-CentraleB elgië & buitenland worden aangemaakt.Inkomende dossiers via e-mail en telefoon behandelen, die automatisch naar de agenda's van de afdeling worden gestuurd.Controleren of de gevraagde diensten voldoen aan de algemene voorwaarden van de contracten.Dossiers analyseren en valideren wanneer anomalieën worden vastgesteld.Naargelang het geval facturen uitreiken aan B2C-klanten, B2B-klanten, buitenlandse correspondenten en partnerclubs, de vereiste terugbetalingen uitvoeren of weigeringen naar klanten sturen en zorgen voor de follow-upContact onderhouden en reageren op behoeften/vragen van klanten via e-mail, brief en telefoon. We verwachten van onze collega's dat ze : Onafhankelijk en proactief dossierbeheer: initiatief nemen, afwijkingen opsporen en communiceren naar de relevante afdelingen.Probleemoplossende inzet en motivatie: mogelijke oorzaken identificeren en oplossingen zoeken met de betrokken afdelingen.Gevoel voor analyse hebben dat ze in staat stelt om diepgaand te werk te gaan door de nuances en details van elke situatie en zaak te ontdekken en begrijpen (volgens de methodologie) om de informatie te vergaren die nodig is om binnen de toegewezen tijd een beslissing te nemen.  

Zet jij de puntjes op de 'i'? Al een eerste ervaring opgedaan? Vertrouwd met verzekeringen?   Dan ben jij de persoon die we zoeken! Voor een verzekeringskantoor in het Leuvense zijn we op zoek naar een dossierbeheerder. Ontdek hier jouw verantwoordelijkheden: Je ondersteunt jouw commerciële collega's door verzekeringen optimaal in te zetten.Als dossierbeheerder krijg je verzekeringsdossiers toegewezen die je zelf beheert.Je werkt dagelijks met IT-systemen zoals MS Office.Verder ga je georganiseerd en nauwkeurig te werk zodat je niets over het hoofd ziet.

Als Administratief Bediende de specialist in abonnementenbeheer - ben je het administratieve aanspreekpunt inzake het abonnementenbeheer van kranten en/of tijdschriften voor kleine, middelgrote en grote bedrijven.   Je zorgt voor het administratief beheer en de opvolging van bestaande klantenaccounts door middel van regelmatige contacten via e-mail en telefoon.Je bent verantwoordelijk voor de volledige administratie van A tot Z van de toevertrouwde klantenportefeuille.Je maakt commerciële offertes op, ondersteund bij het beantwoorden van lastenboeken en zorgt voor de nauwkeurige opvolging ervan.Je staat in voor het noteren en verwerken van bestellingen en aanbestedingen voor bestaande klanten.Het behandelen van klachten maakt ook deel uit van jouw functie.Je beheert, volgt op en zoekt gegevens op over de catalogus van abonnementen op vraag van de klant.Je bent betrokken bij het opvolgen en controleren van de facturatie.

Ben je organisatorisch sterk?Heb je een passie voor keukens en interieur?Word jij het gezicht van een topbedrijf actief in keukens en interieur?Een familiebedrijf in Overijse zoekt een nieuwe administratief medewerker die de front- en backoffice in goede banen kan leiden. Je hebt een afwisselend takenpakket dat bestaat uit deze verantwoordelijkheden: Je bent het aanspreekpunt voor klanten en zorgt voor een goed ontvangst;Als office medewerker in de toonzaal zorg je voor een representatieve showroom;Je zorgt voor een vlotte behandeling van de administratie;Dankzij jou verloopt het agendabeheer en backoffice van het salesteam op wieltjes;Je volgt nieuwe leads nauwkeurig op;Daarnaast optimaliseer je dagelijks de bedrijfsprocessen en administratieve taken.