Managementassistent
ZAVENTEM - Ref. A-701104
OfficeFull-time€ 3500 - 3700 / monthTemporary, with option for permanent work
Function
Voor een bedrijf te Zaventem, actief binnen de bouwsector, zijn we op zoek naar een gedreven en punctuele Managementassistent.
Wat wordt er van jou verwacht?
- Je bent de rechterhand van de directeur, je plant zijn afspraken in, beheert zijn agenda, je helpt bij beslagleggingen, regelt de nodige zaken voor deelname aan beurzen, ...
- Je bent steeds een stapje voor bij het beheren van de workflow van de directeur, je anticipeert op behoeften en taken van de directeur, idealiter nog voor de vraag gesteld wordt
- Een deel van je taken zijn administratief maar er komt ook een gedeelte HR aan te pas
- Ben je financieel onderlegd? Geweldig! Dan zal er ook een deel financiële administratie bij komen kijken
Profile
Je herkent jezelf in:
- Je beschikt relevante ervaring in soortgelijke functie
- Je drukt je vlot uit in het Nederlands en Frans, kennis van een andere is taal is een plus
- Het is geen afgebakende functie, je denkt pro-actief en bent flexibel ingesteldheid
- Je bent stressbestendig, je kan meerdere taken tegelijk aan zonder daarbij de details en kwaliteit uit het oog te verliezen
- Je navigeert door communicatietechnologieën en kantoorsoftware als een professional
- Je gaat discreet en vertrouwelijk om met gevoelige informatie
- Je bent een sterke communicator, zowel mondeling als schriftelijk
What can we offer you?
Wat krijg jij voor je harde werk in de plaats?
- Een boeiende job met veel afwisseling
- Je komt terecht in een familiaal bedrijf met open cultuur, iedereen spreekt mekaar aan met de voornaam, communicatie verloopt open en met respect voor elkaar
- Afgestemd op jouw ervaring wordt er een aantrekkelijk loonpakket voorzien
- Aangezuiverd met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, gsm, laptop, ...
- Je wordt tewerkgesteld in een 40u week, daardoor heb je recht op 12 ADV dagen, lekker veel vakantie voor jou!
- Tijdens de zomer en eindejaarsperiode sluit het bedrijf collectief, er blijven enkele dagen over die je zelf kan inplannen
- Er worden regelmatig leuke activiteiten georganiseerd, op vrijdagnamiddag is er borreltijd, in de zomer en rond de kerstperiode een bedrijfsfeestje en één maal per jaar gaat men met het hele team op uitstap
Zin gekregen om erin te vliegen of liever eerst een verkennend gesprek?
Contacteer ons dan nu en wij doen de rest! zaventem @ vivaldisoffice .be
All Vivaldis colleagues are committed to an equal opportunities policy. We select on the basis of experience, studies and competences and not on the basis of nationality, appearance, orientation, religion, disability, age and/or gender. Our role as an employment agency implies a commitment to inclusion and diversity. Discrimination will not be tolerated.
Your application process at Vivaldis
Description of the application process
1Step 1
Applying for a job
Behind the scenes, we are screening your application now.
2Step 2
First an interview at Vivaldis & who knows, next at the company
Drumroll, please! 🥁 You've been invited for an interview!
3Step 3
Contract signing
Hooray, time for a little celebration! You have crossed the finish line and it is now time to sign your contract.
Questions? Contact us.
Related jobs
Urgent
Secrétaire de direction bilingue FR/NL
Welkenraedt, Belgique
Secrétaire de direction bilingue(h-f-x)
Nous recherchons un(e) Secrétaire de direction bilingue(Français/Néerlandais), disposant d'une expérience significative (minimum 3 ans) dans un poste similaire. Ce poste à responsabilités est essentiel au bon fonctionnement de la direction et à la gestion administrative globale de la société. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction et aurez la supervision d'une
petite équipe composée de deux autres secrétaires.
Assistance de direction :
Gérer l’agenda et coordonner les rendez-vous, réunions, et déplacements.Préparer, traiter et suivre la correspondance (emails, courriers) en français et en néerlandais.La rédaction régulière de lettres, rapports et documents en deux langues sera une tâche clé.Organiser les réunions (préparation des dossiers, prise de notes et rédaction de comptes rendus).Assurer un rôle d'interface entre la direction et les différents départements, ainsi qu'avec les clients et partenaires externes.
Gestion d'équipe :
Encadrer et coordonner les activités de deux secrétaires, veiller au respect des délais et à l’efficacité des opérations administratives.Veiller à la répartition optimale des tâches au sein de l’équipe et à la bonne collaboration entre les membres.Garantir une fluidité dans le flux d’informations et la gestion des priorités.
Tâches administratives diverses :
Effectuer un large éventail de tâches administratives quotidiennes, notamment la gestion des appels téléphoniques, le filtrage et la transmission des informations importantes.Vous serez responsable de l'encodage et de l'archivage de documents administratifs, contrats, et dossiers confidentiels, ainsi que de la mise à jour rigoureuse des bases de données internes.Une partie importante du poste consistera à gérer les courriers facturation et autres tâches administratives courantes, nécessitant une organisation impeccable et un suivi rigoureux.Vous devrez jongler avec une grande diversité de dossiers, en assurant à la fois la qualité et le respect des délais.
InterimChemistryFull-timeTemporary, with option of permanent contract
Office & Facility Assistant
Vilvoorde, België
Onze klant is een toonaangevende leverancier van industriële oplossingen, gespecialiseerd in hoogwaardige afdichtingen, fluid control-producten, filtratiesystemen en slangen. Met jarenlange ervaring en een sterke reputatie in diverse sectoren zoals chemie, petrochemie, energie, voeding en farmacie, biedt onze klant innovatieve en betrouwbare oplossingen. Het team bestaat uit gedreven professionals die nauw samenwerken met klanten om maatwerk te leveren dat zowel veiligheid als efficiëntie verbetert.
De functie
Als Office & Facility Assistant ben je een cruciale schakel binnen het team van onze klant. Je zorgt ervoor dat het kantoorbeheer en de facilitaire processen soepel verlopen, en creëert een aangename en goed georganiseerde werkomgeving.
Jouw verantwoordelijkheden
Administratieve ondersteuning:
Opstellen van interne purchase orders (PO’s) en beheren van bestellingen.Toezicht houden op budgetten en rapporteren aan het management.
Facilitybeheer:
Contact onderhouden met leveranciers en evalueren van hun dienstverlening.Zorgen voor up-to-date contracten en ondersteuning bieden bij inspecties.
Gebouwbeheer:
Eerste aanspreekpunt voor technische problemen en coördineren van herstellingen en renovaties.Zorgen voor naleving van veiligheids- en onderhoudsvoorschriften.
Kantoororganisatie:
Regelen van lunches, voorraadbeheer en het organiseren van evenementen.Actieve rol spelen bij interieurwijzigingen en logistieke ondersteuning bieden.
Ondersteuning van medewerkers:
Beantwoorden van praktische vragen en bieden van proactieve hulp.Signaleren van verbeteringen en bijdragen aan een positieve werkomgeving.
OfficeMaterialsFull-timeTemporary, with option of permanent contract
Management Assistant halftijds
Kampenhout, België
Voor een bedrijf te Kampenhout, actief binnen de isolatiesector, zijn we op zoek naar een creatieve en nauwkeurige deeltijdse Management Assistent.
Wat wordt er van jou verwacht?
Je biedt administratieve ondersteuning bij de grotere projecten van het bedrijf, telefonische oproepen beantwoorden, werkbonnen van de dag voordien opvolgen, verzamelen van de leverbonnen, werven aangeven in GeoDynamics, inspectieverslag, isolatieplannen, overzicht met woningen per wijk, binnenkomende facturen nakijken en opvolgen, aanvragers van offertes opbellen, ...Je werkt mee aan de marketing en communicatie strategie van het bedrijf, beheer sociale media, advertenties/ posts maken, website updaten, reviews bekijken en antwoorden, aanvragen voor sponsoring aanvragen, opvolgen en beantwoorden, bestickering vrachtwagens, banners, ...Je biedt ondersteuning aan de afdeling boekhouding en personeelszaken, magazijnfacturen schrijven en betaling ontvangen, aanvragen bij Algemene Borgstellingskas, werkbonnen opmaken en printen, RSZ meldingen, administratie BCCA voor spouwmuurisolatie, stockbeheer, ...Algemene taken zoals frigo aanvullen, vaatwas leegmaken, bestelling kantoormateriaalMeehelpen bij de organisatie van Pasen, Sinterklaas, Eindejaar, drinks, ...
OfficeConstructionFull-timeTemporary, with option of permanent contract
Assistant administratif et comptable
Bruxelles, Belgique
Lieu : Bruxelles, Sablon
Type de contrat : Temps partiel ou temps plein
Langues : Français et anglais impératif, Néerlandais un atout
Notre client est un acteur reconnu dans le secteur des certifications, inspections, et évaluations dans des domaines aussi variés que l’aéronautique, l’énergie, le ferroviaire et bien d'autres secteurs industriels.
Missions principales :
En tant qu'Employé Administratif au sein de département d'achat, vous serez en charge de diverses tâches administratives visant à soutenir le bon fonctionnement des départements commerciaux, financiers et techniques.
Préparation des bons de commande :
Rédiger et suivre la préparation des bons de commande pour les achats et prestations.Assurer la liaison avec les différents départements pour garantir la bonne exécution des commandes.
Gestion du département vente (back-up) :
Assurer le suivi des demandes clients en l’absence des responsables commerciaux.Gérer la correspondance et la documentation relative aux offres et aux commandes.
Gestion de la comptabilité (back-up) :
Participer à la gestion des flux financiers en support à l’équipe comptable.Aider à la préparation des factures clients et assurer le suivi des paiements.
Facturation et suivi :
Rédiger et envoyer les factures aux clients.Assurer le suivi des paiements et des relances en cas de retard.
Communication avec les experts fournisseurs :
Assurer la liaison avec les fournisseurs pour obtenir les informations nécessaires à la gestion des commandes.Répondre aux demandes des experts et s’assurer que toutes les étapes du processus d’achat et de vente sont respectées.
Interaction interne et externe :
Travailler en étroite collaboration avec les chefs de projet pour assurer la bonne gestion des projets.Coordonner avec les équipes internes (finance, vente, projets) et maintenir un excellent niveau de communication avec les partenaires externes.
OfficeServicesFull-timeFixed contract