Secrétaire de direction bilingue FR/NL
x - Ref. A-697599
InterimFull-time€ 13 - 16 / hourTemporary, with option for permanent work
Function
Secrétaire de direction bilingue(h-f-x)
Nous recherchons un(e) Secrétaire de direction bilingue(Français/Néerlandais), disposant d'une expérience significative (minimum 3 ans) dans un poste similaire. Ce poste à responsabilités est essentiel au bon fonctionnement de la direction et à la gestion administrative globale de la société. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction et aurez la supervision d'une
petite équipe composée de deux autres secrétaires.
Assistance de direction :
- Gérer l’agenda et coordonner les rendez-vous, réunions, et déplacements.
- Préparer, traiter et suivre la correspondance (emails, courriers) en français et en néerlandais.
- La rédaction régulière de lettres, rapports et documents en deux langues sera une tâche clé.
- Organiser les réunions (préparation des dossiers, prise de notes et rédaction de comptes rendus).
- Assurer un rôle d'interface entre la direction et les différents départements, ainsi qu'avec les clients et partenaires externes.
Gestion d'équipe :
- Encadrer et coordonner les activités de deux secrétaires, veiller au respect des délais et à l’efficacité des opérations administratives.
- Veiller à la répartition optimale des tâches au sein de l’équipe et à la bonne collaboration entre les membres.
- Garantir une fluidité dans le flux d’informations et la gestion des priorités.
Tâches administratives diverses :
- Effectuer un large éventail de tâches administratives quotidiennes, notamment la gestion des appels téléphoniques, le filtrage et la transmission des informations importantes.
- Vous serez responsable de l'encodage et de l'archivage de documents administratifs, contrats, et dossiers confidentiels, ainsi que de la mise à jour rigoureuse des bases de données internes.
- Une partie importante du poste consistera à gérer les courriers facturation et autres tâches administratives courantes, nécessitant une organisation impeccable et un suivi rigoureux.
- Vous devrez jongler avec une grande diversité de dossiers, en assurant à la fois la qualité et le respect des délais.
Profile
- Bilinguisme parfait (Français/Néerlandais) : Une maîtrise du néerlandais et du français est requise, niveau minimum C1 dans les deux langues.
- Expérience : Minimum 3 ans d’expérience dans un poste de secrétariat de direction ou similaire.
- Compétences organisationnelles : Excellente gestion du temps et des priorités, rigueur et souci du détail.
- Leadership et gestion d’équipe : Capacité à superviser et motiver une petite équipe.
- Maîtrise des outils bureautiques : Bonne connaissance des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Capacités relationnelles : Excellente communication, diplomatie et discrétion dans le traitement des informations confidentielles.
- Proactivité et sens des responsabilités : Capacité à anticiper les besoins de la direction et à être force de proposition.
What can we offer you?
- Horaires : Du lundi au jeudi, de 8h00 à 17h00, et le vendredi de 8h00 à 15h00.
- Salaire : Selon le barème de la CP200.00.
- Contrat : Période en intérim avec possibilité de contrat à durée indéterminée. Poste à temps plein avec un horaire fixe, sans possibilité de télétravail.
- Package salarial à convenir en fonction de l'expérience et du professionnalisme proposé.
- Avantages liés à la mission d’intérim : chèques-repas, frais de déplacement, éco-chèques.
- En CDI : Assurance hospitalisation DKV, épargne-pension, congés supplémentaires.
All Vivaldis colleagues are committed to an equal opportunities policy. We select on the basis of experience, studies and competences and not on the basis of nationality, appearance, orientation, religion, disability, age and/or gender. Our role as an employment agency implies a commitment to inclusion and diversity. Discrimination will not be tolerated.
Your application process at Vivaldis
Description of the application process
1Step 1
Applying for a job
Behind the scenes, we are screening your application now.
2Step 2
First an interview at Vivaldis & who knows, next at the company
Drumroll, please! 🥁 You've been invited for an interview!
3Step 3
Contract signing
Hooray, time for a little celebration! You have crossed the finish line and it is now time to sign your contract.
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petite équipe composée de deux autres secrétaires.
Assistance de direction :
Gérer l’agenda et coordonner les rendez-vous, réunions, et déplacements.Préparer, traiter et suivre la correspondance (emails, courriers) en français et en néerlandais.La rédaction régulière de lettres, rapports et documents en deux langues sera une tâche clé.Organiser les réunions (préparation des dossiers, prise de notes et rédaction de comptes rendus).Assurer un rôle d'interface entre la direction et les différents départements, ainsi qu'avec les clients et partenaires externes.
Gestion d'équipe :
Encadrer et coordonner les activités de deux secrétaires, veiller au respect des délais et à l’efficacité des opérations administratives.Veiller à la répartition optimale des tâches au sein de l’équipe et à la bonne collaboration entre les membres.Garantir une fluidité dans le flux d’informations et la gestion des priorités.
Tâches administratives diverses :
Effectuer un large éventail de tâches administratives quotidiennes, notamment la gestion des appels téléphoniques, le filtrage et la transmission des informations importantes.Vous serez responsable de l'encodage et de l'archivage de documents administratifs, contrats, et dossiers confidentiels, ainsi que de la mise à jour rigoureuse des bases de données internes.Une partie importante du poste consistera à gérer les courriers facturation et autres tâches administratives courantes, nécessitant une organisation impeccable et un suivi rigoureux.Vous devrez jongler avec une grande diversité de dossiers, en assurant à la fois la qualité et le respect des délais.
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petite équipe composée de deux autres secrétaires.
Assistance de direction :
Gérer l’agenda et coordonner les rendez-vous, réunions, et déplacements.Préparer, traiter et suivre la correspondance (emails, courriers) en français et en néerlandais.La rédaction régulière de lettres, rapports et documents en deux langues sera une tâche clé.Organiser les réunions (préparation des dossiers, prise de notes et rédaction de comptes rendus).Assurer un rôle d'interface entre la direction et les différents départements, ainsi qu'avec les clients et partenaires externes.
Gestion d'équipe :
Encadrer et coordonner les activités de deux secrétaires, veiller au respect des délais et à l’efficacité des opérations administratives.Veiller à la répartition optimale des tâches au sein de l’équipe et à la bonne collaboration entre les membres.Garantir une fluidité dans le flux d’informations et la gestion des priorités.
Tâches administratives diverses :
Effectuer un large éventail de tâches administratives quotidiennes, notamment la gestion des appels téléphoniques, le filtrage et la transmission des informations importantes.Vous serez responsable de l'encodage et de l'archivage de documents administratifs, contrats, et dossiers confidentiels, ainsi que de la mise à jour rigoureuse des bases de données internes.Une partie importante du poste consistera à gérer les courriers facturation et autres tâches administratives courantes, nécessitant une organisation impeccable et un suivi rigoureux.Vous devrez jongler avec une grande diversité de dossiers, en assurant à la fois la qualité et le respect des délais.
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Vivaldis Office is op zoek naar een administratief bediende/ administratief medewerker voor onze klant in Borgloon. Onze klant is gespecialiseerd in transport en warehousing.
Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch bereiken op 011 94 81 56.
Jouw takenpakket als administratief bediende/ administratief medewerker bestaat uit:
Je staat in voor de opvolging van de transportdocumenten van de chauffeurs en van de onderaannemers;Je bent verantwoordelijk voor de facturatie van de klanten;Je zorgt dat de onderaannemers tijdig hun prefacturatie ontvangen;Je ondersteunt de boekhouding met het verwerken van inkomende facturen.
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