Management Assistant
Leuven - Ref. A-727601
OfficeVoltijds€ 3400 - 3600 / maandVaste job na geslaagde interimperiode
Functie
Werk jij nauwkeurig?
Loopt door jou alles vlotjes binnen het bedrijf?
Administratief talent met people skills?
Voor een architectenbureau in Leuven dat meerdere kantoren heeft en ook in het buitenland actief is zijn we op zoek naar een Management Assistant. Je werkt daarbij dagelijks samen met partners en projectarchitecten.
Jouw grootste verantwoordelijkheden? Zorgen voor administratieve ondersteuning, communicatie en coördinatie van de dagelijkse operationele taken.
Wat houdt dat concreet in?
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor het kantoor in Leuven.
- Algemene administratieve taken coördineren: telefonie, bestandsbeheer, post kopiëren, scannen en verwerken.
- Je biedt ondersteuning bij leveringen, bestelt kantoorbenodigdheden, assisteert bij aanbestedingsdocumenten en reserveert vergaderruimtes.
- Bovendien beheer je de agenda's en verwelkom je klanten & bezoekers.
- Als Management Assistant volg je het mailverkeer rond verzekeringsdossiers op en beheer je de jaarlijkse verzekeringsverklaring.
- Bedrijfsfeesten en -evenementen organiseren behoort ook tot jouw takenpakket!
- Je coördineert met HR voor onboarding en andere administratieve procedures.
- Tot slot bied je administratieve ondersteuning aan architecten.
Profiel
Leuk takenpakket? Check!
Beschik jij over de juiste competenties?
- Je behaalde je Bachelor of gelijkwaardig door ervaring.
- Sinds je studies heb je al 3 jaar ervaring opgedaan in een gelijkaardige functie. Was dat in een architectenbureau? Grote plus!
- Om iedereen vlot te kunnen helpen ben je vlot tweetalig Nederlands-Frans en kan je ook een woordje Engels.
- Je bent proactief en denkt oplossingsgericht.
- Effectief werken in een dynamische, internationale omgeving gaat jou goed af.
- Als Management Assistant kan je uiteraard vlot werken met het MS Office pakket.
- Multitasken en beslissingen maken in discretie is geen probleem voor jou.
- Je bent communicatief sterk en werkt nauwkeurig en georganiseerd.
Wat kunnen we jou bieden?
Hoe wil deze werkgever jou overtuigen?
- Je krijgt meteen een vast contract, voltijds of 4/5e, in een dynamisch omgeving.
- Een functie vol verantwoordelijkheden in een snelgroeiend bedrijf.
- Vlot bereikbaar met het openbaar vervoer.
- Collectief verlof in juli en tussen kerst en nieuw.
Helemaal overtuigd? Solliciteer dan snel online of mail je cv naar leuven@vivaldisoffice .be
Wij nemen zo snel mogelijk contact met je op!
Alle Vivaldis collega’s zetten zich in voor een gelijkekansenbeleid. Wij selecteren op basis van ervaring, studies en competenties en niet op basis van nationaliteit, uiterlijke kenmerken, geaardheid, religie, handicap, leeftijd en /of geslacht. Onze rol als uitzendbedrijf impliceert het streven naar inclusie en diversiteit. Discriminatie wordt niet getolereerd.
Jouw sollicitatieproces bij Vivaldis
Beschrijving van het sollicitatieproces
1Stap 1
Solliciteren op een job
Achter de schermen zijn we nu jouw sollicitatie aan het uitpluizen.
2Stap 2
Eerst op gesprek bij Vivaldis & wie weet, daarna bij het bedrijf
Tromgeroffel, alsjeblieft! 🥁 Je bent uitgenodigd voor een gesprek!
3Stap 3
Contract ondertekenen
Hoera, tijd voor een klein feestje! Je hebt de eindstreep gehaald en het is nu tijd om je contract te ondertekenen.
Vragen? Contacteer ons.
Gerelateerde jobs
Management Assistant
Leuven, België
Ben jij een administratieve duizendpoot?
Ben je organisatorisch enorm sterk?
Kunnen de collega’s altijd op jou rekenen?
3x Ja? Dan ben jij de persoon waar wij naar op zoek zijn!
Voor een expert in het adviseren rond digitale transformaties te Leuven zijn wij op zoek naar een Management Assistant.
Jouw gevarieerd takenpakket ziet er zo uit:
Opstellen van verkoopfacturenInboeken van facturenVoorbereiding van de boekhoudingAlgemene administratie: afspraken inplannen, beheren van de mailbox, archiveren en klassement.Je staat eveneens in voor de ondersteuning rond rekrutering voorstellen uitwerken en contracten opmaken.Je bent het aanspreekpunt voor werknemers: HR policy, structureel telewerk en welzijnsbeleid.Opvolging en budgetbeheer van onze projecten.Payroll en employee benefits.
OfficeBureauVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Managementassistent
Kampenhout
Ben jij een proactieve, gestructureerde en communicatief sterke professional die graag ondersteuning biedt op strategisch en operationeel niveau? Wil jij bijdragen aan de groei van een dynamisch interieurconstructiebedrijf? Dan zoeken wij jou!
Over ons
Wij zijn een toonaangevend interieurconstructiebedrijf dat gespecialiseerd is in op maat gemaakte oplossingen. Vakmanschap en innovatie staan bij ons centraal, en we streven naar duurzaamheid, klantgerichtheid en operational excellence.
Jouw rol
Als rechterhand van de salesmanager/directeur heb je een veelzijdige functie waarin je ondersteuning biedt bij dagelijkse werkzaamheden en strategische projecten. Je vormt de brug tussen verschillende afdelingen en zorgt ervoor dat processen soepel en efficiënt verlopen. Jouw inzet zorgt ervoor dat de salesmanager zich kan focussen op groei en ontwikkeling.
Taken en verantwoordelijkheden
Ondersteunen van de salesmanager/directeur bij dagelijkse werkzaamheden en strategische projecten.Opvolgen van offertes en klantcontacten om verkoopkansen te maximaliseren.Plannen en voorbereiden van vergaderingen, presentaties en rapportages.Coördineren van interne processen en de samenwerking tussen verkoop, productie en andere afdelingen.Bewaken van deadlines en zorgen voor tijdige uitvoering van acties.Bijdragen aan de ontwikkeling en implementatie van salesstrategieën.Beheren van CRM-systemen en administratieve ondersteuning bieden bij verkoopdossiers.
OfficeHoutVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Managementassistent
Kampenhout, België
Voor een bedrijvencentrum in Kampenhout zijn we op zoek naar een Management Assistent.
Het is een bedrijvencentrum waar meerdere bedrijven zijn gevestigd van finance en pharma tot de eventsector.
Deze verschillende bedrijven worden deels of volledig ondersteund door het administratieteam op vlak van administratie en boekhouding.
Als Management Assistant vervul je een veelzijdige functie:
Boekhouding: Opstellen van verkoopfacturen, ingeven van aankoopfacturen, betalingen, archiveren en klassement, ondernemingsadministratieHR: Hierbij beheer je zowel het administratief als het boekhoudingsniveau:Payroll en employee benefitsVoorstellen en contracten opmaken, in dienst en uit dienstAanspreekpunt personeelHR policy, bv. structureel telewerk, welzijnsbeleidRekrutering ondersteunenSales support: project en budget opvolgingAssistent(e) van de directie: Afspraken inplannen en mailbox
OfficeDienstenVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Managementassistent
Zaventem, België
Voor een bedrijf te Zaventem, actief binnen de bouwsector, zijn we op zoek naar een gedreven en discrete Managementassistent met HR-ervaring.
Functieomschrijving:
Je beheert de agenda, volgt zijn afspraken, deadlines en prioriteiten op.Je ondersteunt de projecten en innovatieprocessen.Je regelt de nodige zaken voor deelname aan beurzen en evenementen.Het voorbereiden, bijwonen en notuleren van vergaderingen.HR-ondersteuning: het beheren van opleidingen, contact onderhouden met het sociaal secretariaat en de personeelsadministratie.Het opstellen van brieven, e-mails, presentaties en beleidsdocumenten.Het mede organiseren van personeelsactiviteiten in samenwerking met de administratie.In drukke periodes ben je flexibel en spring je bij in de administratieve taken.
OfficeBouwVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode