Privacyverklaring

Wij respecteren uw privacy!

De Vivaldis Groep (Vivaldis Interim NV en Vivaldis Construct NV) hierna genoemd “Vivaldis” gevestigd op de Lange Klarenstraat 19 te 2000 Antwerpen) gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en doet er alles aan om uw privacy te waarborgen.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Vivaldis houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als General Data Protection Regulation of kortweg GDPR).

In het kader van onze hoofddoelstelling, de meest geschikte uitzendkrachten bij de juiste werkgever inzetten zodat zij zich hier ten volle professioneel kunnen ontplooien, gaan wij regelmatig om met persoonsgegevens.

Toepassingsgebied van de privacyverklaring

Deze privacyverklaring (hierna "Privacyverklaring") is op u van toepassing voor uw persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken. Het bevat belangrijke informatie over hoe en voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verzamelen en verwerken, en verduidelijkt welke rechten u als betrokkene kunt uitoefenen. Gelieve daarom deze Privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

Deze Privacyverklaring regelt de verwerking van uw persoonsgegevens als een onderdeel van het gebruik van onze website en de diensten die wij aanbieden. Deze verwerkingen worden steeds uitgevoerd door de Vivaldis Group als verwerkingsverantwoordelijke, gevestigd te Lange Klarenstraat 19, 2000 Antwerpen, met ondernemingsnummer 0443.052.646.

Concreet zal Vivaldis Group bij de verwerking van persoonsgegevens steeds rekening houden met de beginselen waarop de GDPR gestoeld is. We zullen de persoonsgegevens steeds rechtmatig behandelen voor specifiek bepaalde doeleinden. Wij zullen het nodige doen om nooit meer persoonsgegevens te vragen dan noodzakelijk voor het doel of om deze persoonsgegevens langer dan nodig te bewaren. Tot slot nemen wij ook technische en organisatorische maatregelen die een passende beveiliging waarborgen zodat persoonsgegevens steeds veilig kunnen worden verwerkt.

Deze privacyverklaring was laatst bijgewerkt op 24 november 2024. We behouden ons het recht om deze privacyverklaring indien nodig aan te passen. Wijzigingen zullen we steeds duidelijk communiceren.

Definities

Conform de huidige regelgeving verstaan we onder persoonsgegevens alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ("de betrokkene"); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

De verwerking van persoonsgegevens definiëren wij als een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Kort samengevat, alle acties die we doen met informatie die op enige wijze herleidbaar zijn tot een individu zullen we beschouwen als persoonsgegevens en zullen we ook als dusdanig beschermen.

Doeleinden en rechtsgrondslag

Vivaldis al uw persoonsgegevens verwerken voor onderstaande doeleinden, alsook welke persoonsgegevens we verwerken en welke rechtsgrondslag hiervoor wordt gebruikt. We maken een onderscheid op basis van de redenen waarmee we met u in contact zijn gekomen.

1. Algemeen contact

Wanneer u ons contacteert per e-mail, telefoon, contactformulier of enige ander medium zullen wij uw persoonsgegevens verwerken om uw vraag zo goed als mogelijk te beantwoorden. We verwerken enkel de persoonsgegevens die u ons expliciet bezorgt. Deze informatie wordt opgenomen in onze interne systemen zodat we u in de toekomst nog een betere dienstverlening kunnen aanbieden.

Indien u reeds bij ons gekend bent houden we deze gegevens bij en wordt deze informatie gekoppeld aan de initiële verwerking van persoonsgegevens waarvoor u reeds gekend bent bij ons (bv. omdat u een uitzendkracht bent of omdat uw organisatie reeds een klant was). Indien u niet gekend bent binnen onze organisatie houden we uw gegevens één jaar bij. We baseren ons op ons gerechtvaardigd belang voor deze activiteit.

2. U bent een potentiële uitzendkracht

Wanneer u zich kandidaat stelt voor een specifieke vacature bij een van onze klanten of wanneer u zich inschrijft op onze job-pagina, zullen we uw persoonsgegevens verwerken om uw profiel te beoordelen en om u een passende job aan te kunnen bieden. Om dit kwaliteitsvol te kunnen doen zullen we onder meer volgende persoonsgegevens verwerken:

- Persoonlijke identificatiegegevens zoals naam, adres of geboortedatum
- Contactgegevens zoals telefoonnummer en e-mailadres
- Gegevens over uw werkervaring en opleiding
- Financiële gegevens zoals uw bankrekeningnummer

Deze gegevens zullen we van u ontvangen bij uw aanmelding in één van onze kantoren of door uw registratie op uw website. Deze bovenvermelde lijst is louter exemplatief. In functie van een specifieke openstaande betrekking is het mogelijk dat we meer persoonsgegevens zullen verwerken. Dit zal echter enkel gebeuren om u een passende job aan te kunnen bieden, dit zal niet voor andere doeleinden worden gebruikt. U zal hier ook altijd van op de hoogte worden gebracht.

3. U bent tewerkgesteld als uitzendkracht

Indien u als uitzendkracht van Vivaldis te werk bent gesteld, is Vivaldis wettelijk verplicht uw gegevens bij te houden tot 5 jaar na het beëindigen van de laatste opdracht. Indien u nog geen opdracht heeft uitgevoerd voor Vivaldis zullen we uw persoonsgegevens ook 5 jaar bewaren sinds het laatste contact. In dit laatste geval bent u echter steeds in de mogelijkheid om een wissing van uw persoonsgegevens aan te vragen via privacy@vivaldisinterim.be. We baseren ons op ons gerechtvaardigd belang om uw gegevens te bewaren en een passende job aan te kunnen bieden.

4. Intern solliciteren bij Vivaldis

Naast uitzendkrachten voor onze klanten zijn we binnen Vivaldis ook steeds op zoek naar nieuwe interne collega’s. In het kader van recruitment verzamelen we gegevens van mensen die, al dan niet spontaan, bij ons solliciteren. Dit kan onder meer via de job-sectie op onze website, LinkedIn-berichten, e-mails, of andere duidelijke acties waarbij een sollicitant aangeeft interesse te hebben om te solliciteren.

Deze persoonsgegevens worden verwijderd binnen 1 maand na de sollicitatie indien de sollicitant niet wordt aangenomen. Indien de persoon wordt aangenomen, zullen deze gegevens worden opgenomen in het personeelsdossiers en wordt dit bijgehouden tot 5 jaar na het beëindigen van de overeenkomst, conform de wettelijke bewaartermijn. Indien de persoon niet wordt aangenomen maar wel een interessant profiel heeft wordt deze kandidaat voor 13 maanden op de werfreserve gehouden indien de kandidaat zijn toestemming hiervoor heeft gegeven. Deze toestemming zal jaarlijks opnieuw worden gevraagd.

Let op: afhankelijk van uw profiel is het mogelijk dat u bij een sollicitatie voor een interne betrekking bij Vivaldis niet wordt weerhouden, maar dat uw profiel wel interessant is voor een betrekking als uitzendkracht. Indien u wenst zullen uw persoonsgegevens in dat geval worden verwerkt enerzijds als potentiële uitzendkracht en anderzijds als interne sollicitant.

5. Klanten en leverancierbeheer

Wanneer we overeenkomsten aangaan met onze klanten als leverancier zullen we ook steeds persoonsgegevens verwerken om onze overeenkomst uit te kunnen voeren en voor het beheren van onze contractuele relaties. Dit heeft onder meer betrekking op persoonsgegevens van de contactpersonen van de klanten en leveranciers. Dit zijn in eerste instantie naam, telefoonnummer en e-mailadres.

Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst, zonder deze data kunnen we de overeenkomst niet uitvoeren. We zijn ook tevens wettelijk verplicht om deze gegevens 7 jaar te bewaren omwille van boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.

Aanvullend verwerken we gegevens van potentiële klanten in het kader van onze dienstverlening als uitzendkantoor. Dit omvat onder andere het verzamelen en gebruiken van contactgegevens en andere relevante bedrijfsinformatie van (potentiële) opdrachtgevers waar wij uitzendkrachten kunnen aanbieden. Voor deze verwerking baseren we ons op ons gerechtvaardigd belang om onze bedrijfsactiviteiten uit te kunnen voeren. We kunnen uw gegevens tot 5 jaar bewaren sinds ons laatste contract.

6. Nieuwsbrieven en commerciële berichten

Wij vinden het belangrijk om een goede relatie en communicatie te hebben met al onze partners. Daarom zullen wij u contacteren om u op de hoogte te houden van relevante aanbiedingen en van innovatie en nieuwigheden die u mogelijk interessant vindt, op basis van de initiële relatie die u met ons heeft.

Voor de verwerking van persoonsgegevens onder deze activiteit zal Vivaldis gebruik maken van haar gerechtvaardigd belang. Indien u zich expliciet heeft ingeschreven op onze nieuwsbrief steunen we op uw toestemming. Als u deze communicatie van ons ontvangt kunt u te allen tijde aangeven dat u die niet langer wenst te ontvangen, dit kan u doen in het laatste bericht dat u heeft ontvangen van ons.

7. Camerabeveiliging

Vivaldis heeft op bepaalde locaties beveiligingscamera’s geplaatst met het oog op de bescherming van de fysieke veiligheid van de bezoekers en de medewerkers. Deze camera’s bewaren niet altijd de beelden, maar geven in sommige gevallen enkel het actuele beeld weer.  Vivaldis verzamelt deze gegevens op grond van haar gerechtvaardigd belang om te voorzien in de veiligheid van iedereen. De beeldopnamen worden maximum 30 dagen bewaard.

Uw rechten als betrokkene

Met behulp van de GDPR heeft uw verschillende rechten omtrent uw persoonsgegevens. Deze zijn echter niet altijd van toepassing. U heeft de volgende rechten.

Deze rechten kunnen kosteloos worden uitgeoefend door een e-mail te sturen naar privacy@vivaldisinterim.be. Zoals wettelijk bepaald zullen wij uw verzoek behandelen binnen één maand na ontvangst van uw verzoek, behoudens wettelijke uitzonderingen.

Om gevolg te geven aan sommige verzoeken kunnen we steeds om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te bevestigen en om er zeker van te zijn dat het verzoek van u afkomstig is. Dit doen we voornamelijk in uw belang om te vermijden dat uw persoonsgegevens ongewenst worden gedeeld met derden of worden verwijderd.

1. Recht op toegang tot uw persoonsgegevens

Het recht om toegang te vragen tot uw persoonsgegevens, om een kopie op te vragen van de persoonsgegevens die wij over u verzamelen en bijkomende informatie over hoe wij jouw gegevens verwerken.

2. Recht op rectificatie

Het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of onvolledige persoonsgegevens die wij over u bewaren aan te vullen.

3. Recht op gegevenswissing ("recht om vergeten te worden")

Het recht om uw persoonsgegevens uit onze systemen te laten verwijderen. Het verzoek om uw persoonsgegevens te wissen kan niet altijd worden ingewilligd vanwege bijvoorbeeld contractuele of wettelijke verplichtingen. We zullen deze verplichtingen in acht nemen wanneer we uw verzoek behandelen.

4. Recht van bezwaar

Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als de verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang of op gronden van algemeen belang. We zullen de verwerking stopzetten, tenzij we dwingende gerechtvaardigde belangen kunnen aantonen voor verdere verwerking of voor de uitoefening van juridische claims.

U kunt ook bezwaar maken indien wij uw gegevens verwerken voor direct marketing doeleinden, zodat de persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden worden verwerkt.

5. Recht om uw toestemming in te trekken

Voor de verwerking van uw persoonsgegevens die door ons met uw toestemming zijn verzameld, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken. U kunt zich bijvoorbeeld op elk gewenst moment afmelden voor nieuwsbrieven. Het intrekken van uw toestemming heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming voordat deze werd ingetrokken.

6. Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde gevallen heeft u het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken. Als u dit recht succesvol uitoefent, blijven we uw gegevens opslaan, maar beperken we het gebruik ervan. U kunt dit verzoek bijvoorbeeld doen als u van mening bent dat uw persoonsgegevens onjuist zijn of als de verwerking door ons niet gerechtvaardigd is.

7. Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens

Het recht om uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt te verkrijgen in een gestructureerd, veelgebruikt en machinaal leesbaar formaat en/of om deze gegevens te laten doorsturen of te kopiëren naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.

8. Recht om een klacht in te dienen

Als u van mening bent dat wij uw rechten inzake gegevensbescherming schenden, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbescherming, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0) 2 274 48 00, e-mail: contact@apd-gba.be

Ontvangers

Principieel zullen we persoonsgegevens niet doorgeven aan andere partijen die deze persoonsgegevens mogen gebruiken voor hun eigen doeleinden. We zullen uw persoonsgegevens wel delen in deze specifieke gevallen:

- Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld tussen onze verschillende filialen, indien een dergelijke overdracht nodig is voor het leveren van onze producten of diensten in overeenstemming met het vooraf bepaalde doel.
- Voor verschillende verwerkingsactiviteiten maken we gebruik van verwerkers. Dit zijn partijen die specifieke instructies ontvangen van Vivaldis over de verwerking van uw persoonsgegevens. Zij mogen onder geen enkel beding uw persoonsgegevens verwerken voor hun eigen doeleinden.
- Indien de wet ons expliciet verplicht om de persoonsgegevens te bezorgen.

Ongeacht de verwerking doen we het nodige om uw persoonsgegevens louter binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Indien we uw persoonsgegevens toch buiten de Europese Economische Ruimte verwerken doen we het nodige om te zorgen dat het land van bestemming een passend beschermingsniveau biedt zodat uw persoonsgegevens niet minderwaardig worden beschermd dan als ze binnen de Europese Economische Ruimte waren gebleven.

Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

We passen het principe van opslagbeperking steeds doe, dit wil zeggen dat we voor elke verwerking van persoonsgegevens ons afvragen of het nog wel noodzakelijk is om deze persoonsgegevens te verwerken. Indien de noodzaak verdwijnt, zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen. Mocht er een wettelijke bepaling zijn die ons een specifieke bewaartermijn oplegt, zullen we deze bewaartermijn wel altijd volgen. De specifieke bewaartermijnen kan u vinden bij de beschrijving van de verwerkingsactiviteiten.

Contactgegevens

Als u opmerkingen of vragen heeft over de informatie in deze Privacyverklaring, of over andere kwesties met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via privacy@vivaldisinterim.be.

Als u liever per post contact met ons opneemt, kunt u dat doen op het volgende adres:

Vivaldis, Lange Klarenstraat 19, 2000 Antwerpen