Management assistent
Antwerpen - Ref. A-698761
InterimVoltijds€ 3000 - 4500 / maandVast contract
Functie
Voor een van onze klanten actief in beroepsvereniging voor kinesitherapeuten in België, zijn wij op zoek naar een management assistent.
Als management assistent ondersteun je de voorzitter en fungeer je als intern en extern aanspreekpunt. Je ben de administratieve spil tussen de organisatie en stakeholders, wat cruciaal is voor het creëren van een positieve indruk. Je werk zowel op het kantoor in Linkeroever als
thuis, met maandelijkse verplaatsingen naar de kantoren in Zaventem.
Jouw taken:
- Beheer van zowel de mailboxen als de agenda’s van de voorzitter en jezelf
- Ondersteuning en opstellen van beleidsdocumenten, dossiers, rapporten & presentaties
- Coördineren van interne en externe communicatie
- Verwerken van administratieve taken en beheer van online klassement
- Contact leggen & onderhouden met onze stakeholders
Profiel
- Minimaal een Bachelor diploma of gelijkwaardige ervaring
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail
- Sterke communicatievaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
- Vloeiend in Nederlands & Frans
- Professioneel & klantgericht
- Bekend met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) & je kan vlot werken met
- verschillende databases
- Je werkt zelfstandig, planmatig en je kunt goed omgaan met strakke deadlines en operationele druk
- Taken voer je zelfstanding uit, waarbij je een groot verantwoordelijkheidsgevoel en een sterke werkethiek toont.
- Je behandelt vertrouwelijke informatie met diplomatie, discretie en integriteit.
Wat kunnen we jou bieden?
- Dynamische werkomgeving
- Fulltime-betrekking (38u/week)
- Marktconform loon, aangevuld met extra’s zoals vergoeding voor woon-werkverkeer,
- maaltijdcheques, groepsverzekering en bespreekbare hospitalisatieverzekering.
- 30 dagen verlof (grotendeels vrij op te nemen)
- Informele werkomgeving met aandacht voor work-life balance
Alle Vivaldis collega’s zetten zich in voor een gelijkekansenbeleid. Wij selecteren op basis van ervaring, studies en competenties en niet op basis van nationaliteit, uiterlijke kenmerken, geaardheid, religie, handicap, leeftijd en /of geslacht. Onze rol als uitzendbedrijf impliceert het streven naar inclusie en diversiteit. Discriminatie wordt niet getolereerd.
Jouw sollicitatieproces bij Vivaldis
Beschrijving van het sollicitatieproces
1Stap 1
Solliciteren op een job
Achter de schermen zijn we nu jouw sollicitatie aan het uitpluizen.
2Stap 2
Eerst op gesprek bij Vivaldis & wie weet, daarna bij het bedrijf
Tromgeroffel, alsjeblieft! 🥁 Je bent uitgenodigd voor een gesprek!
3Stap 3
Contract ondertekenen
Hoera, tijd voor een klein feestje! Je hebt de eindstreep gehaald en het is nu tijd om je contract te ondertekenen.
Vragen? Contacteer ons.
Gerelateerde jobs
Dringend
Secrétaire de direction bilingue FR/NL
Welkenraedt, Belgique
Secrétaire de direction bilingue(h-f-x)
Nous recherchons un(e) Secrétaire de direction bilingue(Français/Néerlandais), disposant d'une expérience significative (minimum 3 ans) dans un poste similaire. Ce poste à responsabilités est essentiel au bon fonctionnement de la direction et à la gestion administrative globale de la société. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction et aurez la supervision d'une
petite équipe composée de deux autres secrétaires.
Assistance de direction :
Gérer l’agenda et coordonner les rendez-vous, réunions, et déplacements.Préparer, traiter et suivre la correspondance (emails, courriers) en français et en néerlandais.La rédaction régulière de lettres, rapports et documents en deux langues sera une tâche clé.Organiser les réunions (préparation des dossiers, prise de notes et rédaction de comptes rendus).Assurer un rôle d'interface entre la direction et les différents départements, ainsi qu'avec les clients et partenaires externes.
Gestion d'équipe :
Encadrer et coordonner les activités de deux secrétaires, veiller au respect des délais et à l’efficacité des opérations administratives.Veiller à la répartition optimale des tâches au sein de l’équipe et à la bonne collaboration entre les membres.Garantir une fluidité dans le flux d’informations et la gestion des priorités.
Tâches administratives diverses :
Effectuer un large éventail de tâches administratives quotidiennes, notamment la gestion des appels téléphoniques, le filtrage et la transmission des informations importantes.Vous serez responsable de l'encodage et de l'archivage de documents administratifs, contrats, et dossiers confidentiels, ainsi que de la mise à jour rigoureuse des bases de données internes.Une partie importante du poste consistera à gérer les courriers facturation et autres tâches administratives courantes, nécessitant une organisation impeccable et un suivi rigoureux.Vous devrez jongler avec une grande diversité de dossiers, en assurant à la fois la qualité et le respect des délais.
InterimChemieVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Management assistant garage/verantwoordelijke aflevering (parttime- 25-28u)
Hoogstraten
Vivaldis Office is op zoek naar een Administratieve duizendpoot/Management Assistant/aanspreekpunt en verantwoordelijke afleveringen. Waar kom je terecht?Bij een garage met een familiale sfeer, te Hoogstraten.Deeltijdse tewerkstelling: 25u- 28u (uren/ werkrooster onderling bespreekbaar)Je zal instaan voor volgende taken:Als spilfiguur tussen klant, bureau en werkplaats sta je in voor de administratieve ondersteuning van de collega's + afleveringOnthaal + aanspreekpunt van de klant mbt correcte en zorgeloze afleveringen wagensAgendabeheer + planning afhalingen (nieuwe en tweedehandswagens)Opbellen van klanten na levering (klanttevredenheid, klantenbinding) Administratieve afhandeling (papieren doorsturen, vragen beantwoorden, klanten dossiers en onderhoudscontracten aanmaken, bestellingen zowel voor kantoor als materialen voor werkhuis, opzoeken artikelnummers mbt accessoires, opmaak lever-bestelbonnen + verwerking, postverdeling...)Foto’s maken van tweedehandswagens + beheer website en social mediaOrganisatie keuringenAansturen werkhuis mbt nazicht en schoonmaak/reiniging wagens + opmaak/verwerking werkordersAuto's afleveren en je zorgt ervoor dat de klant perfect wordt geïnformeerd en dus met een tevreden gevoel zijn wagen in ontvangst neemt. Ondersteuning aftersales
OfficeAutoDeeltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Management assistant Voeding/Agro
Poederlee, Lille, België
Vivaldis Office zoekt ....... Administratief bediende / Management assistant
Waar moet je zijn? Lille (Poederlee)
Specialisatie: Productie omgeving, opslag/logistiek, voeding/agro
Belangrijk: Opstart voorzien vanaf januari, maar je bent voordien al enkele dagen beschikbaar voor opleiding.
Flexibel naar verlofregeling. (= kleine firma, dus moeilijk om rond de kerstperiode of Pasen verlof te nemen)
Takenpakket
Met een lach op je gezicht ben je het aanspreekpunt voor chauffeurs/ leveranciers, bezoekersMailing, telefonieLogistieke admin: Inschrijving/beheer binnenkomende en uitgaande goederen/leeggoed, afleveringsbonnen opmakenOpmaak aankooporders, opmaak en controle facturen + inboeken, postverdeling, kantoorbestellingen, betalingen opvolgen, ...
OfficeChemieVoltijdsVaste job na geslaagde interimperiode
Management Assistant
Herentals, België
Vivaldis Office is op zoek naar MANAGEMENT ASSISTANT!
Waar kom je terecht?📍
Een bouwbedrijf te Herentals
Als rechterhand van de CEO ziet je dag er als volgt uit:
Je beheert de agenda van de CEO, inclusief het inplannen van afspraken, vergaderingen,..Je zorgt voor een efficiënte indeling van de CEO en houd rekening met deadlines en prioriteitenBeheer en filter van inkomende communicatie, e-mails, telefoongesprekken en post voor de CEOJe beheert vertrouwelijke documenten, dossiers en correspondentie en zorgt voor de nauwkeurige archivering van belangrijke informatieJe neemt nauwkeurige notities tijdens vergaderingen, besprekingen van bouwbijeenkomstenOrganiseer en faciliteer vergaderingen, conferenties en evenementen waarbij de CEO betrokken isOndersteun de CEO bij specifieke projecten en initiatieven. Coördineer projecttaken, houd deadlines in de gaten en communiceer de voortgang aan alle betrokken partijen
OfficeBouwVoltijdsVast contract