Jobs

Je ben verantwoordelijk voor de bestellingen: Plaatsen van bestellingen (gelinkt aan een project) bij onze bestaande leveranciers.Opvolging, verwerking en ontvangen van bestellingen.Contact met de leveranciers voor levertermijnen, offertes et eventuele klachten. Je ben verantwoordelijk voor materiaal en stockbeheer: Beheer en regelmatige check van de stock en inventaris.Organisatie van het stockbeheer.Voorbereiden van materiaal voor de techniekers.Anticiperen van bestellingen bij te kleine voorraad. Je ben verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van de projecten:   Administratieve ondersteuning aan de Technical Project Coordinators: Voorbereiding van documenten, rapporten, organiseren van meetings en administratieve follow-up,...Beheer van administratieve dossiers gelinkt aan de verschillende projecten: Facturen, contracten, briefwisseling, ..Archiveren van de (technische) dossiersUitwerken van wekelijkse planning in samenwerking met de Technical Project Coordinator

De afdeling Back Office maakt deel uit van de afdeling Finance. De Back Office-medewerkers behandelen bijstands- en/of verzekeringsdossiers voor zowel B2C- als B2B-klanten. In samenwerking met een team van ervaren collega's en met de steun van je leidinggevenden zal de nieuwe collega voornamelijk verantwoordelijk zijn voor de volgende taken: Na een grondige opleiding beheer en controleer je medische en technische dossiers die in de bijstandscentrale (België & buitenland) worden aangemaakt. Je behandelt inkomende dossiers via e-mail en telefoon, die automatisch naar de afdelingagenda's worden gestuurd, en controleert of de gevraagde diensten voldoen aan de contractvoorwaarden. Je analyseert en valideert dossiers bij afwijkingen, en stelt facturen op voor B2C- en B2B-klanten, buitenlandse correspondenten en partnerclubs. Je voert terugbetalingen uit of stuurt weigeringen naar klanten en zorgt voor de follow-up (contact met klanten). Je onderhoudt het contact met klanten en beantwoordt hun vragen per e-mail, brief en telefoon. Wij verwachten van jou: Onafhankelijk en proactief dossierbeheer: Initiatief nemen, afwijkingen opsporen en communiceren met de juiste afdelingen.Probleemoplossend vermogen: Oorzaken identificeren en samen met betrokken afdelingen oplossingen vinden.Analytisch inzicht: In staat zijn om de nuances van elke situatie te begrijpen en de juiste informatie te verzamelen om beslissingen binnen de gestelde tijd te nemen.  

Vivaldis Finance is samen met haar klant (gelegen in Harelbeke) op zoek naar een hulpboekhouder (A-Y). Een overzicht van jouw takenpakket: Verkoop: wekelijkse verkoopfacturen doorgeven aan factoring en verwerken in de boekhoudingen van de verschillende vennootschappenVerwerken & boeken van aankoopfacturen en digitale leveranciersfacturenInboeken bankuittrekselsVoorbereiden en indienen van de btw-aangiftes

Vivaldis Office zoekt ....... Kandidaat die graag bezig is met cijfers, analyse, accountancy, BOEKHOUDING EN CORRECTE ADMINISTRATIE.   Waar moet je zijn? Omgeving Beerse     Takenpakket   Geen saaie, administratieve rompslomp maar volledige focus op financiële analyses, boekhoudkundig en cijfermatig werkControle, boeken en verwerken facturen (zo correcte betalingen te realiseren VB. leveranciersboekhouding)Ondersteuning/voorbereiding voor controller/ CFO mbt jaarrekeningen, financiële administratie verzorgen + tijdige oplevering cijfers, BTW aangifte, financiële verslagenBeheer discrepanties/ vragen mbt facturen + status van betalingenDataverzameling + meedenken aan digitalisering + assisteren bij audits en verwerking in ERPAlgemene administratie mbt het financiële verwerkingsproces

Voor een verzekeringsbedrijf gelegen in Schilde zijn wij op zoek naar een administratief commercieel bediende.  Als spilfiguur tussen klant en bureau ben je HET aanspreekpunt en vertrouwenspersoon Je werkt offertes + polissen uit voor de klantOp termijn neem je een trekkersrol, advies functie op Klantendossiers, polissen, contracten verwerken en bijwerken alsook up to date houden Behoeften van klant analyseren en juist verzekeringsproduct aanbieden (commerciële flair!). Nauw contact met andere verzekeringsmaatschappijen, telefonie/mailing (geen particuliere klanten, enkel ondernemers- KMO) De nodige klantenbinding is belangrijk en jij zorgt ervoor dat het dossier zo snel mogelijk wordt afgehandeldDoorgroeimogelijkheden Networking en aanwezigheid op events 

Voor een verzekeringsbedrijf gelegen in Schilde zijn wij op zoek naar een administratief commercieel bediende.  Als spilfiguur tussen klant en bureau ben je HET aanspreekpunt en vertrouwenspersoon Je werkt offertes + polissen uit voor de klantOp termijn neem je een trekkersrol, advies functie op Klantendossiers, polissen, contracten verwerken en bijwerken alsook up to date houden Behoeften van klant analyseren en juist verzekeringsproduct aanbieden (commerciële flair!). Nauw contact met andere verzekeringsmaatschappijen, telefonie/mailing (geen particuliere klanten, enkel ondernemers- KMO) De nodige klantenbinding is belangrijk en jij zorgt ervoor dat het dossier zo snel mogelijk wordt afgehandeldDoorgroeimogelijkheden Networking en aanwezigheid op events 

Vivaldis Office is op zoek naar een administratief medewerker, voor een bedrijf in Ranst.   Als administratief medewerker sta je in voor: bestellingen plaatsenpak- en leverbonnen opmakenfacturatie en klassementgoederenstroom opvolgen van bestelling tot leveringrechtstreeks contact houden met de klanten dossiers administratief afhandelenback-up zijn voor je collega's

Voor een advocatenkantoor gelegen in Berchem zijn wij op zoek naar een Juridisch bediende voor 2 dagen in de week.   Telefonische oproepen aannemenDoorverbinden naar de gevraagde gesprekspartnersKopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen, ... van documentenGegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, ...)Kleine defecten op kantoor oplossen (vb: lampen bestellen)Kantoorgerief bestellenEen gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspectenBriefwisseling registreren, sorteren, frankerenDossiers van Advocaten opvolgen Agenda beheren    

Vivaldis Office is op zoek naar een Boekhoudkundig/ administratieve bediende (afdeling debiteurenbeheer)   Leuk om te weten: Onze klant hecht veel belang aan collegialiteit, een fijne teamgeest en professionele communicatie. Database up to date houden ivm financiële gegevens + opvolgen + update klantdossiersSpilfiguur op debiteuren afdeling: Aanmaken nieuwe klanten, verwerking rapporten, bewerken en beheren openstaande facturen, opvolging betalingen/aanmaningen/openstaande vorderingen, bewaken betaalafspraken/achterstanden, verwerkingen bankuittreksels, crediteuren, ...Telefonie/mailing Meedenken aan verbetering

Voor een bedrijf gelegen in Kapellen zijn wij op zoek naar een administratief bediende.    Je staat dagelijks in contact met onze klanten voor alles wat betreft service en onderhoud van hun fotovoltaïsche installaties;Op dagelijkse basis check je op ons monitoringplatform de verschillende installaties op storingen en uitvallen;Je bent verantwoordelijk voor het opmaken van de korte en lange termijn plannen waarbij je onze service techniekers optimaal inzet rekening houdende met hun kennis en kunde;Je volgt de uitvoering van de service opdrachten op en waakt erover dat alle interventies terechtkomen in ons service management systeem;Indien nodig zorg je ervoor dat de juiste materialen en werkmiddelen voor handen zijn om de geplande interventie tot een goed einde te brengen;De planning houdt rekening met de afspraken die we hebben met onze klanten, de bestaande werkinstructies en veiligheidsmaatregelen;Je houdt onze klanten op de hoogte en voorziet ook in de rapportering hierover;Je werkt nauw samen met de andere afdelingen binnen het bedrijf, sales, projects en finance;Je rapporteert rechtstreeks aan de verantwoordelijke van de service-afdeling van het bedrijf.

Voor en bedrijf gelegen in Kapellen zijn wij op zoek naar een Administratief bediende.  Beantwoorden van telefoons Orders ingeven in het softwaresysteem Briljant en Exact Contact opnemen met Leveranciers om details van leveringen kort te sluiten Ingeven van aankoopfacturen Opmaken en opvolgen van offertesJe kunt grootboekreningen opmaken, proef en saldibalans;

Voor een scheepvaartagentschap gelegen in de haven van Antwerpen, zijn we op zoek naar een import/ export medewerk(st)er.     Takenpakket: verzorgen van import activiteiten van A - Zcontroleren van operationele kostenafwerken van scheeps D/Averzorgen van eerste telefonisch contact

Voor een garage zijn we op zoek naar een ervaren ADMINISTRATIEF BEDIENDE ONTHAAL, KLANTENADVISEUR.  Samen met je collega's zorg je voor de receptietaken: Je bent het gezicht van ons bedrijf en verzorgt de receptietaken; telefonie, mails, enquêtes, ....Als centrale aanspreekpartner in de dienst naverkoop adviseer en begeleid je de klanten.Je ontvangt de klanten aan de receptie en bespreekt hun vragen of situaties.Je bepaalt de acties om tot juiste oplossingen te komen en stelt werkorders op.Je beslist welke collega of dienst de klant verder kan helpen en maakt hiervoor de nodige afspraken.Je zorgt voor administratieve ondersteuning van de verschillende afdelingen.Telefonisch heb je de capaciteit om steeds met de glimlach elke oproep aan te nemen en af te sluiten. Kortom als onthaalbediende steek je graag de handen uit de mouwen en ben je flexibel ingesteld naar taakinhoud toe.

Vivaldis Office is op zoek naar een administratief bediende!   Als administratief bediende bied je ondersteuning aan de sales manager en coördinator bij diverse taken: Het verkoopproces in diverse facetten Opmaken van offertesOpmaken van jaarcontractenOpstellen en aanpassen van klantenkortingen en bonussen Het mee opvolgen van klantengegevens in het CRM-systeem, en ondersteunen om data van bestaande klanten en prospecten te optimaliserenHet opvolgen van marketingcampagnesHet verwerken van verkoop-en marketingdata/cijfersSelecteren van de relevante klantengroepen bij bv. fabriekbezoeken, productintroducties,..Centrale operationele schakel tussen verkoop & marketingafdeling  

Vivaldis Office is op zoek naar een administratief bediende voor het onthaal!Waar kom je terecht? Bij een garage te Herentals. Als administratief bediende/receptionist, ben jij verantwoordelijk voor volgende taken: Je zorgt samen met de collega's voor de receptietaken Je geeft de klanten advies en begeleiding omtrent de dienst naverkoop Als er iemand binnenkomt ontvang je hen met een smile en bespreek je hun vragen Je stelt de werkorders op Naar aanleiding van het type vraag beslis je welke collega of dienst hen het beste verder kan helpen De administratieve ondersteuning van de verschillende afdelingen doe je ook 

Vivaldis Office is op zoek naar een Administratief Bediende voor een advocatenkantoor te Heist-op-den-Berg!   Werk jij nauwkeurig, heb je een goede talenkennis, en heb je reeds enkele jaren ervaring als administratief bediende? Dan is deze vacature iets voor jou!   Je zal instaan voor:   onthaal van de cliënten -telefoons beantwoorden en doorschakelenopvolging en verwerking inkomende /uitgaande correspondentie en post -agenda- en dossierbeheer waaronder het beheren van data in het intern systeemadministratieve taken, zoals telefoon- en mailverkeerfacturatieCollectieve schuldenregeling

Voor een bedrijf gevestigd in 9120, Beveren📍 zijn we nog op zoek naar een administratief bediende.   Jouw Takenpakket⬇️ Opvolging mailboxen + verdeling (info + boekhouding) 📩Klachten bedrijfsafval (opzoekwerk + aanmaak correctie)Opmaak maandelijkse overzichten (gemeentelijke inzameling) 📅Overdrachten : aanmaak overeenkomst + verwerking SynergyInovim : opmaak plaatsingslijsten + controle opzeggen 🦺Goedkeuring overgewichten SynergyAanmaak overeenkomsten/aanpassingen + verwerking SynergyControle wegbonnen IntercommunalenMaandelijkse controle facturen bedrijfsafval 🗑️Opmaak maandelijkse facturen intercommunalenControle inkomende facturen van onderaannemers 🔎Verwerking SEPA-mandatenAanmaningen/Blokkeringen/Credit CollectionIndexberekening intercommunalen (semestrieel/jaarlijks)Vragen/klachten facturatie (duplicaten, creditnota’s,…) 📂

Vivaldis Office zoekt...... Technisch administratief bediende - naverkoop- Service Advisor.  Waar moet je zijn?  Omgeving Beerse Specialisatie: Automotive, garage, bedrijfscamionetten, trucks, campers...  Takenpakket?    Als spilfiguur ben jij het aanspreekpunt voor de klant mbt hun verwachtingen, uit te voeren werken (mail, receptie, telefonisch) Je stelt gerichte vragen aan de klanten + je bouwt een vertrouwensrelatie opUitvoeringsplanning voor het werkhuis, agendabeheer, advies (kost, tijdsduur, onderhoud, ...)Administratie : Ondersteuning facturatie, klantendossier aanmaken, bestellingen en orders opvolgen, opmaak werkfiches/ werkinstructies, opzoekingen accessoires, garanties in orde brengen, leasing contracten opmaken ...  Schadecontroles, inspectie Naverkoop en customer service 

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch admin. bediende- werkvoorbereiding    Waar moet je zijn? BeerseSpecialisatie: Bouwmaterialen Takenpakket Verantwoordelijk voor het orderpoces (opvolging van bestelling tot facturatie) Technische administratie: werkvoorbereiding onderhoudsafdeling, verzorgen van werkvergunningen, inschatten hoeveelheid materialen en werkuren, grondige planning van de orders en productierun, contact leveranciers mbt stock- voorraad, tijdig bestellingen doen, opmaak bestelbonnen, verwerking in ERP, ... Er zijn verschillende plants binnen de firma. Je staat er zeker niet alleen voorNauw contact en samenwerking met de collega's van de verschillende afdelingen zoals aankoop, productiemanagerRechterhand hoofd technische dienst/ onderhoud 

Vivaldis Office zoekt ....... Administratieve bediende- orderbeheer, customer relations. Klantencontact mag je niet afschrikken.     Waar moet je zijn? Regio KasterleeSpecialisatie: medischBelangrijk: Voltijds werken 39u/week Wat moet je doen? Als spilfiguur EN aanspreekpunt van de klant ben je het eerste aanspreekpunt mbt orders/bestellingen/administratieve of technische vragenAlgemene administratie: registratie orders/opdrachten/bestellingen + verwerking in digitaal systeem, data input, administratieve afhandeling dossiers mbt brug- kroonwerk, tandtechnieken of prothesen, opvolging orders door de collega's in het labo tot levering, facturatie, routeplanning, ...Klantenservice waarborgen, meedenken aan verbeteringenRechterhand teamleader administratie & Customer Relations Manager