Office Manager
HERENTALS - Ref. A-700808
OfficeFull-time€ 3300 - 4000 / monthFixed contract
Function
Vivaldis Office is op zoek naar een OFFICE MANAGER!
Waar moet je zijn?
Waar moet je zijn?
- Herentals
- Specialisatie: ontwikkeling en verhuur van hoogwaardig logistiek- en semi industrieel vastgoed.
- Hospitality, administratie en facilitaire zaken:
- Ontvangst van bezoekers en beantwoorden telefoons
- Inplannen van meetings en organiseren van inkoopsessies
- Voorraadbeheer kantoorbenodigdheden (food & beverage, office supplies)
- Kantooraankleding (planten, inrichting etc.)
- Bestellen van lunch
- Organisatie en ondersteuning van interne en externe events
- Beheren van administratieve taken en procedures zoals Docstream
- Opstellen en beheren van office management budgetten
- Ondersteuning Legal Cousel
- Uitgaande en inkomende correspondentie (aangetekende zendingen)
- Documenten en template beheer (Docstream/juridische folder)
- Assistentie bij grote transacties (documenten, handtekeningen, UBO, filing)
- Ondersteuning Project Management
- Ondersteunen bij SAP en PO’s voor externe project managers
- Uitgaande en inkomende correspondentie
- Beheer van aannemingsovereenkomsten
- Assistentie bij administratieve taken (documentenbeheer en filing)
- Ondersteuning Human Resources
- Onboarding nieuwe collega’s (laptops, business cards, badgebeheer, etc.)
- Verstrekken en beheer van carpolicy
- Verlofadministratie
- Beheer en ondersteuning van diverse softwaresystemen, waaronder Hubspot,
Docstream, etc
Profile
Je bent geknipt voor deze job als office manager, als je...
- Een bachelor denk- en werkniveau hebt
- Een relevante ervaring achter de rug hebt
- Een vlotte en klantgerichte persoonlijkheid hebt met een “I can do it” attitude
- Goede organisatorische capaciteiten, proactief en resultaatgericht bent
- Goede kennis van Office-pakketten hebt
What can we offer you?
- Je komt terecht in een kleine KMO met een groot familiegevoel
- Onze klant is een sterk groeiend bedrijf, waarbinnen je de vrijheid krijgt om zelfstandig te werken en een brede verantwoordelijkheid te nemen
- Je kan rekenen op een verloningspakket conform je ervaring
- Optie vast na een geslaagde interimperiode via Vivaldis
Your application process at Vivaldis
Description of the application process
1Step 1
Applying for a job
Behind the scenes, we are screening your application now.
2Step 2
First an interview at Vivaldis & who knows, next at the company
Drumroll, please! 🥁 You've been invited for an interview!
3Step 3
Contract signing
Hooray, time for a little celebration! You have crossed the finish line and it is now time to sign your contract.
Questions? Contact us.
Related jobs
Urgent
Boekhoudkundig bediende met kennis van HR
Herentals, België
Voor een Premiumgarage regio Herentals, zijn wij op zoek naar een boekhoudkundig bediende met kennis van HR.
Jouw takenpakket bestaat uit 50% boekhouding en 50% HR ondersteuning.
Als boekhoudkundig bediende sta jij in voor:
De opvolging van leveranciersHet beheer van de werkkledijInboeken van facturenHet doorgeven van de werkurenDe registratie van afwezigenDe overige taken dienen in samenspraak nog te worden vastgelegd
OfficeCarFull-timeTemporary, with option of permanent contract
Urgent
Hulpboekhouder
Harelbeke, België
Vivaldis Finance is samen met haar klant (gelegen in Harelbeke) op zoek naar een hulpboekhouder (A-Y).
Een overzicht van jouw takenpakket:
Verkoop: wekelijkse verkoopfacturen doorgeven aan factoring en verwerken in de boekhoudingen van de verschillende vennootschappenVerwerken & boeken van aankoopfacturen en digitale leveranciersfacturenInboeken bankuittrekselsVoorbereiden en indienen van de btw-aangiftes
FinanceWoodFull-timeTemporary, with option of permanent contract
Office Manager
Zaventem, België
Ben jij iemand die hospitality hoog in het vaandel heeft staan en weet hoe je een professionele en verzorgde uitstraling neerzet? Heb je daarnaast oog voor detail en ben je leergierig, discreet en punctueel? Dan hebben wij een kans voor jou!
Je zult als back-up receptionist verantwoordelijk zijn voor een warm onthaal en eerste indruk van ons bedrijf. Maar er is meer: deze rol biedt ook kansen binnen HR en marketing, met groeimogelijkheden op het gebied van personeelsadministratie en vertegenwoordiging.
HR
Wij zoeken iemand die het rekruteringsproces en de personeelsadministratie kan beheren en opvolgen. Zie jij jezelf een bijdrage leveren aan functioneringsgesprekken, coachings, het organiseren van personeelsactiviteiten of welzijnsprogramma’s? Dan biedt deze functie alle ruimte om daarin door te groeien.
Marketing & Vertegenwoordiging
Als je ervaring hebt met sociale media en vooral met LinkedIn, kun je bij ons aan de slag om de zichtbaarheid van ons bedrijf te versterken. Daarnaast zoeken wij iemand die in staat is om potentiële klanten te vinden in sectoren zoals advocatenkantoren, administratiekantoren, en consultancybedrijven.
OfficeServicesFull-timeTemporary, with option of permanent contract
Office manager
Nieuwerkerken, België
Vivaldis Office is op zoek naar een office manager voor onze klant in Nieuwerkerken. Onze klant is gespecialiseerd in elektriciteitswerken en telecom.Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch bereiken op 011 94 81 56.Jouw takenpakket als office manager / administratief bediende zal bestaan uit:
Je bestelt producten en volgt deze op;Je verzamelt informatie voor het opmaken van facturen;Je boekt afspraken in voor klanten en volgt deze op;Je treft voorbereidingen ter ondersteuning van de geplande werkzaamheden;Je beheert de planning en de mailbox;Je volgt mee de VCA attesten op.
OfficeConstructionFull-timeTemporary, with option of permanent contract