Secrétaire de direction
BRESSOUX - Ref. A-715771
OfficePart-time€ 1200 - 1800 / monthTemporary, with option for permanent work
Function
Secrétaire de Direction(h-f-x)
En tant que Secrétaire de Direction, vous serez un acteur clé dans la gestion administrative et l’organisation de la direction. Vous assurerez le bon fonctionnement des opérations quotidiennes et serez un relais important pour toutes les équipes internes et externes.
Vos responsabilités :
- Gestion de l'agenda de la direction : planification des rendez-vous, déplacements et réunions
- Organisation et coordination des tâches administratives quotidiennes : gestion des appels, rédaction de documents, préparation des réunions
- Assistance commerciale : prise en charge des relations avec les clients et partenaires, gestion des demandes et préparation des dossiers commerciaux
- Gestion des priorités et des urgences : réactivité et organisation pour répondre aux besoins de la direction
- Polyvalence administrative : suivi des commandes, gestion des fournitures et coordination avec les services internes et externes
Profile
- Résistance au stress : Vous êtes à l’aise dans un environnement à rythme soutenu et vous savez gérer les imprévus avec calme et efficacité.
- Polyvalence : Vous aimez relever des défis et êtes capable de vous adapter aux besoins variés de la direction.
- Fibre commerciale : Vous avez un sens aigu du service et des relations clients, et êtes à l’aise dans la gestion des échanges avec nos partenaires externes.
- Organisation irréprochable : Vous avez une gestion du temps parfaite et une capacité à garder une vue d’ensemble tout en étant rigoureux(se) dans le détail.
- Disponibilité : Vous êtes flexible et réactif(ve), prêt(e) à vous adapter aux priorités de l’entreprise.
What can we offer you?
- Une entreprise en pleine croissance, avec une équipe soudée et motivée
- Des responsabilités variées et la possibilité de vous épanouir professionnellement
- Un environnement de travail dynamique et propice à l'évolution
- Un cadre de travail agréable, axé sur la collaboration et l'innovation
- 20H/SEM du lundi au vendredi
- Contrat interim en vue d'un CDI
All Vivaldis colleagues are committed to an equal opportunities policy. We select on the basis of experience, studies and competences and not on the basis of nationality, appearance, orientation, religion, disability, age and/or gender. Our role as an employment agency implies a commitment to inclusion and diversity. Discrimination will not be tolerated.
Your application process at Vivaldis
Description of the application process
1Step 1
Applying for a job
Behind the scenes, we are screening your application now.
2Step 2
First an interview at Vivaldis & who knows, next at the company
Drumroll, please! 🥁 You've been invited for an interview!
3Step 3
Contract signing
Hooray, time for a little celebration! You have crossed the finish line and it is now time to sign your contract.
Questions? Contact us.
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petite équipe composée de deux autres secrétaires.
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Gérer l’agenda et coordonner les rendez-vous, réunions, et déplacements.Préparer, traiter et suivre la correspondance (emails, courriers) en français et en néerlandais.La rédaction régulière de lettres, rapports et documents en deux langues sera une tâche clé.Organiser les réunions (préparation des dossiers, prise de notes et rédaction de comptes rendus).Assurer un rôle d'interface entre la direction et les différents départements, ainsi qu'avec les clients et partenaires externes.
Gestion d'équipe :
Encadrer et coordonner les activités de deux secrétaires, veiller au respect des délais et à l’efficacité des opérations administratives.Veiller à la répartition optimale des tâches au sein de l’équipe et à la bonne collaboration entre les membres.Garantir une fluidité dans le flux d’informations et la gestion des priorités.
Tâches administratives diverses :
Effectuer un large éventail de tâches administratives quotidiennes, notamment la gestion des appels téléphoniques, le filtrage et la transmission des informations importantes.Vous serez responsable de l'encodage et de l'archivage de documents administratifs, contrats, et dossiers confidentiels, ainsi que de la mise à jour rigoureuse des bases de données internes.Une partie importante du poste consistera à gérer les courriers facturation et autres tâches administratives courantes, nécessitant une organisation impeccable et un suivi rigoureux.Vous devrez jongler avec une grande diversité de dossiers, en assurant à la fois la qualité et le respect des délais.
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