Assistant administratif et comptable
BRUXELLES - Ref. A-706593
OfficeFull-time€ 2500 - 3500 / monthFixed contract
Function
Lieu : Bruxelles, Sablon
Type de contrat : Temps partiel ou temps plein
Langues : Français et anglais impératif, Néerlandais un atout
Notre client est un acteur reconnu dans le secteur des certifications, inspections, et évaluations dans des domaines aussi variés que l’aéronautique, l’énergie, le ferroviaire et bien d'autres secteurs industriels.
Missions principales :
En tant qu'Employé Administratif au sein de département d'achat, vous serez en charge de diverses tâches administratives visant à soutenir le bon fonctionnement des départements commerciaux, financiers et techniques.
- Préparation des bons de commande :
- Rédiger et suivre la préparation des bons de commande pour les achats et prestations.
- Assurer la liaison avec les différents départements pour garantir la bonne exécution des commandes.
- Gestion du département vente (back-up) :
- Assurer le suivi des demandes clients en l’absence des responsables commerciaux.
- Gérer la correspondance et la documentation relative aux offres et aux commandes.
- Gestion de la comptabilité (back-up) :
- Participer à la gestion des flux financiers en support à l’équipe comptable.
- Aider à la préparation des factures clients et assurer le suivi des paiements.
- Facturation et suivi :
- Rédiger et envoyer les factures aux clients.
- Assurer le suivi des paiements et des relances en cas de retard.
- Communication avec les experts fournisseurs :
- Assurer la liaison avec les fournisseurs pour obtenir les informations nécessaires à la gestion des commandes.
- Répondre aux demandes des experts et s’assurer que toutes les étapes du processus d’achat et de vente sont respectées.
- Interaction interne et externe :
- Travailler en étroite collaboration avec les chefs de projet pour assurer la bonne gestion des projets.
- Coordonner avec les équipes internes (finance, vente, projets) et maintenir un excellent niveau de communication avec les partenaires externes.
Profile
Compétences et qualifications requises :
- Diplôme en gestion, administration ou domaine similaire.
- Expérience dans un poste administratif, idéalement dans un environnement technique ou industriel.
- Maîtrise du français et l'anglais (à l'oral et à l’écrit) et la connaissance du néerlandais est également un plus.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, notamment Excel) et des logiciels de gestion de la comptabilité et des commandes.
- Rigueur, organisation et autonomie dans le travail.
- Bonnes capacités de communication et esprit d’équipe.
What can we offer you?
- Un package salariale attrayant
- Pour un contrat de temps plein, il y a la possibilité de 2 jours de télétravail
- Un contrat de CDI sans une période d'intérim
- Démarrage : à partir du mois de février
All Vivaldis colleagues are committed to an equal opportunities policy. We select on the basis of experience, studies and competences and not on the basis of nationality, appearance, orientation, religion, disability, age and/or gender. Our role as an employment agency implies a commitment to inclusion and diversity. Discrimination will not be tolerated.
Your application process at Vivaldis
Description of the application process
1Step 1
Applying for a job
Behind the scenes, we are screening your application now.
2Step 2
First an interview at Vivaldis & who knows, next at the company
Drumroll, please! 🥁 You've been invited for an interview!
3Step 3
Contract signing
Hooray, time for a little celebration! You have crossed the finish line and it is now time to sign your contract.
Questions? Contact us.
Related jobs
Urgent
Hulpboekhouder
Harelbeke, België
Vivaldis Finance is samen met haar klant (gelegen in Harelbeke) op zoek naar een hulpboekhouder (A-Y).
Een overzicht van jouw takenpakket:
Verkoop: wekelijkse verkoopfacturen doorgeven aan factoring en verwerken in de boekhoudingen van de verschillende vennootschappenVerwerken & boeken van aankoopfacturen en digitale leveranciersfacturenInboeken bankuittrekselsVoorbereiden en indienen van de btw-aangiftes
FinanceWoodFull-timeTemporary, with option of permanent contract
Urgent
Dossierbeheeder
Brussel, Belgique
De afdeling Back Office maakt deel uit van de afdeling Finance.
De Back Office-medewerkers behandelen bijstands- en/of verzekeringsdossiers voor zowel B2C- als B2B-klanten.
In samenwerking met een team van ervaren collega's en met de steun van je leidinggevenden zal de nieuwe collega voornamelijk verantwoordelijk zijn voor de volgende taken:
Na een grondige opleiding beheer en controleer je medische en technische dossiers die in de bijstandscentrale (België & buitenland) worden aangemaakt. Je behandelt inkomende dossiers via e-mail en telefoon, die automatisch naar de afdelingagenda's worden gestuurd, en controleert of de gevraagde diensten voldoen aan de contractvoorwaarden.
Je analyseert en valideert dossiers bij afwijkingen, en stelt facturen op voor B2C- en B2B-klanten, buitenlandse correspondenten en partnerclubs. Je voert terugbetalingen uit of stuurt weigeringen naar klanten en zorgt voor de follow-up (contact met klanten).
Je onderhoudt het contact met klanten en beantwoordt hun vragen per e-mail, brief en telefoon.
Wij verwachten van jou:
Onafhankelijk en proactief dossierbeheer: Initiatief nemen, afwijkingen opsporen en communiceren met de juiste afdelingen.Probleemoplossend vermogen: Oorzaken identificeren en samen met betrokken afdelingen oplossingen vinden.Analytisch inzicht: In staat zijn om de nuances van elke situatie te begrijpen en de juiste informatie te verzamelen om beslissingen binnen de gestelde tijd te nemen.
OfficeInsuranceFull-timeTemporary, with option of permanent contract
Urgent
Technisch - administratief medewerker
Sint-Stevens-Woluwe, Zaventem, België
Je ben verantwoordelijk voor de bestellingen:
Plaatsen van bestellingen (gelinkt aan een project) bij onze bestaande leveranciers.Opvolging, verwerking en ontvangen van bestellingen.Contact met de leveranciers voor levertermijnen, offertes et eventuele klachten.
Je ben verantwoordelijk voor materiaal en stockbeheer:
Beheer en regelmatige check van de stock en inventaris.Organisatie van het stockbeheer.Voorbereiden van materiaal voor de techniekers.Anticiperen van bestellingen bij te kleine voorraad.
Je ben verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van de projecten:
Administratieve ondersteuning aan de Technical Project Coordinators: Voorbereiding van documenten, rapporten, organiseren van meetings en administratieve follow-up,...Beheer van administratieve dossiers gelinkt aan de verschillende projecten: Facturen, contracten, briefwisseling, ..Archiveren van de (technische) dossiersUitwerken van wekelijkse planning in samenwerking met de Technical Project Coordinator
OfficeConstructionFull-timeTemporary, with option of permanent contract
Managementassistent
Zaventem, België
Voor een bedrijf te Zaventem, actief binnen de bouwsector, zijn we op zoek naar een gedreven en punctuele Managementassistent.
Wat wordt er van jou verwacht?
Je bent de rechterhand van de directeur, je plant zijn afspraken in, beheert zijn agenda, je helpt bij beslagleggingen, regelt de nodige zaken voor deelname aan beurzen, ...Je bent steeds een stapje voor bij het beheren van de workflow van de directeur, je anticipeert op behoeften en taken van de directeur, idealiter nog voor de vraag gesteld wordtEen deel van je taken zijn administratief maar er komt ook een gedeelte HR aan te pasBen je financieel onderlegd? Geweldig! Dan zal er ook een deel financiële administratie bij komen kijken
OfficeConstructionFull-timeTemporary, with option of permanent contract