Dit is waarom ons management gelooft in samenwerken

Samenwerking zit bij Vivaldis niet alleen in de visie van het management, maar wordt elke dag in de praktijk gebracht. En dat is precies wat ons bedrijf zo sterk maakt. Bénédicte Baucy, CEO bij Vivaldis, vertelt waarom het managementteam gelooft in transparante top-down communicatie, betrokkenheid en véél overleg.

Cluster als hefboom

"We geloven dat we sterker staan als meerdere kantoren samen klanten bedienen”, vertelt Bénédicte. “Daarom vormen verschillende Vivaldis-kantoren binnen een regio één cluster. Meld een kandidaat zich aan in een kantoor in Genk, maar vindt die op korte termijn geen job? Dan zoeken de andere kantoren binnen de cluster mee. Door kandidaten en vacatures te delen tussen verschillende kantoren, werken we efficiënter én vergroten we de kansen voor kandidaat en klant. Om samenwerking te stimuleren, bekijken we groei en doelstellingen in de eerste plaats dan ook op clusterniveau.”

Het belang van overleg

Overlegmomenten vormen de ruggengraat van de samenwerkingsstrategie, zowel binnen een kantoor als over de cluster heen. “Regelmatig overleg zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde golflengte zit. Zo begint een werkdag op kantoor met een heartbeat, een kort groepsoverleg waarin prioriteiten gesteld worden en neuzen in dezelfde richting komen te staan. Klaar voor een efficiënte werkdag. Tijdens een one-to-all en one-to-one worden uitdagingen of valkuilen in alle transparantie en eerlijkheid besproken. Daardoor groeit er meer begrip voor elkaar en worden conflicten sneller opgelost.”

Top-down én bottom-up!

Vivaldis kiest bewust voor een vlakke bedrijfshiërarchie. Een boost voor zowel de bottom-up als top-down communicatie, weet Bénédicte: “Het managementteam van Vivaldis is heel toegankelijk en aanspreekbaar. Onze deur staat altijd open. Dat heeft veel te maken met onze manier van communiceren met de medewerkers. We zijn zo transparant mogelijk over alles wat de Vivaldianen aangaat: strategie, doelstellingen, lopende projecten … Hoe meer info en kennis medewerkers vergaren, hoe beter ze begrijpen waar het bedrijf naartoe gaat en hoe meer betrokken ze zich voelen. En betrokkenheid is essentieel om samen iets te bereiken.” 

Dagelijks, jaarlijks en ad hoc

“Het management communiceert op regelmatige basis met de rest van het team. Daarvoor voorzien we specifieke kanalen en momenten:

• Aan het begin van elk jaar lichten we tijdens de jaarlijkse kick-off de strategie voor het komende jaar toe. Na een korte terugblik kijken we vooral vooruit: hoe pakken we het aan, hoe betrekken we iedereen …
   
• Tijdens de maandelijkse webinars geven ik en andere sleutelfiguren live een overzicht van resultaten, de huidige strategie, belangrijke projecten ... Hierin betrekken we medewerkers en geven we hen de kans om vragen te stellen.
   
• VivaNet is ons belangrijkste kanaal voor de dagelijkse werking. Op dit intranet volgen medewerkers belangrijke updates over wetgeving, hr, IT, operations, successen …
   
• Managementleden wonen elk jaar een paar clustermeetings bij. Zo horen we rechtstreeks wat er leeft bij de teams en hoe de samenwerking in praktijk loopt.
   
• Om de twee weken zet het managementteam een kantoor in de kijker. Bijvoorbeeld omwille van een knap resultaat, een originele marketingstunt, een succesvolle veiligheidsactie ... Een lid van het managementteam nodigt de medewerkers van het kantoor uit voor een lunch. Een uitgelezen kans om eerlijke feedback te verzamelen en een open gesprek te voeren.
   
• En dan zijn er nog informele momenten natuurlijk. Zoals een Vivaldis-teamweekend. In zo’n ontspannen, informele setting worden ideeën en ervaringen vlot gedeeld.

Vinger aan de pols

“Elk jaar passen we onze strategie aan aan de noden van de markt en de interne dynamiek. Soms focussen we meer op salestraining, een ander jaar op veerkracht of het aantrekken van kandidaten. De klemtonen en prioriteiten voor het nieuwe jaar worden telkens op de kick-off gecommuniceerd. Toch zijn opvolging en herhaling essentieel. Enkel zo komt de strategie binnen het bedrijf tot leven.”

“De maandelijkse webinars spelen hierin een cruciale rol. Via deze weg houden we iedereen op de hoogte van lopende projecten, behaalde resultaten en nieuwe initiatieven. Zo weten medewerkers waar ze aan bijgedragen hebben, welk nut hun werk heeft én vooral, dan blijven ze betrokken.”