Management assistant
Hasselt - Ref. A-700705
OfficeFull-time€ 2500 - 3000 / monthFixed contract
Function
Vivaldis Office is op zoek naar een administratief bediende / management assistant voor onze klant in Hasselt. Onze klant is een projectontwikkelaar.
Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch bereiken op 011 94 81 56.
Jouw takenpakket als administratief bediende / management assistant bestaat uit:
- Je ondersteunt de directie in dagelijkse taken;
- Je beheert de agenda en plant afspraken in;
- Je organiseert reizen zoals het boeken van vluchten en hotels;
- Je beantwoordt e-mails en telefoons;
- Je sorteert de post en bestelt bureaumateriaal;
- Je houdt de verkoopinformatie in het CRM-systeem up to date;
- Je verzamelt facturen en stuurt deze door naar de boekhouder;
- Je bereidt online betalingen voor zodat deze door de zaakvoerder kunnen worden getekend.
Profile
Als administratief bediende / management assistant herken je jezelf in de volgende punten:
- Je beschikt over een bachelor of bent gelijkgesteld door ervaring;
- Je hebt 1 tot 2 jaar ervaring in een gelijkaardige functie;
- Je hebt een flexibele instelling, zowel qua werkuren als in je aanpak;
- Je beschikt over een veerkrachtige mentaliteit en je bent stressbestendig;
- Je spreekt vloeiend Nederlands en hebt een basiskennis Engels.
What can we offer you?
Wat kan je als administratief bediende / management assistant verwachten?
- Een voltijdse functie binnen een dynamische en collegiale werkomgeving;
- Een vast uurrooster van 39 uren per week, met 6 ADV-dagen en werkuren tussen 8:00-9:00 en 17:00-18:00;
- Je ontvangt een competitief salaris naargelang opleiding en ervaring;
- Je salaris wordt aangevuld met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, ecocheques, hospitalisatie- en groepsverzekering.
Ben je overtuigd van deze vacature? Solliciteer dan snel!
All Vivaldis colleagues are committed to an equal opportunities policy. We select on the basis of experience, studies and competences and not on the basis of nationality, appearance, orientation, religion, disability, age and/or gender. Our role as an employment agency implies a commitment to inclusion and diversity. Discrimination will not be tolerated.
Your application process at Vivaldis
Description of the application process
1Step 1
Applying for a job
Behind the scenes, we are screening your application now.
2Step 2
First an interview at Vivaldis & who knows, next at the company
Drumroll, please! 🥁 You've been invited for an interview!
3Step 3
Contract signing
Hooray, time for a little celebration! You have crossed the finish line and it is now time to sign your contract.
Questions? Contact us.
Related jobs
Urgent
Secrétaire de direction bilingue FR/NL
Welkenraedt, Belgique
Secrétaire de direction bilingue(h-f-x)
Nous recherchons un(e) Secrétaire de direction bilingue(Français/Néerlandais), disposant d'une expérience significative (minimum 3 ans) dans un poste similaire. Ce poste à responsabilités est essentiel au bon fonctionnement de la direction et à la gestion administrative globale de la société. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction et aurez la supervision d'une
petite équipe composée de deux autres secrétaires.
Assistance de direction :
Gérer l’agenda et coordonner les rendez-vous, réunions, et déplacements.Préparer, traiter et suivre la correspondance (emails, courriers) en français et en néerlandais.La rédaction régulière de lettres, rapports et documents en deux langues sera une tâche clé.Organiser les réunions (préparation des dossiers, prise de notes et rédaction de comptes rendus).Assurer un rôle d'interface entre la direction et les différents départements, ainsi qu'avec les clients et partenaires externes.
Gestion d'équipe :
Encadrer et coordonner les activités de deux secrétaires, veiller au respect des délais et à l’efficacité des opérations administratives.Veiller à la répartition optimale des tâches au sein de l’équipe et à la bonne collaboration entre les membres.Garantir une fluidité dans le flux d’informations et la gestion des priorités.
Tâches administratives diverses :
Effectuer un large éventail de tâches administratives quotidiennes, notamment la gestion des appels téléphoniques, le filtrage et la transmission des informations importantes.Vous serez responsable de l'encodage et de l'archivage de documents administratifs, contrats, et dossiers confidentiels, ainsi que de la mise à jour rigoureuse des bases de données internes.Une partie importante du poste consistera à gérer les courriers facturation et autres tâches administratives courantes, nécessitant une organisation impeccable et un suivi rigoureux.Vous devrez jongler avec une grande diversité de dossiers, en assurant à la fois la qualité et le respect des délais.
InterimChemistryFull-timeTemporary, with option of permanent contract
Management assistant garage/verantwoordelijke aflevering (parttime- 25-28u)
Hoogstraten
Vivaldis Office is op zoek naar een Administratieve duizendpoot/Management Assistant/aanspreekpunt en verantwoordelijke afleveringen. Waar kom je terecht?Bij een garage met een familiale sfeer, te Hoogstraten.Deeltijdse tewerkstelling: 25u- 28u (uren/ werkrooster onderling bespreekbaar)Je zal instaan voor volgende taken:Als spilfiguur tussen klant, bureau en werkplaats sta je in voor de administratieve ondersteuning van de collega's + afleveringOnthaal + aanspreekpunt van de klant mbt correcte en zorgeloze afleveringen wagensAgendabeheer + planning afhalingen (nieuwe en tweedehandswagens)Opbellen van klanten na levering (klanttevredenheid, klantenbinding) Administratieve afhandeling (papieren doorsturen, vragen beantwoorden, klanten dossiers en onderhoudscontracten aanmaken, bestellingen zowel voor kantoor als materialen voor werkhuis, opzoeken artikelnummers mbt accessoires, opmaak lever-bestelbonnen + verwerking, postverdeling...)Foto’s maken van tweedehandswagens + beheer website en social mediaOrganisatie keuringenAansturen werkhuis mbt nazicht en schoonmaak/reiniging wagens + opmaak/verwerking werkordersAuto's afleveren en je zorgt ervoor dat de klant perfect wordt geïnformeerd en dus met een tevreden gevoel zijn wagen in ontvangst neemt. Ondersteuning aftersales
OfficeCarPart-timeTemporary, with option of permanent contract
Management Assistant
Herentals, België
Vivaldis Office is op zoek naar MANAGEMENT ASSISTANT!
Waar kom je terecht?📍
Een bouwbedrijf te Herentals
Als rechterhand van de CEO ziet je dag er als volgt uit:
Je beheert de agenda van de CEO, inclusief het inplannen van afspraken, vergaderingen,..Je zorgt voor een efficiënte indeling van de CEO en houd rekening met deadlines en prioriteitenBeheer en filter van inkomende communicatie, e-mails, telefoongesprekken en post voor de CEOJe beheert vertrouwelijke documenten, dossiers en correspondentie en zorgt voor de nauwkeurige archivering van belangrijke informatieJe neemt nauwkeurige notities tijdens vergaderingen, besprekingen van bouwbijeenkomstenOrganiseer en faciliteer vergaderingen, conferenties en evenementen waarbij de CEO betrokken isOndersteun de CEO bij specifieke projecten en initiatieven. Coördineer projecttaken, houd deadlines in de gaten en communiceer de voortgang aan alle betrokken partijen
OfficeConstructionFull-timeFixed contract
Office assistant- ondersteuning productieplanning/logistiek proces
Arendonk, België
Vivaldis Office zoekt ....... Office assistant- ondersteuning productieplanning/logistiek proces
Waar moet je zijn? Arendonk
Specialisatie: Productie omgeving, opslag/logistiek
Takenpakket
Ondersteuning productieplanningLogistieke admin: CMR's, rittenbladen, vrachtbrievenPersoneelsbeheer: Nakijken gepresteerde uren personeel opvolgen, verlof/tijdsregistratie, ziekteverzuim, ondersteuning en problem solver bij laattijdige levering, onvolledige bestellingen, ...Ondersteuning algemene admin en facturatieOrder entry, beheer klantendossiers
OfficeChemistryFull-timeTemporary, with option of permanent contract