Jobs

Voor een bedrijvencentrum in Kampenhout zijn we op zoek naar een Management Assistent. Het is een bedrijvencentrum waar meerdere bedrijven zijn gevestigd van finance en pharma tot de eventsector. Deze verschillende bedrijven worden deels of volledig ondersteund door het administratieteam op vlak van administratie en boekhouding.   Als Management Assistant vervul je een veelzijdige functie: Boekhouding: Opstellen van verkoopfacturen, ingeven van aankoopfacturen, betalingen, archiveren en klassement, ondernemingsadministratieHR: Hierbij beheer je zowel het administratief als het boekhoudingsniveau:Payroll en employee benefitsVoorstellen en contracten opmaken, in dienst en uit dienstAanspreekpunt personeelHR policy, bv. structureel telewerk, welzijnsbeleidRekrutering ondersteunenSales support: project en budget opvolgingAssistent(e) van de directie: Afspraken inplannen en mailbox

Vivaldis Office is op zoek naar een Administratieve duizendpoot/Management Assistant/aanspreekpunt en verantwoordelijke afleveringen.   Waar kom je terecht? Bij een garage met een familiale sfeer, te Hoogstraten.Deeltijdse tewerkstelling: 25u Je zal instaan voor volgende taken: Als spilfiguur tussen klant, bureau en werkplaats sta je in voor de administratieve ondersteuning van de verkoop/salesOnthaal + aanspreekpunt van de klant mbt correcte en zorgeloze afleveringen wagensAgendabeheer + planning afhalingen (nieuwe en tweedehandswagens)Opbellen van klanten na levering (klanttevredenheid, klantenbinding)  Administratieve afhandeling (papieren doorsturen, vragen beantwoorden, klanten dossiers en onderhoudscontracten aanmaken, bestellingen zowel voor kantoor als materialen voor werkhuis, werkfiches/werkorders maken, opzoeken artikelnummers mbt accessoires, opmaak lever-bestelbonnen + verwerking, postverdeling...)Foto’s maken van tweedehandswagens + beheer website en social mediaOrganisatie keuringen  

Voor een bedrijf dat mobilhomes verkoopt en verhuurt zoeken we een management assistent. Heb jij een bachelor of relevante ervaring? Ben jij een administratief talent? Dan is deze job in Wetteren misschien wel dé job voor jou!   Wat is jouw takenpakket? Je maakt transportplanningen op tussen de filialen van Geel en Wetteren.Verwerking en controle van de aankomende wagens in Wetteren.Chauffeursplanning en communicatie met HR.Opmaken en verspreiden van de wekelijkse afleveringslijst.Inplannen van keuringen en documentencontrole.Overlopen van de planning aan de poetsdienst en showroomonderhoud.Bij drukte of afwezigheid help je jouw collega bij het uitvoeren van afleveringenVerwerken van aankoopfacturen en bestellen van kantoorbenodigdheden.

Voor onze klant in Wommelgem, een dienstenchequeskantoor, kijken we uit naar een management assistant.   Als management assistant zal je deel uitmaken van een enthousiast team medewerkers, waar je de administratie tot in de puntjes doorgrondt.   De functie: Inkomende calls beantwoorden, events organiseren, bezoekers ontvangen, meetings opvolgen, stock- en patrimoniumbeheer, dataverwerking, ..Je laat de interne werking van het kantoor op kruissnelheid draaien.Je ondersteunt de zaakvoerder en je zet enthousiast je tanden in uitdagende taken.

Vivaldis Office zoekt ......Management assistant /onthaal/customer service specialist.   Waar moet je zijn? Turnhout   Specialisatie: Productie Wat moet je doen? Onthaal en verwelkomen bezoekersTelefonie/mail, postverdelingBeheer customer service proces: veelvuldig contact met klanten, polsen naar wensen/behoeften, verwerking/beheer orders, aanpassen klantendossiers, opvolging bestellingen tot levering, SAPProblem solving bij foutieve leveringen, laattijdige levering, ...Jij denkt graag mee over optimalisatie, verbeteringenBeheer sponsoraanvragen + meedenken aan promo's, actiesAlgemene administratie ter ondersteuning management    

Vivaldis Office is op zoek naar MANAGEMENT ASSISTANT! Waar kom je terecht?📍 Een bouwbedrijf te Herentals Als rechterhand van de CEO ziet je dag er als volgt uit: Je beheert de agenda van de CEO, inclusief het inplannen van afspraken, vergaderingen,..Je zorgt voor een efficiënte indeling van de CEO en houd rekening met deadlines en prioriteitenBeheer en filter van inkomende communicatie, e-mails, telefoongesprekken en post voor de CEOJe beheert vertrouwelijke documenten, dossiers en correspondentie en zorgt voor de nauwkeurige archivering van belangrijke informatieJe neemt nauwkeurige notities tijdens vergaderingen, besprekingen van bouwbijeenkomstenOrganiseer en faciliteer vergaderingen, conferenties en evenementen waarbij de CEO betrokken isOndersteun de CEO bij specifieke projecten en initiatieven. Coördineer projecttaken, houd deadlines in de gaten en communiceer de voortgang aan alle betrokken partijen

Vivaldis Technics bedienden zoekt.............. Management Assistant/ projectadministratie bouw.Waar moet je zijn? Omgeving BeerseSpecialisatie: Bouw, maatwerkVoltijdse tewerkstelling of 32u/week  Wat moet je doen? OnthaalTelefonie/mailingAanmelden en registratie nieuwe werven/projecten Ondersteuning directie met offertes, inboeken facturen, contact leveranciers, bestellingen van grondstoffen/materiaal voor atelier, uurregistratie collega's, inschatten werkuren/materiaalkost per project, analyse lastenboek/meetstaat, ... Vlotte werking met MS Office, Outlook + basis plan lezenOndersteuning dienst naverkoop 

Voor een klant in Tongeren, actief in transport zijn we op zoek naar een Management assistent. Jouw takenpakket ziet er als volgt uit: HR Administratie: Contacten met sociaal secretariaat, hulplijn personeel, sociale documenten opstellen, opmaak arbeidsovereenkomsten, loonadministratie, etc.Ondersteuning financiële administratie: Afhandelen betalingen, verwerken verkoopfacturen, debiteurenbeheer, etc.Office management: Voorraadbeheer, agendabeheer, organiseren van bijeenkomsten, etc.

Vivaldis Office zoekt...... Receptie - administratieve allrounder automotive - ondersteuning Aftersales- Service Advisor.  Waar moet je zijn?  TurnhoutSpecialisatie: Automotive Takenpakket?  Als spilfiguur ben jij het aanspreekpunt voor de klant mbt hun verwachtingen, uit te voeren werken (mail, op de firma, telefonisch) Je stelt gerichte vragen aan de klanten + je bouwt een vertrouwensrelatie opBrug tussen klanten en werkplaats/magazijn om een nauwkeurige diagnose en effectieve reparaties te waarborgenOndersteuning planning- coördinatie werkhuisAdministratie : Ondersteuning Facturatie, klantendossiers aanmaken, bestellingen en orders opvolgen, opmaak werkfiches/ werkinstructies, opzoekingen accessoires, opmaak bestek... Samen met de zaakvoerders ondersteuning Naverkoop en customer service 

Onze klant, gespecilaiseerd in containerbouw, is op zoek naar een receptionist / Management assistant:   Het professioneel onthaal van klanten, leveranciers en andere bezoekers.Reserveren en voorbereiden van vergaderruimtes.Onderhouden receptie-omgeving en keuken, en verzorgen van drankjes voor de bezoekers.Het beantwoorden, screenen en doorverbinden van telefonische oproepen en mailverkeer.Het sorteren van inkomende post.Het uitvoeren van algemene administratieve taken van diverse afdelingen zoalsOrganiseren van bedrijfsfeestjes en -uitjes. 

Vivaldis Office zoekt ....... Administratieve krak- management assistant (Ned, Eng, Frans!) Waar moet je zijn? Beerse Takenpakket Database up to date houden + opvolgen en aanmaken klantdossiersJij zorgt ervoor dat elk dossier administratief in orde is en dat er geen documenten ontbrekenRechterhand management teamKlanttevredenheid waarborgenOrganisatie vergaderingen, evenementen, zakenreizen ...Vertalen van documenten (Ned, Eng, Frans)Externe en interne communicatie organiseren: Nieuwsbrieven, verslagen, ... + verwerkingAdministratie all day long: bestellingen, postverdeling, mailing, aankooporders...Ondersteuning bij onboarding nieuwe collega's  

Voor een van onze klanten, een bankinstelling, zijn wij op zoek naar een Dossierbeheerder - Critical Credit Unit.1000 BrusselVoltijds, 37 uur per weekBankAls Dossierbeheerder - Critical Credit Unit bestaan uw taken uit: Risico's op de professionele markt volgen, inclusief risicodossiers en onbenutte maar niet-overschreden kredietfaciliteiten beheren.Onderhandelen met tegenpartijen wiens kredietrisico is verslechterd en oplossingen voorstellen aan de Verantwoordelijke van de Afdeling Engagementen, in samenwerking met de relatiebeheerder.Dossiers in de « Critical Credit Unit » of op de Watch List voorbereiden en beheren, en informatie verstrekken aan de « Commission des Masses Risquées ».« Credit reviews » behandelen die het netwerk overschrijden.Jaarlijkse financiële beoordeling uitvoeren met rapporten over « Very High Risk » en « High Risk », en alerts « Graydon » en « Veto/Non Veto » beheren.Dossiers in overschrijding binnen de « Critical Credit Unit » beheren.« Post Mortem » analyses uitvoeren.Volg- en risicolijsten opstellen met de afdeling Data Analytics & Reporting.Dossiers met hypotheekmandaten bestuderen, vooral bij verslechtering van de beoordeling of andere risicocriteria.Wekelijkse « Forbearance »-alerts in het FORB-systeem behandelen en monitoren via Excel-dashboard.

De afdeling Back Office maakt deel uit van de afdeling Finance. De Back Office-medewerkers behandelen bijstands- en/of verzekeringsdossiers voor zowel B2C- als B2B-klanten. Na analyse van de dossiers en in overeenstemming met de algemene toepassingsvoorwaarden vergoeden of factureren ze B2C- en B2B-klanten. In samenwerking met een team van ervaren collega's en met de steun van je leidinggevenden zal de nieuwe collega voornamelijk verantwoordelijk zijn voor de volgende taken: Na een grondige opleiding de dossiers zowel medische & technische bijstand beheren en controleren die in het bijstands-CentraleB elgië & buitenland worden aangemaakt.Inkomende dossiers via e-mail en telefoon behandelen, die automatisch naar de agenda's van de afdeling worden gestuurd.Controleren of de gevraagde diensten voldoen aan de algemene voorwaarden van de contracten.Dossiers analyseren en valideren wanneer anomalieën worden vastgesteld.Naargelang het geval facturen uitreiken aan B2C-klanten, B2B-klanten, buitenlandse correspondenten en partnerclubs, de vereiste terugbetalingen uitvoeren of weigeringen naar klanten sturen en zorgen voor de follow-up (contacten met individuele & B2B-klanten).Contact onderhouden en reageren op behoeften/vragen van klanten via e-mail, brief en telefoon.Problemen en/of afwijkingen doorgeven aan de betrokken coördinatoren en afdelingen. We verwachten van onze collega's dat ze : Onafhankelijk en proactief dossierbeheer: initiatief nemen, afwijkingen opsporen en communiceren naar de relevante afdelingen.Probleemoplossende inzet en motivatie: mogelijke oorzaken identificeren en oplossingen zoeken met de betrokken afdelingen.Gevoel voor analyse hebben dat ze in staat stelt om diepgaand te werk te gaan door de nuances en details van elke situatie en zaak te ontdekken en begrijpen (volgens de methodologie) om de informatie te vergaren die nodig is om binnen de toegewezen tijd een beslissing te nemen.

Voor een van onze klanten, in de verzekeringssector, zijn wij op zoek naar een schadebeheerder - Dossierbeheerder - assistentiemedewerker. Interim met uitzicht op een vast contract1000 BrusselSector: Verzekeringen Als Dossierbeheerder - assistentiemedewerker zullen uw taken zijn:Technical Back Office (TBO) : Dossiers van bijstandsverlening in het buitenland samenstellen en opvolgen.Klanten op de hoogte houden van de voortgang van hun dossiers.Contact opnemen met collega's en buitenlandse correspondenten.Omgaan met buitenlandse dienstverleners (garages, sleepdiensten, enz.).Uitgaven bijhouden en overleg plegen met de coördinator. Ticketing : Reserveringen beheren voor bijstandsverlening in het buitenland (auto's, treinen, hotels, vliegtickets, taxi's).Samenwerken met TBO, MBO en dispatching.Dossiers opvolgen met klanten en collega's. Dispatch : Optimale verdeling van patrouilleurs beheren.Coördineren van pechhulp, sleepdiensten, transporten en vervangwagens.

Pour un de nos clients, une école internationale, nous sommes à la recherche d'un.e Coordinateur des Services ITS - Services Internes pour une mission temporaire à pourvoir jusqu'à décembre 2024.   Secteur : École internationale Localisation : Bruxelles (TERVUREN) Type de contrat : Intérim - 4 mois - (septembre à décembre)   Votre mission : Vous répondrez aux questions des appelants et des visiteurs sans rendez-vous, enregistrerez et créerez des tickets, et résoudrez les problèmes lorsque cela est possible.Vous assurerez la liaison avec les équipes de garde pour traiter les questions urgentes.Vous coordonnerez et gérerez les calendriers des collaborateursVous offrirez le plus haut niveau de service client lors du traitement des demandes par téléphone ou en personne.Vous recevrez et coordonnerez la distribution des marchandises, maintiendrez et enregistrerez les inventaires.Vous allez gérer les commandes: devis, simulation de prix, offre d'achats.Vous mettrez à jour les contrats/abonnements et examinerez les renouvellements.Vous rencontrerez et accueillerez nos visiteurs.

Voor een bedrijf te Machelen, actief binnen de veiligheidssector, zijn we op zoek naar klantvriendelijke en betrouwbare Administratief Medewerker.   Wat wordt er van jou verwacht? Je behandeld de inkomende oproepen van klanten en collega'sJe staat in voor de nauwkeurige berekening en verwerking van de onderhouds- en monitoringscontractenJe volgt de contracten op na de plaatsing van verschillende beveiligingssystemenJe helpt bij de verwerking van de facturatieJe zorgt voor de update van de technische dossiersJe staat in voor allerhande administratieve taken

Voor een bedrijf te Zaventem, actief binnen de zwembaden sector, zijn we op zoek naar een analytische en nauwkeurige Administratief Bediende,   Wat wordt er van jou verwacht: Na een grondige interne (dienst na verkoop) opleiding hoort u bij het technisch team en wordt u verantwoordelijk voor het behandelen van administratieve dossiersU zorgt voor een perfecte opvolging van de producten en waarborgt een onberispelijke kwaliteit van dienstverlening en communicatieIn de functie van administratief bediende bent u permanent in contact met de klanten en de leveranciersU volgt de dossiers op van A tot Z (mondeling, logistiek, en administratief beheer)U bent de schakel tussen de technieker, klant en de fabrikant

Ben je organisatorisch sterk?Heb je een passie voor keukens en interieur?Word jij het gezicht van een topbedrijf actief in keukens en interieur?Een familiebedrijf in Overijse zoekt een nieuwe administratief medewerker die de front- en backoffice in goede banen kan leiden. Je hebt een afwisselend takenpakket dat bestaat uit deze verantwoordelijkheden: Je bent het aanspreekpunt voor klanten en zorgt voor een goed ontvangst;Als office medewerker in de toonzaal zorg je voor een representatieve showroom;Je zorgt voor een vlotte behandeling van de administratie;Dankzij jou verloopt het agendabeheer en backoffice van het salesteam op wieltjes;Je volgt nieuwe leads nauwkeurig op;Daarnaast optimaliseer je dagelijks de bedrijfsprocessen en administratieve taken.

Voor onze klant, actief met Trucks, Trailers and Vans, zijn wij op zoek naar een administratief/magazijn medewerker. Je staat regelmatig in contact met onze klanten en ontvangt hen aan het onthaal.Je staat in voor het dagdagelijks behandelen van mails en het beantwoorden van binnenkomende lijnen.Je volgt de klanten contracten administratief op en verwerkt deze in ons computersysteem.Je staat in voor het inplannen van de nodige onderhouden en herstellingen.Nadat de mechaniekers de nodige herstellingen hebben uitgevoerd, maak je een factuur op.Je contacteert de klanten ivm hun openstaande facturen.Dagelijkse bestellingen ontvangenStockbestellingen makenStockbestellingen wegzettenOnderdelen ontvangen en stockerenStukken klaarleggen en opzoeken voor het atelier  

Voor een bedrijf te Vilvoorde, gespecialiseerd in het leveren en ontwikkelen van producten in staal, zijn we op zoek naar een Commercieel administratief medewerker.    Wat wordt er van jou verwacht?   Na een grondige interne opleiding sta je in voor de verkoop aan de balieHierbij beschik je voldoende technisch inzicht om de klant te helpen en zo tot een oplossing te komenJe werkt prijsaanvragen voor handelsmateriaal uit tot offertes en je volgt deze commercieel opDe bestellingen breng je in het ERP-systeem in met afgesproken leveringsdatumTransporteurs van onze leveranciers melden zich aan bij de balie en je zorgt voor de administratieve verwerking van de ontvangen goederenJe controleert tevens de aankoopfacturenJe ondersteunt mee de verantwoordelijke logistiek bij het opstellen van de vrachtroutes en transportbrieven om de goederen just-in-time bij onze klanten af te leveren