Jobs

Je ben verantwoordelijk voor de bestellingen: Plaatsen van bestellingen (gelinkt aan een project) bij onze bestaande leveranciers.Opvolging, verwerking en ontvangen van bestellingen.Contact met de leveranciers voor levertermijnen, offertes et eventuele klachten. Je ben verantwoordelijk voor materiaal en stockbeheer: Beheer en regelmatige check van de stock en inventaris.Organisatie van het stockbeheer.Voorbereiden van materiaal voor de techniekers.Anticiperen van bestellingen bij te kleine voorraad. Je ben verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van de projecten:   Administratieve ondersteuning aan de Technical Project Coordinators: Voorbereiding van documenten, rapporten, organiseren van meetings en administratieve follow-up,...Beheer van administratieve dossiers gelinkt aan de verschillende projecten: Facturen, contracten, briefwisseling, ..Archiveren van de (technische) dossiersUitwerken van wekelijkse planning in samenwerking met de Technical Project Coordinator

De afdeling Back Office maakt deel uit van de afdeling Finance. De Back Office-medewerkers behandelen bijstands- en/of verzekeringsdossiers voor zowel B2C- als B2B-klanten. In samenwerking met een team van ervaren collega's en met de steun van je leidinggevenden zal de nieuwe collega voornamelijk verantwoordelijk zijn voor de volgende taken: Na een grondige opleiding beheer en controleer je medische en technische dossiers die in de bijstandscentrale (België & buitenland) worden aangemaakt. Je behandelt inkomende dossiers via e-mail en telefoon, die automatisch naar de afdelingagenda's worden gestuurd, en controleert of de gevraagde diensten voldoen aan de contractvoorwaarden. Je analyseert en valideert dossiers bij afwijkingen, en stelt facturen op voor B2C- en B2B-klanten, buitenlandse correspondenten en partnerclubs. Je voert terugbetalingen uit of stuurt weigeringen naar klanten en zorgt voor de follow-up (contact met klanten). Je onderhoudt het contact met klanten en beantwoordt hun vragen per e-mail, brief en telefoon. Wij verwachten van jou: Onafhankelijk en proactief dossierbeheer: Initiatief nemen, afwijkingen opsporen en communiceren met de juiste afdelingen.Probleemoplossend vermogen: Oorzaken identificeren en samen met betrokken afdelingen oplossingen vinden.Analytisch inzicht: In staat zijn om de nuances van elke situatie te begrijpen en de juiste informatie te verzamelen om beslissingen binnen de gestelde tijd te nemen.  

Vivaldis Finance is samen met haar klant (gelegen in Harelbeke) op zoek naar een hulpboekhouder (A-Y). Een overzicht van jouw takenpakket: Verkoop: wekelijkse verkoopfacturen doorgeven aan factoring en verwerken in de boekhoudingen van de verschillende vennootschappenVerwerken & boeken van aankoopfacturen en digitale leveranciersfacturenInboeken bankuittrekselsVoorbereiden en indienen van de btw-aangiftes

Vivaldis Interim is op zoek naar een administratief medewerker voor onze klant regio Waasland. Onze klant is gespecialiseerd in het verdelen en onderhouden van merk heftrucks. Neem gerust de vacature even door!   Je takenpakket als Technisch administratief medewerker / administratief bediende zal bestaan uit:   Dagelijkse controle ingevoerde uur registratie door technisch personeel in samenhang met log- en lokalisatiesysteemVerwerking vakantie en andere afwezigheden van technisch personeelControle openstaande service orders en afhandeling van beëindigde ordersOpmaken van de factuur (uren, onderdelen, contractwerk, etc.) en versturing conform verwachting klantVerwerking creditnota’s na autorisatie leidinggevendeNauwe samenwerking met Service CoördinatorIngave in NAV en opvolging op volledigheid van service artikelenOpstellen van PM-plan lijnen per service artikel volgens afspraken met klant (zie ook contract - administratie)Andere niet gepreciseerde administratieve verwerking  

Vivaldis Office is op zoek naar een administratief bediende voor een garage in Lier!We zoeken hiervoor iemand met technische kennis van wagens. Je zal voornamelijk instaan voor volgende taken: Afhandelen van garantie aanvragenOnderhoudscontracten opstellenVerzekeringsdossiers opvolgenAlgemene administratieve taken

Voor een bedrijf in Hamont-Achel met meer dan 30 jaar ervaring in de plaatsing van ramen, deuren, overkappingen,... zijn wij op zoek naar een technisch administratief medewerker.Je takenpakket bestaat uit:  Je communiceert met klanten en beantwoordt hun vragen;  Je maakt offertes op; Je werkt tekeningen uit in autocad; Je voert gesprekken met leveranciers; Je biedt versterking in administratieve activiteiten voor verschillende afdelingen.

Vivaldis Office is op zoek naar een onthaal bediende voor een boekhoudkantoor in Lier.    Onze klant is gespecialiseerd in boekhouding, fiscaliteit, budgetten en start-ups.   Jouw taken als administratief medewerker bestaan uit: Je staat gedeeltelijk in voor het bemannen van de balieJe behandelt de inkomende telefoongesprekken Je staat u in voor het klanten onthaal en in orde houden van alle vergaderzalenJe zal de zaakvoerder administratief bijstaan in het opmaken van brieven, mails en andere vormen van correspondentieJe zal de dossierbeheerders administratief proberen te helpen en bent u verantwoordelijk voor het archief op orde en gestructureerd te houdenJe bent het eerste gezicht / stem die klanten met ons kantoor zal associëren

Ben jij op zoek naar een nieuwe uitdaging in de logistieke wereld? Ben je woonachtig in regio Waasland en heb je kennis van voorraadbeheer en operationele planningen? Lees dan snel verder! 🤩   Voor een bedrijf in Verrebroek 📍 zijn wij op zoek naar een Administratief medewerker 💻   Als Administratief medewerker 💻 sta jij in voor: Het aannemen en verwerken van nieuw ordersAssisteren bij de dagelijkse taken en planningHet afhandelen van afgewerkte ordersHet eerste contact met klanten

Vivaldis Office is op zoek naar een administratief medewerker vergunningen.   Waar kom je terecht? Onze klant is gelegen in Hulshout en is gespecialiseerd in duurzame energie (zonnepanelen, laadpalen, airco,...).   Wat zullen je taken zijn? Ter voorbereiding van de werkzaamheden stel je vergunningen op en vraag je deze aan bij de verschillende gemeenten.Je volgt de verschillende vergunningsaanvragen op.Je kijkt na of de parkeerverboden zijn geplaatst voor de start van de werken en opgehaald worden na voltooiing.Je beheert de mailbox en staat in voor de binnenkomende telefoons.Je verwerkt de dossiers voor verschillende ploegen, plannen en vergunningen en laadt deze in Google Drive.Je controleert en klasseert dossiers na uitgevoerde werken.Je registreert werkorders in Excel.  

Als administratief medewerker maakt u deel uit van de afdeling die zich specialiseert in het beheer van abonnementen. Partner Press centraliseert en vereenvoudigt het beheer van alle persabonnementen voor bedrijven en particulieren, zowel voor papieren kranten en tijdschriften als voor digitale persproducten.   Als dossierbeheerder bij Partner Press - de specialist in abonnementsbeheer - bent u het administratieve aanspreekpunt voor het beheer van abonnementen op kranten en/of tijdschriften voor kleine, middelgrote en grote bedrijven. U zorgt voor het administratieve beheer en de opvolging van bestaande klantaccounts door middel van regelmatige contacten per e-mail en telefoon.U bent verantwoordelijk voor de volledige administratie van het klantenportefeuille dat aan u is toegewezen.U stelt commerciële offertes op, op basis van de bestekken, en zorgt voor de administratieve opvolging hiervan.U bent verantwoordelijk voor de registratie en verwerking van bestellingen.U behandelt klantklachten.U zoekt informatie over het abonnementsaanbod op verzoek van de klant.U bent verantwoordelijk voor de opvolging van de facturatie.  

Hou jij van telefonische contact?Administratief sterk?Technische feeling? Voor een bedrijf te Rotselaar gespecialiseerd in koeltechnieken en airco zijn we op zoek naar een administratief medewerker voor hun dienst na verkoop.Hier een greep uit jouw takenpakket: Op de servicedienst fungeer jij als telefonisch aanspreekpunt voor Nederlandstalige en Franstalige klanten. Die klanten probeer je samen met jouw collega’s zo goed mogelijk te helpen.Als administratief bediende volg je de administratie van uitgevoerde interventies mee op: Werkbonnen checken, vervolledigen en correct linken aan uitgevoerde opdrachten.Overzicht bewaren zodat je klanten en techniekers kan informeren.Vervolgopdrachten aanmaken. Je werkt vlot samen met jouw collega’s en de planners.Naarmate je vertrouwd geraakt mat je takenpakket word je mee ingeschakeld voor het totale administratieve proces.

Vivaldis Office, is op zoek naar een administratief bediende voor een bedrijf te Aarschot. Het bedrijf is actief in de beveiligingssector.   Als administratief bediende, zal jij instaan voor: Het opvolgen van de planning voor Franstalige techniekers.Daarnaast volg je de uitvoering van onderhoudsbeurten bij onze klanten op.  Zowel op gebied van planning als de administratieve afhandeling.Inkomende en uitgaande goederen behandelen.De verwerking van werkbonnen.De facturatie van werkbonnen.Het opvolgen van de stock.

Je komt terecht bij een familiebedrijf in de bouwsector met één belofte: betrouwbaarheid.  Regio : EVER   Takenpakket Checkin@work: Controleren of alle medewerkers aangemeld zijn en de benodigde papieren in orde zijn.Ontvangst van onderaannemers: Nieuwe medewerkers ontvangen en van de juiste informatie voorzien.Communicatie voor buurtbewoners: Papieren kopiëren en verspreiden voor buurtbewoners bij polierwerken (ongeveer 500 stuks per stort).Documentcontrole: Nakijken van leverbonnen, vorderingsstaten en facturen.Leverbonnen digitaliseren: Digitaliseren van leverbonnen via een digitaal platform.Bestellingen plaatsen: Broodjes voor de werfvergadering voorzien, kantoormateriaal en klein materiaal bestellen.Afvalbeheer: Organiseren en opvolgen van afvalbeheer.Urenregistratie: Registratie van de werkuren van medewerkers.Plannen afdrukken.Vergunningen en signalisatie: Vergunningen aanvragen en werfsignalisatie inplannen.  

Voor een bedrijf gelegen in Kapellen zijn wij op zoek naar een administratief bediende.    Je staat dagelijks in contact met onze klanten voor alles wat betreft service en onderhoud van hun fotovoltaïsche installaties;Op dagelijkse basis check je op ons monitoringplatform de verschillende installaties op storingen en uitvallen;Je bent verantwoordelijk voor het opmaken van de korte en lange termijn plannen waarbij je onze service techniekers optimaal inzet rekening houdende met hun kennis en kunde;Je volgt de uitvoering van de service opdrachten op en waakt erover dat alle interventies terechtkomen in ons service management systeem;Indien nodig zorg je ervoor dat de juiste materialen en werkmiddelen voor handen zijn om de geplande interventie tot een goed einde te brengen;De planning houdt rekening met de afspraken die we hebben met onze klanten, de bestaande werkinstructies en veiligheidsmaatregelen;Je houdt onze klanten op de hoogte en voorziet ook in de rapportering hierover;Je werkt nauw samen met de andere afdelingen binnen het bedrijf, sales, projects en finance;Je rapporteert rechtstreeks aan de verantwoordelijke van de service-afdeling van het bedrijf.

Ben je organisatorisch sterk?Heb je een passie voor keukens en interieur?Word jij het gezicht van een topbedrijf actief in keukens en interieur?Een familiebedrijf in Overijse zoekt een nieuwe administratief medewerker die de front- en backoffice in goede banen kan leiden. Je hebt een afwisselend takenpakket dat bestaat uit deze verantwoordelijkheden: Je bent het aanspreekpunt voor klanten en zorgt voor een goed ontvangst;Als office medewerker in de toonzaal zorg je voor een representatieve showroom;Je zorgt voor een vlotte behandeling van de administratie;Dankzij jou verloopt het agendabeheer en backoffice van het salesteam op wieltjes;Je volgt nieuwe leads nauwkeurig op;Daarnaast optimaliseer je dagelijks de bedrijfsprocessen en administratieve taken.

Voor een bedrijf actief in vastgoed, gelegen in de regio van Middelkerke, gaan we op zoek naar een Administratief medewerker Syndic!Op zoek naar een boeiende en gevarieerde functie?Spreek je een aardig mondje Frans?Herken jij jezelf hier al in?Zeker verder lezen! Deze functie zou je wel eens op het lijf geschreven kunnen zijn!Welke taken jij onder je vleugels mag nemen in deze functie als Administratief medewerker Syndic? Verantwoordelijkheid over onze syndicportefeuille, samen met je gedreven collega's!Vergaderingen leidenOpstellen van verslagen en de technische opvolging ervanVoorbereiden van kostenafrekeningen en de opvolging ervan Kortom: een boeiend en gevarieerd takenpakket ligt voor je klaar!

Zin in om als administratief bediende aan de slag te gaan bij een gekend fiscaal en boekhoudkantoor 📍te Gentbrugge?    Het takenpakket: Je ontvangt onze cliënten, verwelkomt ze en begeleidt hen vriendelijk naar de vergaderzaal. Je verzorgt een warm onthaal.Je staat onze cliënten en leveranciers telefonisch te woord. Je neemt deel aan de telefonische kantoorpermanentieJe voert gevarieerde administratieve taken uit (dossierbeheer, contracten met partners en leveranciers beheren,...)Je bent verantwoordelijk voor diverse facilitaire taken (herstellingswerken regelen met externe partners, efficiënte kantoorwerking organiseren, de vergaderzalen in orde zetten voor bezoekers,...)Je staat in voor preaccountancy taken (opvolgen leveranciers, debiteurenbeheer, afspraken met cliënten inplannen, facturen controleren, overdrachten en nieuwe dossiers opzetten...)

Voor onze klant te Genk zijn we op zoek naar een administratief bediende / productieplanner:   Ben jij een administratief talent met uitstekende computervaardigheden? Heb je ervaring met (productie)planning en ben je in staat om effectieve oplossingen te vinden voor terugkerende uitdagingen?  Als Administratief Medewerker Productieplanning ben je verantwoordelijk voor de nauwkeurige en efficiënte planning van onze productieactiviteiten;Je haalt werkorders en deadlines uit ons ERP-systeem en plant deze in op basis van machinecapaciteit en personeelsbezetting;Je werkt proactief om problemen te signaleren en op te lossen, met als doel de productie-efficiëntie continu te verbeteren;Daarnaast zal je de teamleaders van de afdeling ondersteunen in hun administratieve taken;Ook werk je samen met verschillende afdelingen om zo de productie te optimaliseren.

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch administratief bediende- verantwoordelijke kwaliteit, technische vraagstukken, analyse machinepark.  Waar moet je zijn? Hoogstraten.Specialisatie: Elektromechanica, technische productie, engineering, metaal Wat moet je doen? Als spilfiguur tussen productie, technische dienst, engineering en management ben jij het aanspreekpunt mbt kwaliteitsvraagstukken in alle stappen van het productieproces.Als spilfiguur heb je de eindverantwoordelijkheid analyse, opvolging en registratie van kwaliteit (kwaliteitsproblemen analyseren)Als rot in het vak weet je de planning en budgetten te bewaken (hierbij speelt timing, kwaliteit, haalbaarheid, ... een belangrijke rol)Meedenken aan acties ter verbetering/optimalisatie Verzamelen van documentatie, technische fiches lezen-interpreterenMeewerken aan verscheidene projectenDossierbeheer + rapporterenBegeleiding audits, klachtenbehandeling, uitrollen en opvolgen van kwaliteitsstandaarden

Vivaldis Office zoekt ....... Technisch administratief commercieel bediende- klantbegeleiding/advies.   Waar moet je zijn? Turnhout Specialisatie: Bouwprojecten, schrijnwerk Takenpakket Analyse bouwdossier/lastenboek/technisch planJij bent het gezicht en ambassadeur van de firmaAls commercieel verantwoordelijke haal je vlot nieuwe projecten binnenJe bouwt vertrouwensrelatie op met zowel bestaande als nieuwe klanten Opmaak offerte op maat + bespreken project met projectleiderAdministratie hoort er natuurlijk ook bij: Inspringen in toonzaal om project te bespreken, verkoopsdossier afsluiten, bouwdossier administratief in orde brengen met de nodige puntjes op de I zodat de projectleider kan starten met de opleveringJe overhandigt een compleet bouwdossier (incl. materiaalkeuzes) aan de projectleider/aankoop/calculatieOpvolgen, registreren en rapporteren + toetsen uitvoerbaarheid/ haalbaarheidIndien nodig extra info bekomen om het dossier te vervolledigen