Jobs

Je ben verantwoordelijk voor de bestellingen: Plaatsen van bestellingen (gelinkt aan een project) bij onze bestaande leveranciers.Opvolging, verwerking en ontvangen van bestellingen.Contact met de leveranciers voor levertermijnen, offertes et eventuele klachten. Je ben verantwoordelijk voor materiaal en stockbeheer: Beheer en regelmatige check van de stock en inventaris.Organisatie van het stockbeheer.Voorbereiden van materiaal voor de techniekers.Anticiperen van bestellingen bij te kleine voorraad. Je ben verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van de projecten:   Administratieve ondersteuning aan de Technical Project Coordinators: Voorbereiding van documenten, rapporten, organiseren van meetings en administratieve follow-up,...Beheer van administratieve dossiers gelinkt aan de verschillende projecten: Facturen, contracten, briefwisseling, ..Archiveren van de (technische) dossiersUitwerken van wekelijkse planning in samenwerking met de Technical Project Coordinator

De afdeling Back Office maakt deel uit van de afdeling Finance. De Back Office-medewerkers behandelen bijstands- en/of verzekeringsdossiers voor zowel B2C- als B2B-klanten. In samenwerking met een team van ervaren collega's en met de steun van je leidinggevenden zal de nieuwe collega voornamelijk verantwoordelijk zijn voor de volgende taken: Na een grondige opleiding beheer en controleer je medische en technische dossiers die in de bijstandscentrale (België & buitenland) worden aangemaakt. Je behandelt inkomende dossiers via e-mail en telefoon, die automatisch naar de afdelingagenda's worden gestuurd, en controleert of de gevraagde diensten voldoen aan de contractvoorwaarden. Je analyseert en valideert dossiers bij afwijkingen, en stelt facturen op voor B2C- en B2B-klanten, buitenlandse correspondenten en partnerclubs. Je voert terugbetalingen uit of stuurt weigeringen naar klanten en zorgt voor de follow-up (contact met klanten). Je onderhoudt het contact met klanten en beantwoordt hun vragen per e-mail, brief en telefoon. Wij verwachten van jou: Onafhankelijk en proactief dossierbeheer: Initiatief nemen, afwijkingen opsporen en communiceren met de juiste afdelingen.Probleemoplossend vermogen: Oorzaken identificeren en samen met betrokken afdelingen oplossingen vinden.Analytisch inzicht: In staat zijn om de nuances van elke situatie te begrijpen en de juiste informatie te verzamelen om beslissingen binnen de gestelde tijd te nemen.  

Vivaldis Finance is samen met haar klant (gelegen in Harelbeke) op zoek naar een hulpboekhouder (A-Y). Een overzicht van jouw takenpakket: Verkoop: wekelijkse verkoopfacturen doorgeven aan factoring en verwerken in de boekhoudingen van de verschillende vennootschappenVerwerken & boeken van aankoopfacturen en digitale leveranciersfacturenInboeken bankuittrekselsVoorbereiden en indienen van de btw-aangiftes

Een bedrijf uit Verrebroek📍 is opzoek naar een Administratief bediende in Logistiek   Wat kun je van de functie verwachten⬇️ dagelijkse registratie en opvolging van logistieke bewegingenopstellen van de benodigde documenten 📋 voor verzending en retouradministratieve ondersteuning 📝 van maandelijkse doorfacturatieJe zorgt mee voor een goede en efficiënte operationele werking op de afdelingJe opstellen als contactpersoon📞 voor de werven en andere afdelingenVerwerken van uurprestaties en afwezigheden📈 van de medewerkers van de logistieke afdeling  

Voor onze klant te Zeebrugge, gespecialiseerd in internationaal transport 🚚, zijn wij op zoek naar een administratief logistiek bediende ⌨️.   Jouw taken zijn: Je houdt de timetables van de havenarbeiders bij. Je geeft de dimona's aan. Je controleert verlof, ziekte, tijdskredieten, ... Je verwerkt ziekte-attesten. Je volgt de planning van de opleidingen op. Je plant de medische onderzoeken in. Je voorziet de dagelijks planning van de havenarbeiders: je belt ze op, geeft instructies door. Je bepaalt het nodige aantal interims en neemt contact op met het kantoor. Je rapporteert de dagplanning.  

Ben je een administratieve duizendpoot, en laat je alles op wieltjes lopen? Lees dan zeker verder,  Voor onze klant een transport & logistiek bedrijf zijn we op zoek naar een administratief bediende. Wie zoeken wij? Ben jij iemand die goed gedijt in een internationale omgeving en het hoofd koel houdt bij complexe logistieke processen? Dan zoeken wij jou! In deze rol werk je nauwkeurig en efficiënt en weet je hoe belangrijk het is om klanten en partners altijd professioneel te woord te staan. Jouw takenpakket als administratief bediende:  Je regelt alle importdocumenten tot in de puntjes: Douane- en importpapieren hebben geen geheimen voor jou. Dankzij jouw scherpe blik zijn onze zendingen altijd in orde.Je houdt klanten en leveranciers op de hoogte: Je bent de schakel tussen verschillende partijen en zorgt ervoor dat iedereen tijdig updates krijgt.Administratieve opvolging van dossiers: Je bewaakt de status van importdossiers en houdt alle documentatie zorgvuldig bij.Optimaliseren van processen: Samen met je collega’s werk je aan efficiënte en klantgerichte oplossingen.Oplossen van knelpunten: Je bent een troubleshooter in hart en nieren en weet uitdagingen snel en efficiënt aan te pakken.  

Vivaldis Office zoekt ....... Administratief bediende- Logistieke opvolging, aanspreekpunt aan balie/ telefoon.Waar moet je zijn? Turnhout. Specialisatie: land/tuinbouw milieumanagement Belangrijk: attest fytolicentie en/of affiniteit met agro, land- tuinbouw is een ZEER grote +Flexibel naar uren in drukke en minder drukke periodes VB. Werken van 8-17u of starten om 7u Hebben we je interesse al gewekt of heb je vragen over deze vacature? Bel/schrijf naar Evelien of Cheyenne! Als Administratieve duizendpoot ben je verantwoordelijk/ondersteunend voor de prijsaanvragen/klantencontactAls spilfiguur tussen klant, leverancier, collega's ben jij het aanspreekpunt telefonisch + balie. Administratie: Opvolgen/aanvragen attesten/vergunningen, ondersteuning facturatie, agendabeheer directie, bestelling materialen, postverdeling, offertes opmaken/opvolgen, aanmaak contracten- verkoopsdossiers, ... Logistiek- magazijnbeheer: orderproces, doet opvolging van de orderpicking en maakt logistieke documenten aan (zendnota's, pickbonnen,...) + controle van de inkomende en uitgaande goederenstromen, voorraad opvolgen, stockcontrole, ... Ondersteuning collega's mbt customer service, naservice, klachten, uitrol nieuwe productenOpvolging wetgeving/procedures/reglementering mbt milieu, gewassen, bodemOndersteuning buitendienst/vertegenwoordigers + hen administratief ontlasten

Vivaldis Office zoekt.... Logistiek administratieve duizendpoot/ customer relations  Specialisatie: Transport  Takenpakket   Customer relations, klachtenbehandeling, problem solver bij problemen. Je beheert vlot jouw klantendossiers (volledige afhandeling en opvolging)Administratie hoort er natuurlijk ook bij: administratie/logistieke dossiers samenstellen, verwerking info, mailing/telefonie, Order entry, verwerking in TAS (software pakket)Als echte problem solver kan je goed anticiperen bij onverwachte situaties + contact rederijenControleren en opvolgen van transportdocumenten , binnenkomende containers opvolgenContact met douane team + warehouse/ magazijn coördinatorNauw klantencontact

Voor een technisch bedrijf gelegen in Antwerpen (2030) zijn wij op zoek naar een Administratief Bediende. Ze zijn gespecialiseerd in het onderhouden en reinigen van tankcontainers.   Je takenpakket bestaat uit:   Het registreren van reparatie aanmeldingen en aanmaken van werkordersHet doorzenden van foto’s van eventuele schades aan containersHet inbrengen van bestekken in de computer en het doorzenden naar de klantHet registreren en verwerken van de goedkeuringenHet opvolgen van de reparatie planning in samenspraak met de werkplaats teamleaderHet up to date houden van de status van containers in alle systemenHet contacteren en opvolgen van surveys

Voor een advocatenkantoor gelegen in Berchem zijn wij op zoek naar een Juridisch bediende voor 2 dagen in de week.   Telefonische oproepen aannemenDoorverbinden naar de gevraagde gesprekspartnersKopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen, ... van documentenGegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, ...)Kleine defecten op kantoor oplossen (vb: lampen bestellen)Kantoorgerief bestellenEen gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspectenBriefwisseling registreren, sorteren, frankerenDossiers van Advocaten opvolgen Agenda beheren    

Voor een bedrijf gevestigd in 9120, Beveren📍 zijn we nog op zoek naar een administratief bediende.   Jouw Takenpakket⬇️ Opvolging mailboxen + verdeling (info + boekhouding) 📩Klachten bedrijfsafval (opzoekwerk + aanmaak correctie)Opmaak maandelijkse overzichten (gemeentelijke inzameling) 📅Overdrachten : aanmaak overeenkomst + verwerking SynergyInovim : opmaak plaatsingslijsten + controle opzeggen 🦺Goedkeuring overgewichten SynergyAanmaak overeenkomsten/aanpassingen + verwerking SynergyControle wegbonnen IntercommunalenMaandelijkse controle facturen bedrijfsafval 🗑️Opmaak maandelijkse facturen intercommunalenControle inkomende facturen van onderaannemers 🔎Verwerking SEPA-mandatenAanmaningen/Blokkeringen/Credit CollectionIndexberekening intercommunalen (semestrieel/jaarlijks)Vragen/klachten facturatie (duplicaten, creditnota’s,…) 📂

Spreek jij een goede basiskennis Frans? En heb je ervaring in administratie? Dan hebben wij een super toffe job voor jou binnen een familiale bouwbedrijf in Temse Om hun team te versterken zijn ze op zoek naar een administratief bediende.    Je hebt een diverse takenpakket:Je verwerkt en maakt offertes, contractstukken en facturen (ERP) op.Je kijkt de tekorten na en plaatst bestellingen. Je staat ook in voor het boeken van hotels en het beheren van sociale media.Ontvangen van bezoekers en verwerken van poststukken en goederen.Opvolgen van telefoons, e-mails en andere correspondentie.Je bent in contact met de klanten en leveranciers (zowel Nederlands als Frans).Je archiveert administratieve documenten en gegevens. Nog geen ervaring met bovenstaande taken? Maar ben je wel een administratieve duizendpoot? Solliciteer dan snel!

Voor een bedrijf gelegen in Kapellen zijn wij op zoek naar een administratief bediende.    Je staat dagelijks in contact met onze klanten voor alles wat betreft service en onderhoud van hun fotovoltaïsche installaties;Op dagelijkse basis check je op ons monitoringplatform de verschillende installaties op storingen en uitvallen;Je bent verantwoordelijk voor het opmaken van de korte en lange termijn plannen waarbij je onze service techniekers optimaal inzet rekening houdende met hun kennis en kunde;Je volgt de uitvoering van de service opdrachten op en waakt erover dat alle interventies terechtkomen in ons service management systeem;Indien nodig zorg je ervoor dat de juiste materialen en werkmiddelen voor handen zijn om de geplande interventie tot een goed einde te brengen;De planning houdt rekening met de afspraken die we hebben met onze klanten, de bestaande werkinstructies en veiligheidsmaatregelen;Je houdt onze klanten op de hoogte en voorziet ook in de rapportering hierover;Je werkt nauw samen met de andere afdelingen binnen het bedrijf, sales, projects en finance;Je rapporteert rechtstreeks aan de verantwoordelijke van de service-afdeling van het bedrijf.

Voor en bedrijf gelegen in Kapellen zijn wij op zoek naar een Administratief bediende.  Beantwoorden van telefoons Orders ingeven in het softwaresysteem Briljant en Exact Contact opnemen met Leveranciers om details van leveringen kort te sluiten Ingeven van aankoopfacturen Opmaken en opvolgen van offertesJe kunt grootboekreningen opmaken, proef en saldibalans;

Voor een verzekeringsbedrijf gelegen in Schilde zijn wij op zoek naar een administratief commercieel bediende.  Als spilfiguur tussen klant en bureau ben je HET aanspreekpunt en vertrouwenspersoon Je werkt offertes + polissen uit voor de klantOp termijn neem je een trekkersrol, advies functie op Klantendossiers, polissen, contracten verwerken en bijwerken alsook up to date houden Behoeften van klant analyseren en juist verzekeringsproduct aanbieden (commerciële flair!). Nauw contact met andere verzekeringsmaatschappijen, telefonie/mailing (geen particuliere klanten, enkel ondernemers- KMO) De nodige klantenbinding is belangrijk en jij zorgt ervoor dat het dossier zo snel mogelijk wordt afgehandeldDoorgroeimogelijkheden Networking en aanwezigheid op events 

Voor een verzekeringsbedrijf gelegen in Schilde zijn wij op zoek naar een administratief commercieel bediende.  Als spilfiguur tussen klant en bureau ben je HET aanspreekpunt en vertrouwenspersoon Je werkt offertes + polissen uit voor de klantOp termijn neem je een trekkersrol, advies functie op Klantendossiers, polissen, contracten verwerken en bijwerken alsook up to date houden Behoeften van klant analyseren en juist verzekeringsproduct aanbieden (commerciële flair!). Nauw contact met andere verzekeringsmaatschappijen, telefonie/mailing (geen particuliere klanten, enkel ondernemers- KMO) De nodige klantenbinding is belangrijk en jij zorgt ervoor dat het dossier zo snel mogelijk wordt afgehandeldDoorgroeimogelijkheden Networking en aanwezigheid op events 

Voor een bedrijf gevestigd in 9130, Verrebroek📍 die actief is in stellingbouw, isolatie, schilderwerken, etc.. zijn we nog op zoek naar een Administratief bediende HSEQW   Jouw takenpakket ⬇️ Je draagt bij aan een veilige en kwalitatieve werkomgevingJe biedt veelzijdige ondersteuning aan onze HSEQW-afdelingVerzamelen van informatie en opstellen van rapportagesMaken van presentatiesSamenstellen en opvolgen van ongevallendossiersOndersteunen bij de implementatie van projecten en acties

Vivaldis Office is op zoek naar een administratief medewerker, voor een bedrijf in Ranst.   Als administratief medewerker sta je in voor: bestellingen plaatsenpak- en leverbonnen opmakenfacturatie en klassementgoederenstroom opvolgen van bestelling tot leveringrechtstreeks contact houden met de klanten dossiers administratief afhandelenback-up zijn voor je collega's

Wij, Vivaldis, zoeken een administratief bediende voor een bedrijf in de tuinbouw.   In deze rol ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan administratieve taken, waaronder: HR-taken: Voorbereiden van lonen, doorgeven van prestaties en weerverlet. Je staat in nauw contact met het sociaal secretariaat.Facturatie: Koppelen van binnenkomende facturen aan projecten, controleren van facturen en nakijken van werkbonnen.Algemene administratie: Verantwoordelijkheid voor het wagenpark (verzekeringen, keuringen, onderhoud), algemene verzekeringen (arbeidsongevallen), en het bestellen van werkkledij.

Vivaldis Office zoekt ....... Kandidaat die graag bezig is met cijfers, analyse, accountancy, BOEKHOUDING EN CORRECTE ADMINISTRATIE.   Waar moet je zijn? Omgeving Beerse     Takenpakket   Geen saaie, administratieve rompslomp maar volledige focus op financiële analyses, boekhoudkundig en cijfermatig werkControle, boeken en verwerken facturen (zo correcte betalingen te realiseren VB. leveranciersboekhouding)Ondersteuning/voorbereiding voor controller/ CFO mbt jaarrekeningen, financiële administratie verzorgen + tijdige oplevering cijfers, BTW aangifte, financiële verslagenBeheer discrepanties/ vragen mbt facturen + status van betalingenDataverzameling + meedenken aan digitalisering + assisteren bij audits en verwerking in ERPAlgemene administratie mbt het financiële verwerkingsproces