Jobs

De afdeling Back Office maakt deel uit van de afdeling Finance. De Back Office-medewerkers behandelen bijstands- en/of verzekeringsdossiers voor zowel B2C- als B2B-klanten. In samenwerking met een team van ervaren collega's en met de steun van je leidinggevenden zal de nieuwe collega voornamelijk verantwoordelijk zijn voor de volgende taken: Na een grondige opleiding beheer en controleer je medische en technische dossiers die in de bijstandscentrale (België & buitenland) worden aangemaakt. Je behandelt inkomende dossiers via e-mail en telefoon, die automatisch naar de afdelingagenda's worden gestuurd, en controleert of de gevraagde diensten voldoen aan de contractvoorwaarden. Je analyseert en valideert dossiers bij afwijkingen, en stelt facturen op voor B2C- en B2B-klanten, buitenlandse correspondenten en partnerclubs. Je voert terugbetalingen uit of stuurt weigeringen naar klanten en zorgt voor de follow-up (contact met klanten). Je onderhoudt het contact met klanten en beantwoordt hun vragen per e-mail, brief en telefoon. Wij verwachten van jou: Onafhankelijk en proactief dossierbeheer: Initiatief nemen, afwijkingen opsporen en communiceren met de juiste afdelingen.Probleemoplossend vermogen: Oorzaken identificeren en samen met betrokken afdelingen oplossingen vinden.Analytisch inzicht: In staat zijn om de nuances van elke situatie te begrijpen en de juiste informatie te verzamelen om beslissingen binnen de gestelde tijd te nemen.  

Secrétaire de direction bilingue(h-f-x) Nous recherchons un(e) Secrétaire de direction bilingue(Français/Néerlandais), disposant d'une expérience significative (minimum 3 ans) dans un poste similaire. Ce poste à responsabilités est essentiel au bon fonctionnement de la direction et à la gestion administrative globale de la société. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction et aurez la supervision d'une petite équipe composée de deux autres secrétaires. Assistance de direction : Gérer l’agenda et coordonner les rendez-vous, réunions, et déplacements.Préparer, traiter et suivre la correspondance (emails, courriers) en français et en néerlandais.La rédaction régulière de lettres, rapports et documents en deux langues sera une tâche clé.Organiser les réunions (préparation des dossiers, prise de notes et rédaction de comptes rendus).Assurer un rôle d'interface entre la direction et les différents départements, ainsi qu'avec les clients et partenaires externes. Gestion d'équipe : Encadrer et coordonner les activités de deux secrétaires, veiller au respect des délais et à l’efficacité des opérations administratives.Veiller à la répartition optimale des tâches au sein de l’équipe et à la bonne collaboration entre les membres.Garantir une fluidité dans le flux d’informations et la gestion des priorités. Tâches administratives diverses : Effectuer un large éventail de tâches administratives quotidiennes, notamment la gestion des appels téléphoniques, le filtrage et la transmission des informations importantes.Vous serez responsable de l'encodage et de l'archivage de documents administratifs, contrats, et dossiers confidentiels, ainsi que de la mise à jour rigoureuse des bases de données internes.Une partie importante du poste consistera à gérer les courriers facturation et autres tâches administratives courantes, nécessitant une organisation impeccable et un suivi rigoureux.Vous devrez jongler avec une grande diversité de dossiers, en assurant à la fois la qualité et le respect des délais.  

Vivaldis Office zoekt ....... Office assistant- ondersteuning admin/HR/finance (parttime)   Waar moet je zijn? Ravels Specialisatie: Technische omgeving, metaal   Takenpakket Ondersteuning managementKlantencontact (onthaal, telefonie, mail)Ondersteuning HR/Personeelsbeheer: Nakijken gepresteerde uren personeel opvolgen, verlof/tijdsregistratie, ziekteverzuim, loonadministratie, verzekeringen, medische keuringen, opleidingen, ...Ondersteuning algemene admin/finance en facturatie VB. offertes, aanmaningen, betalingen opvolgen, ...PostverdelingOpvolging voorraad/stock + contact leveranciers mbt bestellingen, materialenRapporteren, vergaderzalen klaarzetten, meetings bijwonen + verslagen opmaken    

Vivaldis Office is op zoek naar een Administratieve duizendpoot/Management Assistant/aanspreekpunt en verantwoordelijke afleveringen.  Waar kom je terecht?Bij een garage met een familiale sfeer, te Hoogstraten.Deeltijdse tewerkstelling: 25u- 28u (uren/ werkrooster onderling bespreekbaar)Je zal instaan voor volgende taken:Als spilfiguur tussen klant, bureau en werkplaats sta je in voor de administratieve ondersteuning van de collega's + afleveringOnthaal + aanspreekpunt van de klant mbt correcte en zorgeloze afleveringen wagensAgendabeheer + planning afhalingen (nieuwe en tweedehandswagens)Opbellen van klanten na levering (klanttevredenheid, klantenbinding)  Administratieve afhandeling (papieren doorsturen, vragen beantwoorden, klanten dossiers en onderhoudscontracten aanmaken, bestellingen zowel voor kantoor als materialen voor werkhuis, opzoeken artikelnummers mbt accessoires, opmaak lever-bestelbonnen + verwerking, postverdeling...)Foto’s maken van tweedehandswagens + beheer website en social mediaOrganisatie keuringenAansturen werkhuis mbt nazicht en schoonmaak/reiniging wagens + opmaak/verwerking werkordersAuto's afleveren en je zorgt ervoor dat de klant perfect wordt geïnformeerd en dus met een tevreden gevoel zijn wagen in ontvangst neemt.   Ondersteuning aftersales  

Voor een van onze klanten actief in beroepsvereniging voor kinesitherapeuten in België, zijn wij op zoek naar een management assistent. Als management assistent ondersteun je de voorzitter en fungeer je als intern en extern aanspreekpunt. Je ben de administratieve spil tussen de organisatie en stakeholders, wat cruciaal is voor het creëren van een positieve indruk. Je werk zowel op het kantoor in Linkeroever als thuis, met maandelijkse verplaatsingen naar de kantoren in Zaventem.   Jouw taken: Beheer van zowel de mailboxen als de agenda’s van de voorzitter en jezelfOndersteuning en opstellen van beleidsdocumenten, dossiers, rapporten & presentatiesCoördineren van interne en externe communicatieVerwerken van administratieve taken en beheer van online klassementContact leggen & onderhouden met onze stakeholders  

Vivaldis Office is op zoek naar MANAGEMENT ASSISTANT! Waar kom je terecht?📍 Een bouwbedrijf te Herentals Als rechterhand van de CEO ziet je dag er als volgt uit: Je beheert de agenda van de CEO, inclusief het inplannen van afspraken, vergaderingen,..Je zorgt voor een efficiënte indeling van de CEO en houd rekening met deadlines en prioriteitenBeheer en filter van inkomende communicatie, e-mails, telefoongesprekken en post voor de CEOJe beheert vertrouwelijke documenten, dossiers en correspondentie en zorgt voor de nauwkeurige archivering van belangrijke informatieJe neemt nauwkeurige notities tijdens vergaderingen, besprekingen van bouwbijeenkomstenOrganiseer en faciliteer vergaderingen, conferenties en evenementen waarbij de CEO betrokken isOndersteun de CEO bij specifieke projecten en initiatieven. Coördineer projecttaken, houd deadlines in de gaten en communiceer de voortgang aan alle betrokken partijen

Voor een bedrijf te Kampenhout, actief binnen de isolatiesector, zijn we op zoek naar een creatieve en nauwkeurige deeltijdse Management Assistent.   Wat wordt er van jou verwacht?   Je biedt administratieve ondersteuning bij de grotere projecten van het bedrijf, telefonische oproepen beantwoorden, werkbonnen van de dag voordien opvolgen, verzamelen van de leverbonnen, werven aangeven in GeoDynamics, inspectieverslag, isolatieplannen, overzicht met woningen per wijk, binnenkomende facturen nakijken en opvolgen, aanvragers van offertes opbellen, ...Je werkt mee aan de marketing en communicatie strategie van het bedrijf, beheer sociale media, advertenties/ posts maken, website updaten, reviews bekijken en antwoorden, aanvragen voor sponsoring aanvragen, opvolgen en beantwoorden, bestickering vrachtwagens, banners, ...Je biedt ondersteuning aan de afdeling boekhouding en personeelszaken, magazijnfacturen schrijven en betaling ontvangen, aanvragen bij Algemene Borgstellingskas, werkbonnen opmaken en printen, RSZ meldingen, administratie BCCA voor spouwmuurisolatie, stockbeheer, ...Algemene taken zoals frigo aanvullen, vaatwas leegmaken, bestelling kantoormateriaalMeehelpen bij de organisatie van Pasen, Sinterklaas, Eindejaar, drinks, ...

Vivaldis Office zoekt ....... Administratief bediende / Management assistant   Waar moet je zijn? Lille (Poederlee) Specialisatie: Productie omgeving, opslag/logistiek, voeding/agro Belangrijk: Opstart voorzien vanaf januari, maar je bent voordien al enkele dagen beschikbaar voor opleiding. Flexibel naar verlofregeling. (= kleine firma, dus moeilijk om rond de kerstperiode of Pasen verlof te nemen)   Takenpakket Met een lach op je gezicht ben je het aanspreekpunt voor chauffeurs/ leveranciers, bezoekersMailing, telefonieLogistieke admin: Inschrijving/beheer binnenkomende en uitgaande goederen/leeggoed, afleveringsbonnen opmakenOpmaak aankooporders, opmaak en controle facturen + inboeken, postverdeling, kantoorbestellingen, betalingen opvolgen, ...    

Voor een bedrijf te Zaventem, actief binnen de bouwsector, zijn we op zoek naar een gedreven en punctuele Managementassistent.   Wat wordt er van jou verwacht?   Je bent de rechterhand van de directeur, je plant zijn afspraken in, beheert zijn agenda, je helpt bij beslagleggingen, regelt de nodige zaken voor deelname aan beurzen, ...Je bent steeds een stapje voor bij het beheren van de workflow van de directeur, je anticipeert op behoeften en taken van de directeur, idealiter nog voor de vraag gesteld wordtEen deel van je taken zijn administratief maar er komt ook een gedeelte HR aan te pasBen je financieel onderlegd? Geweldig! Dan zal er ook een deel financiële administratie bij komen kijken

Vivaldis Office is op zoek naar een management assistant voor onze klant in Tessenderlo. Onze klant is gespecialiseerd in kleding. Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch bereiken op 011 94 81 56.   Jouw takenpakket als management assistant bestaat uit: Je ondersteunt de CEO bij diverse administratieve en organisatorische taken;Je organiseert teamvergaderingen en maakt notities van de besproken punten;Je volgt acties en agendapunten uit de vergaderingen op;Je zorgt ervoor dat de interne ISO-certificering steeds up-to-date blijft;Je bent het eerste aanspreekpunt voor administratieve vragen en taken;Je beheert inkomende en uitgaande communicatie;Je ondersteunt bij kostenbeheersing, budgetbewaking en cashplanning;Je beheert de verzekeringsportefeuille van het bedrijf;Je coördineert het onboardingproces van nieuwe medewerkers.

Vivaldis Office zoekt ....... Office assistant- ondersteuning productieplanning/logistiek proces   Waar moet je zijn? Arendonk Specialisatie: Productie omgeving, opslag/logistiek   Takenpakket Ondersteuning productieplanningLogistieke admin: CMR's, rittenbladen, vrachtbrievenPersoneelsbeheer: Nakijken gepresteerde uren personeel opvolgen, verlof/tijdsregistratie, ziekteverzuim, ondersteuning en problem solver bij laattijdige levering, onvolledige bestellingen, ...Ondersteuning algemene admin en facturatieOrder entry, beheer klantendossiers    

Op zoek naar een veelzijdige functie? Dit is misschien iets voor jou!   Voor een engineering bedrijf in HALLE, zijn we op zoek naar een Office Assistant NL-FR om het team te versterken in 1052 Halle.   Ontdek een typische werkdag als Office Manager: Je beheert de planningen van onze arbeiders en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.Je levert het ERP-pakket aan de arbeiders zodat ze hun werk efficiënt kunnen uitvoeren.Je houdt toezicht op afwezigheden en aanwezigheid en zorgt voor de correcte invulling van de timesheets.Je bent het eerste aanspreekpunt aan de receptie, waar je klanten verwelkomt en verder helpt.Je hebt ook wat beweging: je regelt catering, brengt en haalt pakketten op (met een bedrijfswagen ter beschikking).Je maakt de vergaderzalen klaar voor zowel interne als externe evenementen.  

Vivaldis Office is op zoek naar een..... SENIOR DOSSIERBEHEERDER!   📍Waar kom je terecht? LierBoekhoudkantoor 🗒 Hoe ziet jouw dag eruit als boekhouder? Als ervaren dossierbeheerder beheer je volledig zelfstandig een gevarieerde klantenportefeuille.Je bent volledig verantwoordelijk voor het boekhoudkundige en fiscale beheer van diverse vennootschappen en eenmanszaken uit verschillende sectoren.Je ondersteunt je klanten bij het inrichten, voeren en optimaliseren van hun boekhouding.Je bent hierbij eveneens verantwoordelijk voor het opstellen van (tussentijdse) financiële rapporten en het indienen van fiscale aangiften.Hierbij krijg je ondersteuning van een medewerker die instaat voor het verwerken van de boekhoudkundige gegevens.   Je volgt de volledige boekhouding op van diverse vennootschappen en eenmanszakenJe zal aankopen en verkopen boeken, bank en kas opvolgen, ... Je bent verantwoordelijk voor het opmaken en tijdig verzenden van onder andere BTW-aangiftes, aangiftes zowel op gebied van personen- als van vennootschapsbelasting.Je werkt proactief en creatief samen met de klant, voert de nodige besprekingen en je geeft hierbij financieel, fiscaal en juridisch adviesJe bent steeds goed op de hoogte van de fiscale actualiteit en regels.

Voor een bedrijf, gespecialiseerd in boekhouding, organisatie en fiscaliteit. Zijn wij op zoek naar een dossierbeheerder van a-z of a-y: Je zal klantendossiers opvolgen en afsluitenJe kan een collega (Junior profiel) mee aansturenje verzorgt de input van boekhoudstukken Je bent verantwoordelijk voor de BTW aangiftesJij doet de voorbereiding van de fiscale aangifteBerekenen van vennootschapsbelastingInvullen van personenbelastingStatutaire verplichtingen Advies verlenen aan klanten Belastingscontrole en audits neem je voor jouw rekening 

Voor onze klant, een ambitieus en ondernemend accountantskantoor met vele toekomstperspectieven, gevestigd te Lier zijn wij op zoek naar een dossierbeheerder. Je staat in voor:​ Het verwerken van gegevens eigen aan de klantHet verstrekken van 1e lijn advies op boekhoudkundig en fiscaal gebiedHet zelfstandig opvolgen van het klanten dossier van A-Z

Vivaldis Office is op zoek naar een administratief bediende voor een garage in Lier!We zoeken hiervoor iemand met technische kennis van wagens. Je zal voornamelijk instaan voor volgende taken: Afhandelen van garantie aanvragenOnderhoudscontracten opstellenVerzekeringsdossiers opvolgenAlgemene administratieve taken

Vivaldis Office is op zoek naar een administratief medewerker, voor een bedrijf in Ranst.   Als administratief medewerker sta je in voor: bestellingen plaatsenpak- en leverbonnen opmakenfacturatie en klassementgoederenstroom opvolgen van bestelling tot leveringrechtstreeks contact houden met de klanten dossiers administratief afhandelenback-up zijn voor je collega's

Ben jij een administratieve duizendpoot met een passie voor de logistieke sector en liefde voor groenten en fruit? Heb jij ervaring met administratie rond aan- en verkopen en beheers je de Nederlandse, Franse en Engelse taal goed? Dan hebben wij de perfecte uitdaging voor jou! Voor onze groente- en fruithandel, zijn wij op zoek naar een gemotiveerde Allround Administratief Bediende voor een voltijdse betrekking.   Als onze ideale kandidaat ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan administratieve taken. Je draagt bij aan de vlotte werking van onze aan- en verkoopafdeling en zorgt voor een efficiënte documentstroom.

Vivaldis Office is op zoek naar een een dossierbeheerder! 📍Waar kom je terecht? NijlenSector: Accountancy 🗒️ Hoe ziet jouw dag eruit als Accountant? Het aanspreekpunt van je klanten voor al hun vragen ivm hun bedrijfVerwerking en opvolging klantdossiers op gebied van financieel beheerMaand- en jaarafsluitingen van verschillende vennootschappenRapporteringen en jaarrekeningen opstellenBTW aangiftes, personenbelasting en vennootschapsbelastingEventueel nog andere boekhoudkundige activiteiten

Voor een boekhoudkantoor gelegen in Kontich zijn wij op zoek naar een Dossierbeheerder.  zelfstandig, kwalitatieve verwerking van digitale cijfers (nazicht OCR scanning, verwerking van aankoop- en verkoopfacturen/ financiële documenten in software) en dit van een zeer breed klantenbestand, allen KMO’s;opvolging van administratieve processen gelinkt aan deze dossiers en bijdragen tot het optimaliseren van digitale processen;waarborgen van een kwalitatieve dienstverlening en klantentevredenheid door een proactieve en efficiënte verwerking van de accountancydossiers;bijdragen tot een vlotte teamwerking waarbij men ieders sterkte in het team kan benutten en doelstellingen kan bereiken.