Jobs

Voor een bedrijvencentrum in Kampenhout zijn we op zoek naar een Management Assistent. Het is een bedrijvencentrum waar meerdere bedrijven zijn gevestigd van finance en pharma tot de eventsector. Deze verschillende bedrijven worden deels of volledig ondersteund door het administratieteam op vlak van administratie en boekhouding.   Als Management Assistant vervul je een veelzijdige functie: Boekhouding: Opstellen van verkoopfacturen, ingeven van aankoopfacturen, betalingen, archiveren en klassement, ondernemingsadministratieHR: Hierbij beheer je zowel het administratief als het boekhoudingsniveau:Payroll en employee benefitsVoorstellen en contracten opmaken, in dienst en uit dienstAanspreekpunt personeelHR policy, bv. structureel telewerk, welzijnsbeleidRekrutering ondersteunenSales support: project en budget opvolgingAssistent(e) van de directie: Afspraken inplannen en mailbox

Voor een bedrijf te Zaventem, actief binnen de bouwsector, zijn we op zoek naar een gedreven en discrete Managementassistent met HR-ervaring.   Functieomschrijving: Je beheert de agenda, volgt zijn afspraken, deadlines en prioriteiten op.Je ondersteunt de projecten en innovatieprocessen.Je regelt de nodige zaken voor deelname aan beurzen en evenementen.Het voorbereiden, bijwonen en notuleren van vergaderingen.HR-ondersteuning: het beheren van opleidingen, contact onderhouden met het sociaal secretariaat en de personeelsadministratie.Het opstellen van brieven, e-mails, presentaties en beleidsdocumenten.Het mede organiseren van personeelsactiviteiten in samenwerking met de administratie.In drukke periodes ben je flexibel en spring je bij in de administratieve taken.  

Ben jij een administratieve duizendpoot? Ben je organisatorisch enorm sterk? Kunnen de collega’s altijd op jou rekenen? 3x Ja? Dan ben jij de persoon waar wij naar op zoek zijn! Voor een expert in het adviseren rond digitale transformaties te Leuven zijn wij op zoek naar een Management Assistant.   Jouw gevarieerd takenpakket ziet er zo uit: Opstellen van verkoopfacturenInboeken van facturenVoorbereiding van de boekhoudingAlgemene administratie: afspraken inplannen, beheren van de mailbox, archiveren en klassement.Je staat eveneens in voor de ondersteuning rond rekrutering voorstellen uitwerken en contracten opmaken.Je bent het aanspreekpunt voor werknemers: HR policy, structureel telewerk en welzijnsbeleid.Opvolging en budgetbeheer van onze projecten.Payroll en employee benefits.

Voor een bedrijf gelegen in Puurs zijn wij op zoek naar een Management Assistent.   Bediende boekhouding / management assistent   Receptie: o Aannemen van de telefoon o Ontvangst en assisteren van bezoek o Bestellen broodjes   Assisteren van directie o Beheer van de post o Manus van alles voor de directie en binnendienst o Kwaliteitscontrole & Procesverbetering   Medeverantwoordelijk voor de correcte uitvoer van de financiële administratie o Controle en invoer van aankoopfacturen in de financiële administratie o Controle en invoer van verkoopfacturen in de financiële administratie o Debiteurenbeheer o Bijhouden van kostenspecificaties o Invoer van betalingsvoorstellen o Beheer van kantoormaterialen o Verzorgen rapportages o Kwaliteitscontrole & Procesverbetering   Assisteren bij verschillende administratieve taken o Maken van productspecificaties o Opvragen en bijhouden van productspecificaties

Voor een klant gelegen in Antwerpen zijn we op zoek naar een administratief assistent(e).   Jouw takenpakket: Hou je van afwisseling? Dan is dit de perfecte job voor jou!De bandencentrale wordt jouw vaste werkplek.Stel prijsoffertes op en bespreek deze met de klant.Zorg voor correcte en tijdige facturatie.Plaats bestellingen en zorg voor accurate administratie in het centrale systeem.Maak deel uit van een hecht team in het service center.Werk nauw samen met de filiaalleider en de bandenmonteurs.Rapporteer aan de filiaalleider.Ervaar trots en voldoening door elke klant, samen met je collega’s, weer vlot en veilig op weg te helpen.

Vivaldis Office zoekt ....... Administratief bediende / Management assistant Belangrijk: (Parttime +/- 24u, flexibel naar fulltime bij ziekte/verlof collega's)    Waar moet je zijn? Lille (Poederlee) Specialisatie: Productie omgeving, opslag/logistiek, voeding/agro   Flexibel naar verlofregeling. (= kleine firma, dus moeilijk om rond de kerstperiode of Pasen verlof te nemen)   Takenpakket Met een lach op je gezicht ben je het aanspreekpunt voor chauffeurs/ leveranciers, bezoekersMailing, telefonieLogistieke admin: Inschrijving/beheer binnenkomende en uitgaande goederen/leeggoed, afleveringsbonnen opmakenOpmaak aankooporders, opmaak en controle facturen + inboeken, postverdeling, kantoorbestellingen, betalingen opvolgen, ...    

Vivaldis Office Geel zoekt ..... DIRECTIE-ASSISTENT!   Waar moet je zijn? GeelBouwbedrijf Wat moet je doen? Je wordt de rechterhand van van de COOOntvangen van bezoekers en klantenOndersteuning dagelijkse werkorganisatieAdministratieve taken gerelateerd aan bouwen en verbouwen van woningenOrganiseren van vergaderingen en bijeenkomsten tussen het managementBeheer agenda's, mailboxen, ... Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch of via mail bereiken op 014 14 10 84 of geel@vivaldisoffice .be

Vivaldis Office zoekt ....... Office assistant- ondersteuning productieplanning/logistiek proces   Waar moet je zijn? Arendonk Specialisatie: Productie omgeving, opslag/logistiekLet op: schommeling in drukke en rustige periodes!    Takenpakket Ondersteuning productieplanningLogistieke admin: CMR's, rittenbladen, vrachtbrievenPersoneelsbeheer: Nakijken gepresteerde uren personeel opvolgen, verlof/tijdsregistratie, ziekteverzuim, ondersteuning en problem solver bij laattijdige levering, onvolledige bestellingen, ...Ondersteuning algemene admin en facturatieOrder entry, beheer klantendossiers    

Vivaldis Office zoekt ....... Supply chain/ productieplanner Waar moet je zijn? Hoogstraten Specialisatie: Productie omgeving, opslag/logistiek Let op: schommeling in drukke en rustige periodes!    Takenpakket Ondersteuning aankoop mbt bestellingen van grondstoffen + controle levering en eventueel bijsturenPersoneelsbeheer: Nakijken gepresteerde uren personeel opvolgen, verlof/tijdsregistratie, ziekteverzuim, ondersteuning en problem solver bij laattijdige levering, onvolledige bestellingen, ...Planning productie + machines en planning hierop eventueel bijsturenOrdermanagement + verwerking in ERPInterne klachtenbeheer    

Ter versterking van ons team zoeken we een environment, health en safety manager assistant Jouw rol:   Samen met EHS manager de strategie en het beleid toepassen op het vlak van Veiligheid, gezondheid en Milieu. Hierbij wordt gesteund op geldende wetgeving en Corporate richtlijnen  Omzetten van dit beleid in procedures en instructies om deze via de hiërarchische lijn te implementeren.Uitwerken van heldere trainingsdocumentatie en organiseren van opleiding.Uitvoeren van risico analyses, incidentonderzoeken & linewalks.Administratieve ondersteuning voor EHS & rapportering aan EHS manager.

Rejoignez une entreprise de renom dans le secteur textile à Mouscron ! Vous souhaitez intégrer une entreprise dynamique et internationale, et participer activement au développement commercial d’une marque célèbre dans le secteur du textile ?   Nous recherchons une Employée Commerciale / Assistante de Direction pour rejoindre notre équipe et contribuer à la croissance de notre société.   Vos missions :   Gestion de la relation client : Répondre aux demandes de nos clients internationaux par email et téléphone, avec professionnalisme et réactivité.Gestion des commandes : Imputer les commandes dans notre ERP avec précision et suivre leur traitement jusqu’à la livraison.Suivi des délais de livraison : Confirmer les délais de livraison auprès des clients et veiller à leur respect.Gestion administrative : Envoyer les factures aux clients dans les délais impartis.Assistance à la direction commerciale : Apporter un soutien au responsable commercial dans ses diverses missions quotidiennes et participer à la gestion des projets commerciaux.

Wat houdt de functie in?Deze zeer hands-on functie omvat een reeks uiteenlopende taken die rond enkele hoofdpijlers draaien:Telefonische en fysieke ontvangst van bezoekersAdministratieve ondersteuning: Verwerking van inkomende en uitgaande fysieke en elektronische postBeheer van de mailbox accounting; verzending van facturen naar het boekhoudsysteemOndersteuning bij de organisatie van vergaderingen: reserveren van zalen, bestellen van cateringdiensten, enz.Ad-hoc ondersteuning voor verschillende teams (member affairs, communicatie, technische adviseurs)Logistieke ondersteuning: Inventaris en aanvulling van kantoorbenodigdhedenControle van kantoorfaciliteiten: koffiemachines, kopieerapparaten, conferentiesystemen; beheer en opvolging van technische interventies indien nodigAanvulling van de koelkasten, legen van de vaatwasserVoorbereiding en opruimen van vergaderruimtesInstructies geven aan onderhoudsteams voor schoonmaak, alarmsysteem, tuinonderhoud, beveiliging, enz. 

Vivaldis Office is op zoek naar een dossierbeheerder voor een boekhoudkantoor te Keerbergen.Je takenpakket ziet er als volgt uit: In een eerste fase (bij opstart) : inboeken van aan-en verkoopfacturen , boeken van de financiële verrichtingen ( onder begeleiding van een dossierbeheerder)Tweede fase (na enkele maanden inlopen) : helpen bij het voorbereiden van rapporten tussentijds en jaarrapporten; het opstellen en indienen van BTW-aangiftenDerde fase : overstap naar junior dossierbeheerder . Taken bovenop deze van voorgaande fases : voorbereiding aangiften in de personen- en vennootschapsbelasting.Laatste fase ( mits constante bijscholing ) : senior dossierbeheerder met rechtstreeks contact met de klant. Bijkomende taken : financiële planning en budgetten , oprichting vennootschappen, e.d.

Wil jij deel uitmaken van een dynamisch en vooruitstrevend kantoor dat zich richt op juridische diensten? Bij ons Notariskantoor in het hart van Vilvoorde bieden wij een stimulerende werkomgeving, waar teamwork en klantgerichtheid centraal staan.   Als Dossierbeheerder ben jij de verantwoordelijke voor courante dossiers en krijg je de kans om te werken in een efficiënt en goed uitgerust kantoor.   Jouw taken omvatten:   Zelfstandig dossierbeheer: Beheer courante dossiers inclusief verkopen, kredieten, schenkingen en huwelijkscontracten.Formaliteiten: Zorg ervoor dat alle formaliteiten voor en na het verlijden van de akte correct worden vervuld.Vertrouwenspersoon: Fungeer als vertrouwenspersoon voor alle betrokken partijen, naast de notaris.Complexere dossiers: Krijg de kans om je expertise uit te breiden naar complexere dossiers (vereffening-verdeling, successieplanning).Verbetering dienstverlening: Speel een actieve rol in het opstellen en beheren van uniforme akte-modellen samen met de juristen.

Zet jij de puntjes op de 'i'?Al een eerste ervaring opgedaan?Vertrouwd met verzekeringen?Dan ben jij de persoon die we zoeken!Voor een verzekeringskantoor in het Leuvense zijn we op zoek naar een dossierbeheerder. Ontdek hier jouw verantwoordelijkheden: Je ondersteunt jouw commerciële collega's door verzekeringen optimaal in te zetten.Als dossierbeheerder krijg je verzekeringsdossiers toegewezen die je zelf beheert.Je werkt dagelijks met IT-systemen zoals MS Office.Verder ga je georganiseerd en nauwkeurig te werk zodat je niets over het hoofd ziet.

Gestionnaire de Sinistres Auto – Secteur de la Mobilité 🚗📑 Vous avez un œil aiguisé pour l’analyse et la gestion des sinistres ? Vous souhaitez évoluer dans un environnement structuré où votre expertise fait la différence ? Pour l’un de nos clients actif dans le secteur de la mobilité, nous recherchons un Gestionnaire de Sinistres Auto pour renforcer son équipe. Votre mission En tant que Gestionnaire de Sinistres Auto, vous êtes en charge de l’analyse et du suivi des dossiers liés aux sinistres des véhicules en leasing. Vos responsabilités incluent : 🔎 Analyse des sinistres : réception et vérification des déclarations de sinistres, analyse des dégâts et des éventuelles contestations. 📄 Gestion administrative : compilation des documents nécessaires et transmission des dossiers aux assureurs pour validation des remboursements. 💬 Coordination et communication : interaction avec les clients, garages, experts en assurance et autres parties prenantes pour assurer un traitement fluide des dossiers. ⚖️ Évaluation des franchises : application des règles de remboursement et des conditions contractuelles en fonction du type de contrat du client.

Onze klant, een toonaangevend bedrijf in de live entertainment en productie-industrie, gespecialiseerd in videoapparatuur en technisch projectmanagement voor grootschalige evenementen en theaterproducties wereldwijd. Ter ondersteuning van hun team van projectmanagers zijn ze op zoek naar een gedreven Administratief Bediende die helpt bij uiteenlopende administratieve taken. Als Administratief Bediende ben je verantwoordelijk voor verschillende ondersteunende administratieve taken, waaronder:   Aanmaken van aankooporders, facturen en activa in onze ERP-tool.Verwerken van zendingen en pakketten via koeriersdiensten zoals FedEx.Zorgen voor een tijdige en efficiënte afhandeling van bestelling en apparatuur voor projecten.Ondersteunen van projectmanagers, zodat zij zich kunnen concentreren op hun technische taken.Actief deelnemen aan training en leren werken met nieuwe systemen en tools.Je helpt af en toe actief mee in ons magazijn, goederen scannen, een bestelwagen inladen,...

Voor onze klant in Mechelen, zijn we op zoek naar een dossierbeerder carrosserie.    Als dossierbeheerder ben je de spilfiguur in de contacten tussen de klanten en de werkplaats carrosserie. Je vertaalt moeiteloos de vragen en opdrachten van klanten naar werkorder en atelier. Je staat in voor alle administratieve opvolging en je zorgt ervoor dat alle dossiers up to date zijn. Je overlegt rechtstreeks met de vestigingsdirecteur en de werkplaatsleider.   Een greep uit het takenpakket:  onthaal van klanten aan de receptieopstellen van dossiers met de nodige documentatie en foto's incorrect afhandelen van de administratie per dossierbeheren van planning van vervangwagensopmaken van offertes en bestekkenbestellen van onderdelen voor wagens in samenspraak met de werkplaatsverantwoordeijkefacturatie van de afgehandelde dossiers

Heb jij oog voor detail? Excellente communicatieve vaardigheden? En al enkele jaren ervaring als dossierbeheerder?   Voor een accountants- en belastingen kantoor te Rotselaar zijn we op zoek naar een dossierbeheerder. Het is een kantoor dat meedenkt met groeiende kmo’s. Ze tekenen de financiële plannen uit volgens de noden van de klant.   Je krijgt een eigen dossierpakket. Na een inwerkperiode kan je alle aspecten van algemene en analytische boekhouding tot het fiscale aspect opnemen.   Je zal onder andere verantwoordelijk zijn voor volgende taken: Maand, periodieke en jaarafsluitingen.Voorbereiden en invullen van fiscale aangiftenHet opmaken en indienen van BTW-aangiften en IC-listing.Tussentijdse balansen en jaarrekeningen opstellen.Regelmatig klantencontact en hulp bieden bij vragen.Dossiers bespreken met klanten.Aangifte vennootschaps- en personenbelasting.... 

Voor onze klant te Grimbergen zijn wij op zoek naar een administratieve duizendpoot/operations assistant met een passie voor administratie en logistiek. Je ondersteunt de Site Manager bij het onderhouden van de dagelijkse logistieke en administratieve taken.Je staat in voor het onthaal van de klanten en transporteurs. Je bent het eerste aanspreekpunt!Je maakt de nodige documenten op voor de chauffeurs.Je zal instaan voor het onthaal van de bezoekers.Communicatie tussen klanten en leveranciers.