Jobs

Secrétaire de direction bilingue(h-f-x) Nous recherchons un(e) Secrétaire de direction bilingue(Français/Néerlandais), disposant d'une expérience significative (minimum 3 ans) dans un poste similaire. Ce poste à responsabilités est essentiel au bon fonctionnement de la direction et à la gestion administrative globale de la société. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction et aurez la supervision d'une petite équipe composée de deux autres secrétaires. Assistance de direction : Gérer l’agenda et coordonner les rendez-vous, réunions, et déplacements.Préparer, traiter et suivre la correspondance (emails, courriers) en français et en néerlandais.La rédaction régulière de lettres, rapports et documents en deux langues sera une tâche clé.Organiser les réunions (préparation des dossiers, prise de notes et rédaction de comptes rendus).Assurer un rôle d'interface entre la direction et les différents départements, ainsi qu'avec les clients et partenaires externes. Gestion d'équipe : Encadrer et coordonner les activités de deux secrétaires, veiller au respect des délais et à l’efficacité des opérations administratives.Veiller à la répartition optimale des tâches au sein de l’équipe et à la bonne collaboration entre les membres.Garantir une fluidité dans le flux d’informations et la gestion des priorités. Tâches administratives diverses : Effectuer un large éventail de tâches administratives quotidiennes, notamment la gestion des appels téléphoniques, le filtrage et la transmission des informations importantes.Vous serez responsable de l'encodage et de l'archivage de documents administratifs, contrats, et dossiers confidentiels, ainsi que de la mise à jour rigoureuse des bases de données internes.Une partie importante du poste consistera à gérer les courriers facturation et autres tâches administratives courantes, nécessitant une organisation impeccable et un suivi rigoureux.Vous devrez jongler avec une grande diversité de dossiers, en assurant à la fois la qualité et le respect des délais.  

Vivaldis Office is op zoek naar een Administratieve duizendpoot/Management Assistant/aanspreekpunt en verantwoordelijke afleveringen.  Waar kom je terecht?Bij een garage met een familiale sfeer, te Hoogstraten.Deeltijdse tewerkstelling: 25u- 28u (uren/ werkrooster onderling bespreekbaar)Je zal instaan voor volgende taken:Als spilfiguur tussen klant, bureau en werkplaats sta je in voor de administratieve ondersteuning van de collega's + afleveringOnthaal + aanspreekpunt van de klant mbt correcte en zorgeloze afleveringen wagensAgendabeheer + planning afhalingen (nieuwe en tweedehandswagens)Opbellen van klanten na levering (klanttevredenheid, klantenbinding)  Administratieve afhandeling (papieren doorsturen, vragen beantwoorden, klanten dossiers en onderhoudscontracten aanmaken, bestellingen zowel voor kantoor als materialen voor werkhuis, opzoeken artikelnummers mbt accessoires, opmaak lever-bestelbonnen + verwerking, postverdeling...)Foto’s maken van tweedehandswagens + beheer website en social mediaOrganisatie keuringenAansturen werkhuis mbt nazicht en schoonmaak/reiniging wagens + opmaak/verwerking werkordersAuto's afleveren en je zorgt ervoor dat de klant perfect wordt geïnformeerd en dus met een tevreden gevoel zijn wagen in ontvangst neemt.   Ondersteuning aftersales  

Op zoek naar een veelzijdige functie? Dit is misschien iets voor jou!   Voor een engineering bedrijf in HALLE, zijn we op zoek naar een Office Assistant NL-FR om het team te versterken in 1052 Halle.   Ontdek een typische werkdag als Office Manager: Je beheert de planningen van onze arbeiders en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.Je levert het ERP-pakket aan de arbeiders zodat ze hun werk efficiënt kunnen uitvoeren.Je houdt toezicht op afwezigheden en aanwezigheid en zorgt voor de correcte invulling van de timesheets.Je bent het eerste aanspreekpunt aan de receptie, waar je klanten verwelkomt en verder helpt.Je hebt ook wat beweging: je regelt catering, brengt en haalt pakketten op (met een bedrijfswagen ter beschikking).Je maakt de vergaderzalen klaar voor zowel interne als externe evenementen.  

Voor een van onze klanten actief in beroepsvereniging voor kinesitherapeuten in België, zijn wij op zoek naar een management assistent. Als management assistent ondersteun je de voorzitter en fungeer je als intern en extern aanspreekpunt. Je ben de administratieve spil tussen de organisatie en stakeholders, wat cruciaal is voor het creëren van een positieve indruk. Je werk zowel op het kantoor in Linkeroever als thuis, met maandelijkse verplaatsingen naar de kantoren in Zaventem.   Jouw taken: Beheer van zowel de mailboxen als de agenda’s van de voorzitter en jezelfOndersteuning en opstellen van beleidsdocumenten, dossiers, rapporten & presentatiesCoördineren van interne en externe communicatieVerwerken van administratieve taken en beheer van online klassementContact leggen & onderhouden met onze stakeholders  

Voor een bedrijf te Zaventem, actief binnen de bouwsector, zijn we op zoek naar een gedreven en punctuele Managementassistent.   Wat wordt er van jou verwacht?   Je bent de rechterhand van de directeur, je plant zijn afspraken in, beheert zijn agenda, je helpt bij beslagleggingen, regelt de nodige zaken voor deelname aan beurzen, ...Je bent steeds een stapje voor bij het beheren van de workflow van de directeur, je anticipeert op behoeften en taken van de directeur, idealiter nog voor de vraag gesteld wordtEen deel van je taken zijn administratief maar er komt ook een gedeelte HR aan te pasBen je financieel onderlegd? Geweldig! Dan zal er ook een deel financiële administratie bij komen kijken

Voor een bedrijf te Kampenhout, actief binnen de isolatiesector, zijn we op zoek naar een creatieve en nauwkeurige deeltijdse Management Assistent.   Wat wordt er van jou verwacht?   Je biedt administratieve ondersteuning bij de grotere projecten van het bedrijf, telefonische oproepen beantwoorden, werkbonnen van de dag voordien opvolgen, verzamelen van de leverbonnen, werven aangeven in GeoDynamics, inspectieverslag, isolatieplannen, overzicht met woningen per wijk, binnenkomende facturen nakijken en opvolgen, aanvragers van offertes opbellen, ...Je werkt mee aan de marketing en communicatie strategie van het bedrijf, beheer sociale media, advertenties/ posts maken, website updaten, reviews bekijken en antwoorden, aanvragen voor sponsoring aanvragen, opvolgen en beantwoorden, bestickering vrachtwagens, banners, ...Je biedt ondersteuning aan de afdeling boekhouding en personeelszaken, magazijnfacturen schrijven en betaling ontvangen, aanvragen bij Algemene Borgstellingskas, werkbonnen opmaken en printen, RSZ meldingen, administratie BCCA voor spouwmuurisolatie, stockbeheer, ...Algemene taken zoals frigo aanvullen, vaatwas leegmaken, bestelling kantoormateriaalMeehelpen bij de organisatie van Pasen, Sinterklaas, Eindejaar, drinks, ...

Vivaldis Office is op zoek naar MANAGEMENT ASSISTANT! Waar kom je terecht?📍 Een bouwbedrijf te Herentals Als rechterhand van de CEO ziet je dag er als volgt uit: Je beheert de agenda van de CEO, inclusief het inplannen van afspraken, vergaderingen,..Je zorgt voor een efficiënte indeling van de CEO en houd rekening met deadlines en prioriteitenBeheer en filter van inkomende communicatie, e-mails, telefoongesprekken en post voor de CEOJe beheert vertrouwelijke documenten, dossiers en correspondentie en zorgt voor de nauwkeurige archivering van belangrijke informatieJe neemt nauwkeurige notities tijdens vergaderingen, besprekingen van bouwbijeenkomstenOrganiseer en faciliteer vergaderingen, conferenties en evenementen waarbij de CEO betrokken isOndersteun de CEO bij specifieke projecten en initiatieven. Coördineer projecttaken, houd deadlines in de gaten en communiceer de voortgang aan alle betrokken partijen

Vivaldis Office zoekt ......Management assistant /onthaal/customer service specialist.   Waar moet je zijn? Turnhout   Specialisatie: Productie Wat moet je doen? Onthaal en verwelkomen bezoekersTelefonie/mail, postverdelingBeheer customer service proces: veelvuldig contact met klanten, polsen naar wensen/behoeften, verwerking/beheer orders, aanpassen klantendossiers, opvolging bestellingen tot levering, SAPProblem solving bij foutieve leveringen, laattijdige levering, ...Jij denkt graag mee over optimalisatie, verbeteringenBeheer sponsoraanvragen + meedenken aan promo's, actiesAlgemene administratie ter ondersteuning management    

Vivaldis Office zoekt ....... Administratief bediende / Management assistant   Waar moet je zijn? Lille (Poederlee) Specialisatie: Productie omgeving, opslag/logistiek, voeding/agro Belangrijk: Opstart voorzien vanaf januari, maar je bent voordien al enkele dagen beschikbaar voor opleiding. Flexibel naar verlofregeling. (= kleine firma, dus moeilijk om rond de kerstperiode of Pasen verlof te nemen)   Takenpakket Met een lach op je gezicht ben je het aanspreekpunt voor chauffeurs/ leveranciers, bezoekersMailing, telefonieLogistieke admin: Inschrijving/beheer binnenkomende en uitgaande goederen/leeggoed, afleveringsbonnen opmakenOpmaak aankooporders, opmaak en controle facturen + inboeken, postverdeling, kantoorbestellingen, betalingen opvolgen, ...    

Vivaldis Office zoekt ....... Office assistant- ondersteuning productieplanning/logistiek proces   Waar moet je zijn? Arendonk Specialisatie: Productie omgeving, opslag/logistiek   Takenpakket Ondersteuning productieplanningLogistieke admin: CMR's, rittenbladen, vrachtbrievenPersoneelsbeheer: Nakijken gepresteerde uren personeel opvolgen, verlof/tijdsregistratie, ziekteverzuim, ondersteuning en problem solver bij laattijdige levering, onvolledige bestellingen, ...Ondersteuning algemene admin en facturatieOrder entry, beheer klantendossiers    

Vivaldis Office is op zoek naar een administratief bediende / management assistant voor onze klant in Hasselt. Onze klant is een projectontwikkelaar. Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kan je ons telefonisch bereiken op 011 94 81 56.   Jouw takenpakket als administratief bediende / management assistant bestaat uit: Je ondersteunt de directie in dagelijkse taken;Je beheert de agenda en plant afspraken in;Je organiseert reizen zoals het boeken van vluchten en hotels;Je beantwoordt e-mails en telefoons;Je sorteert de post en bestelt bureaumateriaal;Je houdt de verkoopinformatie in het CRM-systeem up to date;Je verzamelt facturen en stuurt deze door naar de boekhouder;Je bereidt online betalingen voor zodat deze door de zaakvoerder kunnen worden getekend.

Voor een garage in Wetteren zijn we op zoek naar een service advisor. Ben jij een administratieve duizendpoot? Heb je ervaring in de automobielsector en een basis aan technische kennis? Schrikt klantencontact jou niet af? Dan kan dit dé job voor jou zijn!   Het takenpakket: Onthaal van klantenTelefonisch contact met klantenAfspraken inplannenTechnisch advies verschaffenWerkorders voorbereiden/verwerken

Zin in om als dossierbeheerder aan de slag te gaan bij een gekend fiscaal en boekhoudkantoor 📍te Gentbrugge?  Jouw takenpakket als dossierbeheerder binnen ons team: Je werkt in een team van 15 collega's, je coördineert jullie activiteiten en samen zijn jullie verantwoordelijk voor verschillende dossiers van de cliënt (btw-aangiftes, fiscale aangiftes en jaarafsluitingen).Je geeft advies aan de cliënten, zowel ad hoc adviesverlening als advies op basis van tussentijdse overzichten. Je ontwikkelt en onderhoudt relaties met alle stakeholders.

Voor een technisch bedrijf in Merelbeke, zijn we vandaag op zoek naar een nieuwe collega.Als administratief bediende ondersteun je de algemene administratie zoals boekhouding, aankoop en logistiek. Je bent verantwoordelijk voor het inboeken van facturen. Daarnaast koop je standaard artikelen aan, controleer je de aankoopfacturen en registreer je de stock artikelen. Ook de nacalculatie van een project of installatie kan tot je takenpakket behoren. Je deinst niet terug om telefonische oproepen door te schakelen of bezoekers te onthalen.

Voor onze klant in de 📍Gentse zeehaven, een bedrijf dat internationaal actief is, gaan we op zoek naar een administratief bediende!   Een greep uit jouw takenpakket als administratief bediende: Alle administratie en behandeling van vrachtwagens en containersOpsturen van stalen met sneldienstTelefoon en mail verkeer beantwoordenOndersteuning van de veiligheid op administratief vlakDienst planning bijstaan voor ordersOpmaken werkinstructiesCommunicatie onderhouden met de medewerkers in de fabriekNieuwe projecten mee opstartenAfwezigheid collega’s overnemen waar mogelijk

Voor onze klant in de 📍Gentse zeehaven, een bedrijf dat internationaal actief is, gaan we op zoek naar een administratief bediende!   Een greep uit jouw takenpakket als administratief bediende: Ondersteunen bij het ingeven en opvolgen van verzekeringsdossiers;Contact onderhouden met verzekeraars, klanten en interne afdelingen;Documenten voorbereiden, controleren en archiveren in kader van schadegevallen;Up-to-date houden van de verzekeringspolissen van onze voertuigen;Administratieve ondersteuning bieden bij verzekeringsclaims en -processen;Invoeren en bijhouden van gegevens in onze systemen;Bijdragen aan het optimaliseren van administratieve procedures.  

Voor een advocatenkantoor in Sint-Martens Latem zijn wij op zoek naar een polyvalent administratief bediende.Jouw uitdaging is een ondersteuning bieden aan de zaakvoerder en de klanten.Met andere woorden:  Onthaal: klaarleggen van dossiers, ontvangen van klanten in het kantoor, aannemen van telefoons zodat het kantoor een professionele uitstraling heeft.Agendabeheer: opvolgen van de agenda van de zaakvoerder en de bijhorende kantoorplanning.Klassement en archief: klasseren van lopende dossiers en archiveren van afgewerkte dossiers zodat dossiers vlot raadpleegbaar zijn.Bibliotheek: instaan voor de organisatie van de bibliotheek (nieuwe werken labelen en plaatsen, aanvullen van de inventaris, werken klasseren, klasseren van de digitale rechtspraak) zodat werken voor de medewerkers van het kantoor vlot raadpleegbaar zijn. Database: up to date houden van de database zodat gegevens steeds raadpleegbaar zijn.Postverwerking en voorbereiding: verwerking van de inkomende en uitgaande post.De facturatie- en betalingsgegevens up-to-date houden.Organiseren en opvolgen van de CRM en uitvoeren en opvolgen van prospectiemailings naar potentiële klanten.

Voor een bedrijf gespecialiseerd in medische en orthopedische artikelen zijn wij op zoek naar een administratief bediendeHoe zal jouw dag eruit zien? Je zal het eerste aanspreekpunt zijn voor de klanten (dit zijn voornamelijk winkels) Je volgt de bestellingen opFacturatie zal ook tot jouw takenpakket behorenOpvolgen van dossiers

Wij, Vivaldis, zoeken een administratief bediende voor een bedrijf in de tuinbouw.   In deze rol ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan administratieve taken, waaronder: HR-taken: Voorbereiden van lonen, doorgeven van prestaties en weerverlet. Je staat in nauw contact met het sociaal secretariaat.Facturatie: Koppelen van binnenkomende facturen aan projecten, controleren van facturen en nakijken van werkbonnen.Algemene administratie: Verantwoordelijkheid voor het wagenpark (verzekeringen, keuringen, onderhoud), algemene verzekeringen (arbeidsongevallen), en het bestellen van werkkledij.

Wij zijn op goed naar een gemotiveerde customer service medewerker / administratief bediende die wil meeschrijven aan een groeiverhaal. Onze klant is actief in de chemische sector en gelegen in Nazareth aan de afrit van de autostrade. Je hebt het volgend takenpakket:  Je zal contacten met de klanten onderhouden en opbouwen, dit zowel via telefoon als mail in het Nederlands en FransJe zal de orders inbrengen voor in het magazijnJe zal leveringen opvolgenCourante administratieve taken